Aineistonhallinta tutkimuksen alussa

Hyvä tieteellinen käytäntö (HTK) on tieteenteon ytimessä ja ohjaa vastuullista tutkimusaineistonhallintaa jo suunnitteluvaiheesta alkaen. Yleisenä periaatteena voidaan mainita huolellisuus ja tarkkuus tutkimustyössä, mikä toimintatapojen tasolla tarkoittaa esimerkiksi tutkimusaineiston asianmukaista tallentamista kansiorakenteineen ja suojaustasoineen, käyttöoikeuksista sopimista ja mahdollisuuksien mukaan toteutettua aineistojen avaamista. Hyvää tieteellistä käytäntöä noudattavilla toimenpiteillä minimoidaan siten riskejä, edistetään tutkimustulosten arviointia ja ehkäistään vilpillistä toimintaa.  

Hyvän tieteellisen käytännön keskeisiin toimintatapoihin kuuluvat niin ikään eettiset ja lainsäädännölliset seikat. Ne vaikuttavat aina aineistonhallintaa eli siihen, miten tutkimusaineistoa kerätään ja käsitellään, millaisia oikeuksia aineiston liittyy, missä aineistoa voi säilyttää, miten ja kenelle aineistoa voi jakaa. Erityisesti henkilötietojen ja niihin liittyvän tietosuojan kohdalla on oltava tarkkana, sillä henkilötiedon määrittely ei välttämättä ole aina yksinkertaista (ks. alla kohta Henkilötieto ja arkaluonteinen henkilötieto).   

Tarvittaessa on haettava tutkimuslupa tai huolehdittava eettisestä ennakkoarvioinnista. Itä-Suomen yliopistossa eettisen ennakkoarvioinnin tekee joko yliopiston tutkimuseettinen toimikunta (ei-lääketieteellinen tutkimus ihmistieteissä) tai alueellinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta – Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (lääketieteellinen ja terveystieteellinen tutkimus). Fimea valvoo puolestaan kliinistä lääketutkimusta. Eettinen ennakkoarviointi tehdään ennen aineistonkeruuta.

Eettisen ennakkoarvioinnin ohella tietyntyyppiset kriteerit täyttävä tutkimus voi myös vaatia tutkimusluvan. Esimerkiksi Kuopion yliopistollisessa sairaalassa (KYS) tehtävään lääketieteelliseen tutkimukseen tai vaikkapa muuntogeenisiä organismeja (GMO) käyttävään tutkimukseen tarvitaan omat lupansa. 

Itä-Suomen yliopisto on sitoutunut noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja tutkimuseettisen neuvottelukunnan laatimia ohjeistuksia tutkimustoiminnassaan. Tutkimuseettinen vastuu on ensisijaisesti tutkijalla.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Yleistä

Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan HTK-ohje 2023. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan julkaisuja 2/2023. Helsinki: Tutkimuseettinen neuvottelukunta, 2023.

Lääketieteellisen tutkimuksen etiikkaa. Lääkäriliiton ja Suomen Hammaslääkäriliiton ylläpitämällä verkkosivustolla kerrotaan kootusti lääketieteellisen tutkimukseen kohdistuvat eettiset vaatimukset. Sivustolla on avoimesti saatavilla Suomen Lääkäriliiton julkaisu Lääkärin etiikka (ks. alla).

Lääkärin etiikka (8. painos). Suomen Lääkäriliitto. Painotalo Plus Digital Oy, Lahti 2021.

Tutkimusetiikka (UEF). Sivustolle on koottu tietoa Itä-Suomen yliopiston hyvän tieteellisen käytännön periaatteista sekä tutkimuseettisen toimikunnan toiminnasta.

Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK). TENK on opetus- ja kulttuuriministeriön asiantuntijaelin, joka edistää hyvää tieteellistä käytäntöä, ennaltaehkäisee tiedevilppiä sekä edistää tutkimusetiikkaa koskevaa keskustelua ja tiedotusta.

Vastuullinen tiede | Verkkosivusto yhdistää Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ja sen yhteydessä toimivien tutkimuksen tukielimien toimintoja ja viestintää. Sivustolta pääsee Avoimen tieteen koordinaation, Julkaisufoorumin (JUFO), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) omille sivuille.

Ennakkoarvioinnit, luvat

Geenitekniikan lautakunta (GTLK). Lautakunta toimii sosiaali- ja terveysministeriön yhteydessä, ja verkkosivustolla tarjotaan lisätietoja geenitekniikkalakiin liittyvistä asioista ja lautakunnan kokousajoista.

Ihmiseen kohdistuvan tutkimuksen eettiset periaatteet ja ihmistieteiden eettinen ennakkoarviointi Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohje 2019. Toimituskunta Iina Kohonen, Arja Kuula-Luumi ja Sanna-Kaisa Spoof. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan julkaisuja 3/2019 (toinen, uudistettu painos).

