Selkeä viestintä korostuu kriisitilanteen johtamisessa

Kun koronapandemia vyöryi Suomeen alkuvuodesta 2020, julkiset organisaatiot ja yritykset siirtyivät nopeasti arjesta kriisijohtamisen tilaan. Äkillinen muutos vaati selkeää ohjeistusta johtajilta ja joustavuutta koko työyhteisöltä.

– Kriisitilanteessa korostuu selkeä viestintä. Se on ollut koronapandemian tärkein opetus. Johdon täytyy viestiä paljon ja samalla agendalla läpi koko organisaation. Myös monikanavaisuus korostuu. Ei haittaa vaikka samaa viestiä tulee useammasta tuutista, luonnehtii johtamisen professori Pia Heilmann Itä-Suomen yliopistosta.

Koronapandemian yhteydessä on puhuttu työyhteisöjen resilienssistä, joka merkitsee muutoskykyä ja joustavuutta. Kriisissä asiat on tehtävä eri tavoin kuin ennen, uskallettava irtautua perinteisistä asetelmista ja ajatella eri tavoin, ”laatikon ulkopuolelta”.

– Kriisissä ei voi tehdä entisillä tavoilla saman tason priimaa. On uudet työkalut, tiimit ja lainalaisuudet. Kaikkien osaamistaso ei nouse heti sille tasolle, jota tavoitellaan, vaan vaaditaan kohinan sietämistä, armollisuutta itselle ja aikaa oppimiselle, Heilmann sanoo.

Koronapandemian myötä lähijohtajan merkitys tukihenkilönä nousi esiin monilla työpaikoilla. Toisaalta työntekijät oivalsivat myös itse uusia osallistumisen tapoja ja loivat esimerkiksi virtuaalikahviseurueita vertaistueksi.

Heilmann on vakuuttunut, että koronapandemiasta jää pysyviä muutoksia johtamiseen ja työntekemiseen. Digiloikan tarve tuli nopeasti ja pakotettuna vastaan, ja se tehtiin.

– Mielestäni korona-ajan johtamisessa on yliopistossamme onnistuttu hyvin. Olemme aloittaneet tutkimaan korona-ajan johtamista ja viestintää esimerkiksi Itä-Suomen yliopiston koronaviestinnän aineiston kautta.

Kaksi korvaa ja yksi suu – johtajan kannattaa kuunnella

Pia Heilmann aloitti johtamisen professorina Itä-Suomen yliopiston kauppatieteiden laitoksella marraskuussa 2020. Hän on työskennellyt aiemmin muun muassa opinto- ja uraohjauksen professorina Itä-Suomen yliopistossa, Työterveyslaitoksen tutkimusprofessorina ja professorina Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Lisäksi hän on työskennellyt johtamistutkimuksen parissa Stanfordin yliopistossa.

Kaikki johtaminen kiteytyy Heilmannin mukaan kahteen sanaan: leadership ja management eli suomeksi ihmisten johtaminen ja asioiden johtaminen. Hyvästä johtajasta löytyvät molemmat puolet. Vaikka tavoitteiden saavuttamiseksi on johtajalle tarjolla useita välineitä, kelpo lähtökohta on ”kaksi korvaa ja yksi suu”.

– Aika moneen tilanteeseen riittää, että johtaja kuuntelee, koska työntekijä voi tuoda valmiin ratkaisun omassa puheessaan. Johtajalta vaaditaan usein vain rohkaisua, että näinhän se menee, sekä luottamusta työntekijän näkemykseen ja ymmärrykseen tehdä oikeita asioita. Asiantuntijalla on usein suuri ymmärrys työstään, jopa parempi kuin johtajalla. Lyhyesti sanottuna johtajan tehtävä on poistaa alaisiltaan onnistumisen esteet, Heilmann määrittää.

Johtamisen tavanomaisimmat virheet liittyvät puolestaan jatkuvaan kiireeseen.

– Johtaminen hukkuu herkästi kiireeseen. Johtajan tehtäväkenttä on laaja. Lähijohtajuuden eli esimiestyön lisäksi johtajan on huolehdittava strategisesta johtamisesta, informaation hankinnasta, prosessoinnista ja viestinnästä. Hänen on toimittava päätöksentekijänä ja kehittäjänä sekä huolehdittava verkostoista niin organisaation sisällä kuin ulkopuolella. ihmisen johtamiseen jää herkästi liian vähän aikaa. Luottamus kuitenkin syntyy siitä, että on aikaa kohdata ihmiset.

Lisäksi johtajaksi siirrytään tavanomaisesti asiantuntijatehtävistä, jolloin ongelmaksi voi muodostua mikromanageeraus, jossa johtaja puuttuu kaikkiin alaistensa työn yksityiskohtiin ja valvoo selän takaa.

