Tutkimusaineistonhallinta

Tutkimusaineisto on tutkimuksen aikana tuotettua tai hyödynnettyä aineistoa, johon tutkimustulokset pohjautuvat. Tutkimusaineistoa on monen tyyppistä, esimerkiksi numeerista tietoa, tekstiä, kuvia, äänitteitä, videoita, kyselyaineistoja, ohjelmistoja, lähdekoodeja, mittaustuloksia, näytteitä, muistiinpanoja.

Aineistonhallintaa ovat ne toimenpiteet, joilla huolehditaan, että tutkimusaineisto on helposti löydettävissä, tulkittavissa, käyttökelpoinen ja asianmukaisesti suojattu koko aineiston elinkaaren ajan. Tutkimusaineistojen hallinnassa on suositeltavaa noudattaa FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable, and Re-usable) eli aineiston tulisi olla löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävää.

Aineistonhallintasuunnitelma on dokumentti, jossa kuvataan aineistonhallinnan toimenpiteet. Aineistonhallintasuunnitelma täydentää tutkimussuunnitelmaa. Aineistonhallintasuunnitelman avulla tutkija voi hahmottaa tutkimusdatan koko elinkaaren, vähentää dataan liittyviä riskejä sekä varmistaa tutkimusaineiston eettisen, turvallisen ja tehokkaan käytön tutkimuksen aikana ja sen jälkeen. Suunnitelmaa voi täsmentää tutkimushankkeen aikana, mutta tärkeimmät suuntaviivat ja periaatteet tulee miettiä jo ennen projektin alkua. Itä-Suomen yliopiston julkaisu- ja datapolitiikka edellyttää aineistonhallintasuunnitelman laatimista tutkimuksen suunnitteluvaiheessa. Tutkimusorganisaatioiden lisäksi yhä useammat tutkimusrahoittajat vaativat aineistonhallintasuunnitelmaa. Aineistonhallintapolitiikka on dokumentti, joka ohjaa aineistonhallinnassa tutkimusinfrastruktuuria hyödyntäviä osapuolia. Tutkimusinfrastruktuurin tarjoamaa aineistonhallintapolitiikkaa voidaan hyödyntää aineistonhallintasuunnitelman laatimisessa.

DMPTuuli on työkalu aineistonhallintasuunnitelman kirjoittamiseen. Se sisältää rahoittaja- ja organisaatiokohtaisia ohjeita ja ohjeistaa aineistonhallintasuunnitelman laatimisessa. Tarvittavat ohjeet voi valita aloittaessa suunnitelman kirjoittamista. Suunnitelman voi jakaa ja kirjoittaa yhdessä toisten tutkijoiden kanssa. Valmiin aineistonhallintasuunnitelman voi tallentaa tiedostona haluamassaan muodossa (esimerkiksi docx, pdf). Luo itsellesi tunnukset ja kirjaudu DMPTuuli-järjestelmään.

Tutkimuksen alkuvaiheessa aineistonhallintasuunnitelma on usein tiivis, n. 1-2 sivua, mutta pituus voi vaihdella rahoittajan ohjeista riippuen. Tutkimuksen edetessä suunnitelma täsmentyy ja pituuskin voi kasvaa. Tutkimusrahoittajilla ja organisaatioilla on omia aineistonhallinnan ohjeita DMPTuulissa. Voit hyödyntää DMPTuulista löytyvää rahoittajakohtaista aineistonhallintasuunnitelmapohjaa tai yleistä pohjaa aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen. Huomioi myös UEF-ohjeet aineistonhallintaan.  Kansallinen aineistonhallintasuunnitelmaohje on saatavilla Zenodossa englanniksi, suomeksi ja ruotsiksi. Arkaluonteisen ja luottamuksellisen tutkimusaineiston hallinnan suunnitteluun on oma täydentävä ohjeistus. Tutkimusinfrastruktuureista tulee kuvata aineistonhallinnan pääperiaatteet. Kansallinen ohje aineistonhallinnan kuvaamiseen tutkimusinfrastruktuureille (data management policy).

Ennen tutkimuksen alkamista on tärkeää määrittää selkeästi tutkimusprojektiin osallistuvien tehtävät, vastuut ja oikeudet aineistonhallintaan liittyen joko osana aineistonhallintasuunnitelmaa tai erillisellä sopimuksella. Etenkin aineiston omistajuudesta, käyttöoikeuksista ja jatkokäytöstä tulee sopia. Aineistonhallinnan vaatimat resurssit (mm. henkilöiden työpanos, kulut) tulee myös pohtia etukäteen.