Kliinisten lääketutkimusten valvonta (Fimea). Sivustolla ohjeistetaan kliinisten lääketutkimusten lupahakemuksissa.

Yliopiston tutkimuseettisen toimikunnan ohjeet. UEFin tutkimuseettisen toimikunnan ohjeissa kerrotaan, milloin tutkimus tarvitsee eettisen ennakkoarvioinnin, ja ohjeistetaan lausuntopyynnön hakuun UEFissa.

Tutkimuseettiset toimikunnat (UEF, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri)

Alueellinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta. Sivustolla on tietoa Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin alueellisen lääketieteellisen tutkimuseettisen toimikunnan tehtävistä ja kokousajoista, tutkimuseettisen toimikunnan ohjeet tutkijoille ja mm. linkki esitykseen, jossa kuvataan tutkimuseettisen toimikunnan lausuntohakemusprosessi.

Itä-Suomen yliopiston tutkimuseettinen toimikunta. UEFin Tutkimusetiikka-sivustolta löytyy ihmisiin kohdistuvien ei-lääketieteellisten tutkimushankkeiden eettisyyttä arvioivan tutkimuseettisen toimikunnan tietoja (toimintakertomus, toimikunnan jäsenet, kokousaikataulut). 

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tieteellisen tutkimuksen vapaus turvataan perustuslaissa (§ 16), Euroopan unionin perusoikeuskirjassa (artikla 13) ja yliopistolaissa (§ 6).  Tämä tarkoittaa, että tieteellisessä tutkimuksessa tutkija saa vapaasti valita tutkimuskohteensa ja tutkimusmetodinsa.  

Lainsäädäntä kuitenkin asettaa tutkimukselle myös rajoja, jotka näkyvät erityisesti tutkimusaineistojen kohdalla. Eri tutkimusaloilla ja -aineistoilla on lukuisia tutkimuksen tekoon liittyviä säädöksiä eli lakeja, asetuksia, direktiivejä tai velvoittavia määräyksiä.  

Yleisenä huomiona voi todeta, että tieteellisessä tutkimuksessa voidaan käyttää tutkimusaineistona sellaista aineistoa ja tietoa, joka muutoin on luokiteltu salaiseksi tai suojatuksi. Esimerkiksi viranomaisen salassa pidettäviä asiakirjoja voidaan antaa tutkimuskäyttöön (julkisuuslaki § 27 - 28). Toisaalta tutkimukseen liittyvät asiakirjat luokitellaan itsessään salassa pidettäviksi silloin, kun ne kuuluvat viranomaisen toimintaan ja sitä määrittävään julkisuusperiaatteeseen (julkisuuslaki § 24.21). Tällöin esimerkiksi tutkimussuunnitelma on salassa pidettävä silloin, kun se kuuluu yliopiston toiminnan asiakirjoihin.

Seuraavissa osiossa tarjotaan yleistä tietoa keskeisimmistä säädöksistä ja niiden vaikutuksesta tutkimusaineistojen hallintaan erityisesti tietosuojan kannalta.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Niemelä, Tarja 2021. Tutkimuksen vapaus – poimintoja tuomioistuinten ratkaisuista. Blogikirjoitus Professoriblogissa 7.4.2021.

Vastuullinen tiede. Verkkosivusto yhdistää Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ja sen yhteydessä toimivien tutkimuksen tukielimien toimintoja ja viestintää. Sivustolta pääsee Avoimen tieteen koordinaation, Julkaisufoorumin (JUFO), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) omille sivuille.

Väliverronen, E. & Ekholm, K. (toim.) 2020. Tieteen vapaus & tutkijan sananvapaus.  Vastapaino, Tampere.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tietosuoja ja tietoturva

Tietosuoja liittyy henkilötietojen suojaan ja kuuluu yksilön perusoikeuksiin. Tietosuoja osoittaa, milloin ja miten henkilötietoja saa käsitellä. Henkilötietojen määrittelyä ja niiden käsittelyyn liittyviä rooleja ja toimenpiteitä on käyty läpi myöhemmin tällä sivustolla osiossa Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely.

Tietoturva on yksi keino toteuttaa tietosuojaa. Tietoturvan toimenpiteillä suojataan itse tietoa ja tietojärjestelmiä. Koska digitaalisessa toimintaympäristössä tekniset toimenpiteet ovat tärkeässä roolissa, organisaatioiden IT-osastojen toiminta korostuu tietoturva-asioissa.

GDPR eli tietosuoja-asetus

Tietosuoja osoittaa, milloin ja miten henkilötietoja saa käsitellä. Keskeiset säädökset ovat tietosuojalaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR (The EU General Data Protection Regulation). Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötietojen käsittely on sallittu ns. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen perusteella (tietosuojalaki § 4; tietosuoja-asetus artikla 6.1 e). Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolla on kerrottu tietosuojalainsäädännöstä enemmän myös tieteellisen tutkimuksen näkökulmasta. 

Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti (ks. alla osio Henkilötieto ja arkaluonteinen henkilötieto). Tällaista henkilöä kutsutaan myös rekisteröidyksi ja useamman henkilötiedon joukkoa rekisteriksi. Tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleiden henkilöiden henkilötietoihin. Arkaluonteisen henkilötiedon kohdalla on kiinnitettävä erityistä huomioita aineiston käyttöoikeuksiin ja tallennusratkaisuihin: kenen on päästävä aineistoon, mitä he voivat sillä tehdä ja kuinka kauan aineiston on oltava saatavilla. 

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Tietosuojasta yleisesti 

Itä-Suomen yliopiston tietosuojapolitiikka. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Tieteellinen tutkimus ja tietosuoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita ja ajantasaista tietoa tietosuojasta tieteellisen tutkimuksen kohdalla.

Tietosuoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuston tietosuojaosio.

Tietosuojaperiaatteet.Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuston ohjeita organisaatioille.

UEF tietosuoja ja henkilötietojen käsittely. UEFin ohjeita. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Lainsäädäntöä 

Lainsäädäntöä.Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla tietoa tietosuojaan liittyvästä lainsäädännöstä.

Tietosuoja-asetus 679/2016 eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR. Virallisesti: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).

Tietosuojalaki 1050/2018.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Lääketieteellistä ja terveystieteellistä tutkimusta säädellään lukuisin säädöksin, joista keskeinen on laki lääketieteellisestä tutkimuksesta eli ns. tutkimuslaki. Siinä lain soveltamisalaksi määritellään lääketieteellinen tutkimus, jossa puututaan ihmisen, ihmisen alkion tai sikiön koskemattomuuteen ja jonka tarkoituksena on lisätä tietoa terveydestä, sairauksien syistä, oireista, diagnostiikasta, hoidosta, ehkäisystä tai tautien olemuksesta yleensä  ja joka ei ole kliininen lääketutkimus siten kuin kliininen lääketutkimus on määritelty lääketutkimusasetuksessa (tutkimuslaki § 2.1). Tällaisessa tutkimusasetelmassa tutkimuslaki koskee myös hoito- ja terveystieteellistä, liikuntatieteellistä ja ravitsemustieteellistä tutkimusta.

Lääketutkimusta säätelee uusi laki kliinisestä lääketutkimuksesta. Muuttuneen lain myötä lääketutkimuksia ei enää määritellä lääketieteelliseksi tutkimukseksi.

Lääketieteellisessä tutkimuksessa noudatettavia keskeisiä lakeja ovat myös esim. potilaslaki (785/1992), potilasvakuutuslaki (948/2019), geenitekniikkalaki (377/1995) ja -asetus (928/2004), laki ihmisen elinten ja kudosten lääketieteellisestä käytöstä (kudoslaki 101/2001) ja biopankkilaki (688/2012). Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä eli toisiolaki on syytä nostaa erikseen esille, sillä se on voimaantulonsa jälkeen muuttanut rekisteriaineistojen tutkimuskäytön toimenpideratkaisuja merkittävästi.

Toisiolaki eli laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä

Toisiolain tavoitteena on mahdollistaa sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa sekä sosiaali- ja terveysalan ohjaus-, valvonta-, tutkimus- ja tilastotarkoituksessa tallennettujen henkilötietojen tehokas ja tietoturvallinen käsittely sekä niiden yhdistäminen Kansaneläkelaitoksen, Digi- ja väestötietoviraston, Tilastokeskuksen ja Eläketurvakeskuksen henkilötietoihin. Toisiolaki määrittää sosiaali- ja terveysdatan luovuttamista ja käyttöä tutkimuksessa.

Findata toimii toisiolain mukaisena tietolupaviranomaisena. Findata laskuttaa datan poiminnasta, käsittelystä ja säilyttämisestä. Tutkimusta suunniteltaessa erityistä huomiota on syytä kiinnittää lupaprosessin käsittelyn ja tietoaineiston toimitukseen varattavaan aikaan sekä lupa- ja aineistokustannuksiin.

Findatan palveluihin kuuluvat

• lupapalvelu (myöntää tietolupia yksilötasoiseen aineistoon ja tekee päätöksiä tietopyyntöihin eli tilastotasoisen aineiston saamiseksi),
• aineistopalvelu (kokoaa rekisteriaineiston rekisterinpitäjiltä, esikäsittelee aineiston, konvertoi ja yhdistää luvansaajan oman aineiston),
• tietoturvallinen etäkäyttöympäristö (pseudonymisoitu yksilötasoinen aineiston käsittelyyn sopiva tietoturvallinen ympäristö, jossa on käytettävissä keskeisimmät aineiston analysointiin tarvittavat ohjelmistot).