– Johtajan tulisi malttaa luopua omasta asiantuntijaroolistaan ja kehittää itseään johtajan rooliin. Tässä johtamiskoulutuksella ja kollegaverkoston tuella on paikkansa.

Karismaa ei voi monistaa mutta johtajaksi voi oppia

Johtajuus mielletään usein ihmisen persoonallisuuden piirteeksi. Puhutaan luontaisista, karismaattisista johtajista, jotka nauttivat arvostusta pelkällä olemuksellaan. Mutta voiko johtajuutta oppia?

– Kyllä voi. Johtajaksi oppiminen vaatii halun ja oikean asenteen. Se vaatii ymmärryksen, että et ole koskaan valmis. Kaikki tieto ei ole johtajalla itsellään, joten työyhteisöä kuuntelemalla ja osallistamalla päästään parempiin tuloksiin. Sekin on johtajalta riittävä vastaus, että et tiedä mutta otat selvää, ja palaat asiaan sitten. Johtaja on tavallaan palveluammatissa ja aina oppii lisää, miten asioita on järkevä hoitaa.

Heilmann muistuttaa, että karismaa ei voi monistaa. Jos yhdellä johtajalla on oma, tunnistettava esiintymistyylinsä, toisen ei kannata yrittää kopioida samaa tyyliä. Muiden onnistumisista ja epäonnistumisista voi ottaa opiksi, mutta parhaiten pärjää, kun johtamistilanteisiin tulee omana itsenään.

Suomalaisen johtajan ihannekuvaa on haettu milloin Muumilaaksosta, milloin Tuntemattomasta sotilaasta. Kulttuureilla onkin merkitystä johtajuuden ihanteiden eroissa.

– Kun olin Yhdysvalloissa vierailevana tutkijana, siellä ylistettiin suuria johtajanimiä. Suomessa ollaan vaatimattomampia. Suomalaiset arvostavat johtajien maanläheisyyttä, vahvaa asiaosaamista ja yhteistä arvopohjaa. Vastaavasti tekemistä suomalaisilla johtajilla riittää keskustelukulttuurin ja innostamisen kehittämisessä sekä tavoitteellisen kunnianhimon nostamisessa.

Muutos haastaa meidät jokaisena päivänä

Johtamisopeilla vaikuttaa olevan kysyntää. Käytännön johtamisoppaita putkahtaa kuin sieniä sateella, ja johtamisen trendit virtaavat notkeasti.

Yksi tuoreimmista johtamisen suuntauksista on Teal, joka on syntynyt belgialaisen Frederick Laloux’n Reinventing organizations -teoksen (2014) innoittamana. Teal-organisaatio perustuu johtamisen ja päätöksenteon hajauttamiseen ja itseohjautuvuuteen, työyhteisön yhtenäisyyteen ja päämäärien eettiseen kestävyyteen.

Johtamisoppien jalkautuminen käytännön työhön on paljolti kiinni johtajan asenteesta työyhteisön kehittämiseen. Työntekijät sitoutuvat muutoksiin, jos he pääsevät myös itse vaikuttamaan niihin.

– Muutokset haastavat meidän osaamistamme ihan jokaisena päivänä. Presidentti Niinistö on sanonut, että jos tyytyy, niin hyytyy. Pitää ajatella proaktiivisesti eteenpäin, ei pelkästään reagoida tapahtumiin. Tulevaisuus tehdään yhdessä.

Vaikka johtamisopit ovat kehittyneet taylorismista ja fordismista leaniin ja tealiin, pohjalla pysyy johtamisen kova ydin.

– Aina on kyse asioiden ja ihmisten toiminnan johtamisessa. Niitä vain painotetaan eri tavalla ja lähestytään eri näkökulmista, Heilmann sanoo.

Pia Heilmann

• Johtamisen professori, Itä-Suomen yliopisto, 1.11.2020-
• Kauppatieteiden tohtori, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, 2004.
• Yhteiskuntatieteiden maisteri, Jyväskylän yliopisto 1992.
• Opettajan pätevyys, 2017.
• Sosiaalityöntekijän pätevyys, 1993.

Tärkeimmät tehtävät

• Opinto- ja uraohjauksen professori, Itä-Suomen yliopisto, 2019-2020.
• Kasvatustieteiden ja psykologian osaston osastonjohtaja, Itä-Suomen yliopisto, 2020.
• Tutkimusprofessori, Työterveyslaitos, 2018-2019.
• Vieraileva tutkija, Stanford University, 2018.
• Professori, tutkijaopettaja, assistentti, Lappeenrannan teknillinen yliopisto 2001-2018.
• Dosentti, Jyväskylän yliopisto, 2017.
• Dosentti, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, 2016.