Kirjaston tutkimuksen tuen asiantuntijat kouluttavat ja tukevat aineistonhallintasuunnitelmien tekemisessä. Tietoa tulevista koulutuksista ja tukea aineistonhallintasuunnitelmiin voi kysyä osoitteesta datasupport@uef.fi.

Lisää tietoa aineistonhallinnasta

• Aineistonhallinnan perusteet, koulutusmateriaali (UEF, sisäisessä verkossa)
• Datanhallinnan muistilista (Fairdata)
• Aineistonhallinnan käsikirja (Tietoarkisto)

Juridiset ja eettiset seikat vaikuttavat aina myös aineistonhallintaan eli siihen, miten tutkimusaineistoa kerätään ja käsitellään, millaisia oikeuksia aineiston liittyy, missä aineistoa voi säilyttää, miten ja kenelle aineistoa voi jakaa. Tutkimusaineisto voi sisältää sensitiivistä tietoa, kuten henkilötietoa, arkaluontoista henkilötietoa, sensitiivistä lajitietoa esimerkiksi uhanlaisiin eläimiin tai kasveihin liittyvää tietoa tai muuta luottamuksellista tietoa kuten patentit, maanpuolustukseen liittyvä tieto tai liikesalaisuudet. On tärkeää, että tutkija tunnistaa omaan aineistoon liittyvät juridiset ja eettiset näkökulmat ja rajoitukset, ja huomioi ne koko aineistonhallintaprosessin ajan.

Jo tutkimusprosessin alkuvaiheessa on syytä selvittää, mihin eri sopimukset, lait ja ohjeistukset velvoittavat tutkijaa ja miten aineistonhallinnassa tulee huomioida eettiset periaatteet, hyvä tieteellinen käytäntö ja lainsäädäntö. Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa tarvittavat toimenpiteet ja riskienhallinta.

Jos käsittelet tutkimuksessa henkilötietoja, tutustu yliopiston ohjeeseen Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa.  Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa henkilötietojen käsittely ja säilytys ja kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden esimerkiksi anonymisoimalla tai pseudonymisoimalla aineistoa. Huomioi tutkittavien informointi henkilötietojen käsittelystä. Tutkittavia tulee informoida myös tutkimusaineiston säilytyksestä (mm. säilytysaika) ja avaamisesta, mitä heille kerrotaan aineiston ja siihen liittyvien henkilötietojen säilytyksestä.

Selvitä aineistoon liittyvät omistajuus- ja käyttöoikeusasiat ja huomioi niiden vaikutus aineistonhallintaan ja avaamiseen. Tutkimusaineiston käytöstä voi olla tarpeen sopia useammassa eri vaiheessa, esimerkiksi ennen tutkimusta, tutkimuksen aikana ja tutkimuksen päättymisen jälkeen. Lisäksi on tarpeen huomioida, että sopimuksia voidaan tarvita joko yksittäisen tutkijan, tutkimusryhmän, tutkimusorganisaatioiden tai näiden kaikkien kesken. Sopimustutkimushankkeissa tehdään oikeuksiensiirtosopimus, ohjeita oikeuksiensiirtosopimuksiin Heimossa.

Avoin tutkimusaineisto on suositeltavaa lisensoida jakamisen ja jatkokäytön määrittelevällä lisenssillä, kuten CC BY tai CC0 lisenssillä.

• Projekteihin liittyvät sopimukset (Heimo)
• Vastuullinen tiede (TSV)
• Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK)
• Tutkimusetiikka (UEF)
• Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin tutkimuseettinen toimikunta (PSSHP)

Metadata on tietoa tiedosta, ja tässä yhteydessä metadata tarkoittaa tutkimusaineiston kuvailutietoa. Tutkijan näkökulmasta metadatan kokoaminen ja säilyttäminen on oman työn dokumentointia ja siten tärkeä osa tutkimusprosessia. Metadatan järjestelmällinen tallennus kannattaa aloittaa heti tutkimuksen alkuvaiheessa, jotta tutkimusaineiston metadata pysyy ajan tasalla ja hyvälaatuisena. Metadata on kaikkea sitä tietoa, jota tarvitaan ymmärtämään, tulkitsemaan ja käyttämään tutkimusaineistoa oikein. Ilman metadataa tutkimusaineiston jatkohyödyntäminen voi olla mahdotonta: Tulevaisuudessa ei välttämättä osata sanoa, mitä tallennettu aineisto on tai miksi se on kerätty. Monipuolinen ja laadukas metadata takaa aineiston ja tutkimuksen löydettävyyden, säilyvyyden sekä jatko- ja uudelleenkäytettävyyden.