Findata palvelee sähköpostitse osoitteessa info@findata.fi ja puhelimitse numerossa 029 524 6500. Toisiolaista voi lukea lisää UEF Kirjaston sivustolta.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Yleistä

Lääketieteellisen tutkimuksen etiikkaa. Lääkäriliiton ja Suomen Hammaslääkäriliiton ylläpitämällä verkkosivustolla kerrotaan kootusti lääketieteellisen tutkimukseen kohdistuvat eettiset vaatimukset. Sivustolla on avoimesti saatavilla Suomen Lääkäriliiton julkaisu Lääkärin etiikka (ks. alla).

Tukija. Valtakunnallinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta.

Lainsäädäntöä 

Laki kliinisestä lääketutkimuksesta 983/2021.

Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta 488/1999 eli tutkimuslaki.

Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019) eli toisiolaki.

Toisiolaki. Lisätietoa toisiolaista ja sen vaikutuksista tieteelliseen tutkimukseen UEF Kirjaston sivuilla.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tutkimusaineistonhallinnan toimenpiteitä suunniteltaessa ja niitä toteutettaessa aineistojen sisältämien tietojen luokittelu on ensiarvoisen tärkeää siitä näkökulmasta, ovatko tiedot julkisia, jollain tavoin rajattuja vai jopa salaisia. Edellä on ollut puhetta henkilötiedoista, mutta aineistot voivat sisältää muunkinlaista tietoa, joka määritellään luottamukselliseksi tai salaiseksi.

Eliölajien esiintymistä koskeva tieto on pidettävä salassa silloin, kun eliölaji on rauhoitettu, uhanalainen tai se on herkkä paikallisille häiriöille. Samoin pääsyä tietoihin eliölajista voidaan rajoittaa bioturvallisista syistä, esimerkiksi jos kyseessä on kasvi- tai eläintauti, joka uhkaa muiden eliöiden terveyttä (julkisuuslaki § 24.14).

Muita julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi maanpuolustukseen liittyvät tiedot, liikesalaisuudet sekä sellaiset tiedot, jotka voivat aiheuttaa elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa (julkisuuslaki § 24.10 ja 20).

Lisätietoa, lähteet ja linkit

ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä, Tuuliprojekti. Täydentävä ohje arkaluonteisia tietoja sisältävän datan hallintaan 2019. Additional instructions for planning the management of sensitive and confidential data 2019. Zenodo. DOI: <https://doi.org/10.5281/zenodo.3247282>.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 eli julkisuuslaki.

Sensitiivisen lajitiedon käsittely Suomen Lajitietokeskuksessa. Ohjeita eliölajitietojen julkaisemisesta sitä koskevasta lainsäädännöstä Laji.fi verkkosivuilla.

Services for Sensitive Data. Lista CSC:n tuottamista sensitiivisen datan tallennus- ja siirtopalveluista sekä ohjeita datan salaamiseen (encryption).

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Mikä on henkilötietoa ja sen käsittelyä?

Tutkimusta suunniteltaessa on tärkeää selvittää, tullaanko tutkimuksessa käsittelemään henkilötietoja missään tutkimuksen vaiheessa. Käsittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin liittyvää toimenpidettä, kuten henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, järjestämistä, jakamista tai tuhoamista. Vaikka itse tutkimus ei kohdistuisikaan suoraan ihmisiin, vaan vaikkapa jonkin eliölajin levinneisyyteen mutta tietoa kerätään haastatteluin, tutkimuksessa käsitellään henkilötietoa. 

Henkilötiedot ovat joko suoria tai epäsuoria tietoja, joiden perusteella ihminen voidaan tunnistaa. Suoria henkilätietoja tai tunnisteita ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ääni, kuva, nimenmukainen sähköpostiosoite tai sormenjälki. Epäsuoria henkilätietoja tai tunnisteita puolestaan ovat esimerkiksi kotikunta, ikä, ammatti, paino tai sukupuoli, joiden perusteella ihmistä ei yksistään voi tunnistaa, mutta joita yhdistelemällä tunnistaminen on mahdollista. Yksilö voidaan vaikkapa tunnistaa sellaisesta joukosta, joka on lähtökohtaisesti pieni ja tarkoin rajattu (esim. "18-vuotiaat x-kunnan kunnanvaltuutetut"). Siksi on tärkeä käydä läpi tutkimuksessa kerättyjen ihmisiin liittyvien tietojen luonne, sillä yksityiskohtaista henkilötietojen listaa ei voi laatia.

Erikseen on vielä syytä mainita rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot, joita saa lähtökohtaisesti käsitellä vain viranomaisen valvonnan alla. Tällaisten tietojen käsittely on kuitenkin sallittu EU:n tai sen jäsenvaltion kansallisessa laissa, jossa on säädetty asianmukaiset suojaustoimet henkilön oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi (tietosuoja-asetuksen artikla 10). Tietosuojalaissa (§ 7.1.2) sallitaankin rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely tieteellistä tai historiallista tutkimusta tai tilastointia varten.

Mikä on arkaluonteista eli erityistä henkilötietoa?

Jos tutkimuksessa käsitellään ns. arkaluonteisia eli GDPR:n termein erityisiä henkilötietoja, niiden käsittely vaatii erityistä huomioita. Arkaluonteisia tietoja kutsutaan toisinaan myös sensitiivisiksi tiedoiksi.

Arkaluonteisiksi tiedoiksi luokitellaan sellaiset henkilötietoryhmät, joista käy ilmi  

• etninen tai rodullinen alkuperä, 
• poliittiset mielipiteet, 
• uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset, 
• ammattiliiton jäsenyys, 
• geneettiset tai biometriset tiedot (yksilön tunnistamista varten), 
• terveystiedot tai 
• seksuaalinen suuntautuminen tai seksuaalinen käyttäytyminen. 

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua vain poikkeustapauksissa. Tällaisia poikkeuksia ovat esimerkiksi tapaukset, joissa rekisteröity eli henkilö, jonka tietoja käsitellään, on antanut suostumuksen kyseisten tietojen käsittelyyn, rekisteröity on itse saattanut tiedot julkiseksi, käsittely on yleisen edun nimissä tarpeen kansanterveydellisin perustein tai käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen arkistoinnin, tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastollisin tarkoituksen nimissä (tietosuoja-asetuksen artikla 9). Myös tietosuojalaissa huomioidaan arkaluonteisten tietojen käsittelyn mahdollisuus tieteellisessä tutkimuksessa (§ 6.7).

Lisätietoa, lähteet ja linkit

ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä, Tuuliprojekti. Täydentävä ohje arkaluonteisia tietoja sisältävän datan hallintaan 2019. Additional instructions for planning the management of sensitive and confidential data 2019. Zenodo. DOI: <https://doi.org/10.5281/zenodo.3247282>.

Mikä on henkilötieto? Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001).

Services for Sensitive Data. Lista CSC:n tuottamista sensitiivisen datan tallennus- ja siirtopalveluista sekä ohjeita datan salaamiseen (encryption).

UEF ohjeita henkilötietojen käsittelyyn. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Lainsäädäntö

Tietosuoja-asetus 679/2016 eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR. Virallisesti: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). "Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely" (artikla 9). Privacy Regulation EU verkkosivuilla tiivistetty artikla 9.

Tietosuojalaki 1050/2018.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Henkilötietoihin kuuluu keskeisesti se, että niiden perusteella henkilö on tunnistettavissa. Henkilötietoa voidaan kuitenkin käsitellä tai kerätä siten, että henkilöä ei voida tunnistaa. Tällöin puhutaan pseudonymisoidusta tai anonymisoidusta datasta ja henkilöryhmien kohdalla aggregoidusta datasta. 

Pseudonymisoidusta datasta on poistettu tyypilliset henkilötunnisteet, ja henkilöön viitataan pseudonyymillä (peitenimi, alias, väärä nimi). Pseudonyymi voi koostua vaikkapa henkilölle annetusta satunnaisesti tuotetusta numerosarjasta. Pseudonyymin avulla samasta yksilöstä voidaan kerätä dataa ilman, että tämän henkilöllisyyttä kirjataan mihinkään, mutta pseudonymisoitu yksilö pystytään kuitenkin periaatteessa vielä tunnistamaan. Tämä on mahdollista, kun numerosarjan koodiavain – joka tulee säilyttää erittäin huolellisesti ja tietoturvallisesti – on käytettävissä. Toisin sanoen, niin kauan kuin yhdelläkin tutkijalla tai muulla henkilöllä on avain henkilötiedon palauttamiseen, dataa pidetään henkilötietona. 

Anonymisoitu data on käsitelty siten, että henkilöitä ei voida enää tunnistaa datasta eli se ei enää sisällä suoria tunnisteita tai sellaista yhdistelmää epäsuoria tunnisteita, jotka mahdollistaisivat henkilön tunnistamisen. Jos pseudonymisointi tehdään siten, että henkilön uudelleentunnistamisesta tulee mahdotonta, voidaan dataa pitää anonymisoituna. 

Aggregoimisella tarkoitetaan prosessia tai tilastotieteen menetelmää, jossa tietoa yhdistetään laajemmiksi kategorioiksi tai ryhmiksi esimerkiksi iän perusteella (ns. yhdistelmätieto). Käsittelyn tuloksena ei ole enää henkilötietoa vaan aggregoitua tietoa, joka kuvaa henkilöryhmää eikä yksittäistä, tunnistettavaa henkilöä.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Amnesia Anonymization Tool. OpenAire EU:n tuottaman anonymisointityökalu, jonka voi ladata verkosta ilmaiseksi (englanniksi).