Metadata voidaan tallentaa joko tutkimusaineiston yhteyteen tai erillisenä tekstitiedostona. Laajoille aineistoille suositellaan metadatastandardien käyttämistä ja kannattaakin selvittää, onko omalla tieteenalalla käytössä tietty metadatastandardi. Standardien avulla kaikki tarpeellinen metadata tulee kerätyksi säännönmukaisesti ja yhtenäisessä muodossa. Olennaista on, että metadata on löydettävissä ja tunnistettavissa sellaisessa yleisessä muodossa, joka on luettavissa tulevaisuudessa.

Aineistoa kuvaileva metadata on mahdollista tallentaa esimerkiksi kansalliseen tutkimusaineistojen Etsin-hakupalveluun palvelusta löytyvän Qvain Light -kuvailutyökalun avulla (Etsin - Lisää aineisto - Qvain Light). Etsin on tutkimusaineistojen metadatan hakupalvelu ja varsinaiset aineistot voi tallentaa tieteenalakohtaiseen data-arkistoon tai muuhun kansalliseen tai kansainväliseen tutkimusaineistojen avaamispalveluun. Metadatan avaamista suositellaan lähtökohtaisesti aina. Näin tutkimus saa näkyvyyttä myös tilanteissa, joissa varsinaista tutkimusaineistoa ei voi avata.

Metadata sisältää ainakin:

• tutkimusaineiston nimi
• miten aineisto on syntynyt ja miten sitä on muokattu
• tekijätiedot ja päivämäärät
• mikä on aineiston käyttötarkoitus ja miten sitä saa käyttää jatkossa eli datan käyttöoikeudet ja -ehdot
• mihin aineisto on talletettu, millä nimellä ja missä tiedostoformaatissa
• asiasanoitus tai muu sisällönkuvailu
• pysyvä tunniste (esim. DOI ja URN)

Lue lisää tutkimusaineistojen dokumentoinnista

Tutkijan tulee säilyttää tutkimusaineistot turvallisesti koko tutkimuksen elinkaaren ajan ja huolehtia varmuuskopioinnista. Tutkimusaineistoja on käsiteltävä aina tietoaineistojen suojaus- ja käsittelyohjeiden mukaisesti. Tutkimusdatan tallennus- ja säilytysratkaisuihin vaikuttavat aineiston suojaustaso, koko ja mahdollinen tarve käyttää aineistoa yhdessä organisaatioiden välisessä yhteistyössä. Itä-Suomen yliopiston Tietotekniikkapalvelut tuottaa suuren osan tutkijoiden käyttämistä IT-palveluista ja palvelinresursseista. Tutkijoilla on käytettävissään myös CSC - Tieteen tietotekniikan keskuksen tarjoamia monipuolisia palveluja tutkimusdatan käsittelyyn, tallentamiseen ja avaamiseen. Lisää tietoa tutkimuksen aikaiseen tutkimusdatan tallennukseen ja säilytykseen löydät Heimosta: Tutkimusdatan tutkimuksen aikainen hallinta.

Tutkimusaineistojen säilytys tutkimuksen jälkeen tulee suunnitella jo tutkimuksen alkuvaiheessa aineistonhallintasuunnitelmassa. Tutkimusaineistot säilytetään vähintään määräajan, ottaen huomioon aineistojen säilytystä säätelevät seikat. Itä-Suomen yliopiston ohje tutkimusaineistojen tutkimuksen jälkeiseen säilytykseen ohjeistaa säilytysaikojen ja -paikkojen määrittelyssä.

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusdataa voidaan säilyttää suljettuissa ympäristöissä tai avata eriasteisesti muiden hyödynnettäviksi avoimien datarepositorioiden tai -arkistojen kautta. Tutkimusaineistot suositellaan avaamaan tutkimuksen jälkeen jatkokäyttöön aina, kun se on mahdollista. Mikäli aineistoa ei voi avata, tulee tämä perustella aineistonhallintasuunnitelmassa. Tutkimusaineistojen avoin saatavuus mahdollistaa tutkimuksen validoinnin ja aineiston jatkohyödyntämisen. Tutkijalle tutkimusaineistojen jakaminen voidaan lukea meriitiksi. Tutkimusdatan avaamiseen soveltuvia palveluja on esitelty avoimen tieteen sivustolla.