Keskeiset käsitteet: Aggregoitu tieto. Findatan sivustolta löytyvät keskeiset käsitteet. 

Pseudonymisoidut ja anonymisoidut tiedot. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivusto.

Lainsäädäntöä

Lainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla tietoa tietosuojaan liittyvästä lainsäädännöstä.

Tietosuoja-asetus (GDPR). Aggregoitu data (artikla 89.162). Privacy Regulation EU -verkkosivuilla tiivistetty kohta 162 koskien aggregoitua dataa (suomeksi).

Tietosuojalaki 1050/2018. 

Tunnisteellisuus ja anonymisointi. Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001).

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Rekisterinpitäjä (data controller)

Henkilötietoja sisältävä tietojoukko on tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti rekisteri. Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määrittelee rekisterinpitäjä (englanniksi data controller), joka voi olla ihminen (kuten tutkija) tai organisaatio (kuten yliopisto tai sairaala). Rekisterinpitäjiä voi olla useampi, jolloin puhutaan yhteisrekisterinpitäjistä. 

Kun rekisterinpitäjää määritellään, on olennaista huomioida se, kenellä on todellinen määräysvalta käsiteltäviin henkilötietoihin: mitä henkilötietoja on tarkoitus käsitellä ja miten niitä käsitellään. Rekisterinpitäjä on nimettävä heti, kun henkilötietoja aletaan kerätä eli rekisterinpitäjän on oltava tiedossa jo tutkimusta aloitettaessa. 

Rekisterinpitäjän on ylläpidettävä tietosuojaselostetta (englanniksi privacy statement tai privacy policy) henkilötietojen käsittelytoimista. Rekisterinpitäjän vastuisiin lukeutuu niin ikään tutkittavan eli rekisteröidyn informointi. UEFissa on suosituksena, että informointi tehdään tietosuojaselosteesta erillisenä dokumenttina. Näiden ja muutamien muiden keskeisten tietosuojaan liittyvien dokumenttien sisältöä käsitellään alla omassa osiossa. Mallipohjia löytyy UEFin sisäisestä verkosta tietosuojavastaavan sivustolta.  

Henkilötietojen käsittelijä (data processor) 

Rekisterinpitäjä ei välttämättä itse käsittele henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelijä (englanniksi data processor) on se ihminen tai organisaatio, joka varsinaisesti suorittaa rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn. Esimerkkinä henkilötietojen käsittelijästä voi olla Webropol Oy, jos tietoja kerätään kyselynä. Myös ostopalveluna tehty litterointi tai käännöstyö tekevät palvelun toteuttajasta henkilötietojen käsittelijän. 

Henkilötietojen käsittelijän vastuulla on noudattaa rekistenpitäjän ohjeita. Tämä sitoutuminen tulee määrittää joko sopimuksella rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä tai jollain muulla vastaavalla oikeudellisella asiakirjalla. Henkilötietojen käsittelijän on myös varmistettava, että kaikki henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, sitoutuvat noudattamaan salassapitovelvollisuutta.  

Henkilötietojen käsittelijän vastuulla on huolehtia henkilötietojen salauksesta ja pseudonymisoinnista sekä käsittelyjärjestelmien luottamuksellisuudesta. Henkilötietojen käsittelijän tulee joko poistaa tai palauttaa (riippuen rekisterinpitäjän tekemästä valinnasta) kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle käsittelyn päätyttyä. Käsittelijän pitää myös toimittaa tarvittavat tiedot rekisterinpitäjälle, joiden avulla rekisterinpitäjä voi osoittaa, että henkilötiedot on käsitelty GDPR:n mukaisesti. 

Sekä rekisterinpitäjää että henkilötietojen käsittelijää velvoittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, kuten lainmukaisuus ja läpinäkyvyys, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä käsittelyn luottamuksellisuus.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa. UEF ohjeet ja mallilomakkeet tutkimuksen tietosuojaan ja vaikutustenarviointiin. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Itä-Suomen yliopiston tietoaineistojen käsittelyohje. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Rekisteröidyn suostumus. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut.

Tietosuojasopimus henkilötietojen käsittelystä. UEF ohjeet ja sopimusmallipohja henkilötietojen käsittelyä varten tehtävään sopimukseen, esim. kun yliopisto hankkii tietojenkäsittelypalvelua. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tietosuojaseloste (privacy statement tai privacy policy)

Tietosuojaselosteessa kerrotaan henkilötietojen käsittelytoimet. Se tutkimushankkeesta laaditaan tietosuojaseloste aina, kun henkilötietoa käsitellään, vaikka suoria henkilötunnisteita ei käsiteltäisikään. Tietosuojaseloste on tutkimuksen tekijän hallussa - sitä ei siis tarvitse laittaa julkisesti esille.

Tietosuojaselostetta varten on määriteltävä rekisteripitäjä, mihin esimerkiksi UEFin mallilomakkeissa annetaan lisäohjeita. Selosteeseen kirjataan tutkimuksen kaikki osapuolet vastuineen sekä kuvaillaan tutkimus lyhyesti. Tutkimuksen kuvailu liittyy henkilötietojen käsittelytarkoituksen määrittelyyn. Selosteessa kerrotaan myös mitä henkilötietoja kerätään, mistä niitä kerätään, kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään ja mihin ne mahdollisesti arkistoidaan tutkimuksen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyssä on tärkeää, että niihin pääsy on kontrolloitua ja suunniteltua. Tietoja voi kuitenkin joutua luovuttamaan tutkimusryhmän ulkopuolelle esimerkiksi silloin, jos haastattelujen litterointi hankitaan muualta. Tuollaisessa tapauksessa litteroija määritellään henkilötiedon käsittelijäksi, jonka kanssa on tehtävä tietosuojasopimus. Malliasiakirja löytyy UEFin sisäisestä verkosta (Tietosuojasopimus).

Tietosuojaselosteessa on kerrottava, jos tietoja siirretään tai luovutetaan missään tutkimuksen vaiheessa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja annettava siirron tai luovutuksen peruste. Tietosuoja-asetus (GDPR) mahdollistaa tällaisen tietojen siirron, kunhan kyseinen valtio voi taata riittävän tietosuojan tason. Henkilötietojen siirtoperusteet kerrotaan tietosuoja-asetuksen viidennessä luvussa.

UEFin mallilomakkeen ohjeistuksessa muistutetaan, että jos tutkimusaineistoa säilytetään vaikkapa tietokoneen kovalevyllä tai ulkoisella muistivälineellä ja tutkijalla käy ne mukanaan EU:n tai ETA:n ulkopuolella, kyseessä on todennäköisesti tiedon siirto EU:n ulkopuolelle. Jos tietoa toisaalta käsitellään EU:n ulkopuolella pilvipalvelun kautta, kyse ei välttämättä ole tiedonsiirrosta EU:n ulkopuolelle.

Tutkittavan informointi - tutkimustiedote (participant information)

Tutkittavia informoidaan henkilötietojen käsittelystä erillisellä tiedotteella, jonka on oltava tutkittavien saatavilla. Informointi tarvitaan aina, kun käsitellään henkilötietoja.

Tutkittavalle annetaan tiedot seuraavista asioista

• Rekisterinpitäjä (yhteystiedot)
• Tietosuojavastaavan yhteystiedot (jos nimetty)
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• Henkilötietojen käsittelyn peruste (jos perustuu oikeutettuun etuun, kerrotaan, mikä etu on kyseessä)
• Mitä henkilötietoja käsitellään
• Mihin henkilötietoja siirretään tai luovutetaan (myös siirretäänkö EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perusteluineen)
• Henkilötietojen säilytysaika tai vähintään sen määrittämiskriteerit
• Tutkittavan oikeudet
• Jos käsittely perustuu suostumukseen, tieto oikeudesta peruuttaa suostumus
• Tieto oikeudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle
• Tieto, onko tutkittavalla velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot perusteluineen
• Mistä henkilötiedot on saatu
• Käytetäänkö automaattista päätöksentekoa

Tutkimustiedotteessa kerrotaan tutkimuksen nimi ja tarkoitus sekä esitetään pyyntö osallistua tutkimukseen. Siinä todetaan mm. osallistumisen vapaaehtoisuus, kuvaillaan tutkimuksen kulku ja tutkimustulosten tiedottaminen. Näihin kaikkiin on mallilauseita UEFin sisäisessä verkossa tarjolla olevissa mallilomakkeissa (Heimo-sivusto Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa).

Tutkittavan suostumus (participant consent)

Tieteellisessä tutkimuksessa suostumus voi olla suostumus osallistua tutkimukseen, jolloin henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla joku muu kuin suostumus (esim. tietosuojalain 4 §:n mukainen yleinen etu). Suostumus voidaan pyytää tutkittavalta myös henkilötietojen käsittelyyn, mitä tulee käyttää aina silloin, kun käsitellään erityisiä eli arkaluonteisia henkilötietoja (tietosuoja-asetuksen artiklat 6.1.a ja 9.2.a). Suostumus vaikuttaa siihen, millaisia oikeuksia tutkittavalla eli rekisteröidyllä on.

Lisätietoa suostumukseen löytyy esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista (Kerro käsittelystä rekisteröidylle), UEFin henkilöstökoulutusmateriaalista (Henkilötietojen käsittely tutkimustoiminnassa ja korkeakouluopintojen yhteydessä, UEF Heimo, edellyttää UEFin tunnuksia) ja Aineistonhallinnan käsikirjasta (Informointi henkilötietojen käsittelystä) ja Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirjasta (Tutkimuslupa, suostumus, informointi ja tietosuoja). Mallilomakkeita on tarjolla UEFin Heimo-sivustolla Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa (edellyttää UEF tunnuksia).

Lisätietoja, lähteet ja linkit

Euroopan komission säännöt kansainvälisiin datan siirtoihin. Euroopan unionin virallinen verkkosivu (englanniksi), jossa lisätietoja koskien kansainvälistä henkilötietojen siirtoa.

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa. UEFin ohjeet ja malliasiakirjat henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuoja toteuttamiseen. Mallipohjat mm. tietotosuojaselosteeseen, tutkimustiedotteeseen, tietosuojan ennakkoarviointiin jne.). Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla. 

Henkilötietojen käsittely tutkimustoiminnassa ja korkeakouluopintojen yhteydessä. UEFin henkilöstökoulutuksen materiaalia (Helena Eronen, tietosuojavastaava). Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut.

Informointi henkilötietojen käsittelystä. Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001).

Kerro käsittelystä rekisteröidylle. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita tutkittavan informointiin.

Tietosuojaohje opiskelijoille. UEFin opiskelijoille ja jatko-opiskelijoille suunnattu sivusto, jossa ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyn toimenpiteissä esim. opinnäytetöiden yhteydessä.

Tietosuojasopimus henkilötietojen käsittelystä. UEF ohjeet ja sopimusmallipohja henkilötietojen käsittelyä varten tehtävään sopimukseen, esim. kun yliopisto hankkii tietojenkäsittelypalvelua. Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Tutkimuslupa, suostumus, informointi ja tietosuoja. Kallinen, Timo & Kinnunen, Taina. Etnografia. Teoksessa Jaana Vuori (toim.) Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa (englanniksi data protection impact assessment eli DPIA) arvioidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Tällainen olisi hyvä käydä läpi aina, kun käsittelee henkilötietoja, mutta vaikutustenarviointi on pakollinen, kun suunniteltu henkilötietojen käsittely voi aiheuttaa korkean riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille. Vaikutustenarviointi tarvitaan myös silloin, kun rekisteröityä ei ole päästy informoimaan, esimerkiksi jos tutkittavia on erittäin paljon.

Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tutkimuksen ja henkilötietojen käsittelyn alkua, sillä jo henkilötietojen kerääminen katsotaan niiden käsittelyksi. Vaikutustenarviointi on riskiarviointia, ja se perustuu tietosuoja-asetukseen (artikla 35).

Riskiarvioinnissa huomioidaan rekisteröidyn (esim. tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden) näkökulma: 

• mitä oikeuksia tai vapauksia henkilötietojen käsittely voisi vaarantaa ja 
• mitä vahinkoa henkilölle voisi aiheutua suunnitellusta henkilötietojen käsittelystä. 

Vahingot voivat olla fyysisiä, aineellisia tai aineettomia (esim. petoksen kohteeksi joutuminen, taloudellinen menetys, maineen menetys, pseudonymisoinnin kumoutuminen).

Jos tutkimusta suunniteltaessa on epäselvää, tarvitaanko vaikutustenarviointia, kannattaa tehdä tietosuojan ennakkoarviointi (PIA). Sen avulla voidaan selvittää, täyttyykö varsinaisen vaikutustenarvioinnin velvoitteen kriteerit. Tähän löytyy valmis pohja UEFin tietosuojavastaavan Heimo-sivuilta (UEFin sisäinen verkko): Tietosuojaa koskeva ennakkoarviointi. Jos todetaan, että riskejä on, niiden vakavuutta ja toteutumisen todennäköisyyttä arvioidaan korkea–matala-asteikolla.

Kriteereitä korkean riskin arviointiin ovat

• henkilötietojen arviointi tai pisteytys (esim. profilointi, sairauksien ennakointi),
• automaattinen päätöksenteko, jolla on oikeusvaikutuksia (esim. sopimuksen purkaminen, kansalaisuuden epääminen),
• rekisteröityjen järjestelmällinen valvonta,
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tai muuten hyvin henkilökohtaisten tietojen käsittely,
• tietojen laajamittainen käsittely,
• tietokokonaisuuksien yhdistäminen (esim. sama rekisterinpitäjä yhdistää eri tarkoituksiin aikaansaadut tietokokonaisuudet),
• heikossa asemassa olevien henkilötietojen käsittely (esim. lapsi, potilas, turvapaikanhakija) tai
• uuden teknologian tai organisatorisen ratkaisun soveltaminen tai innovatiivinen käyttö (esim. sormenjälkitunnistaminen kulunvalvonnassa).

UEFin tietosuojavastaavan Heimo-sivuilta (UEFin sisäinen verkko) löytyy valmis dokumenttipohja vaikutusarviointia varten: Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA).

Lisätietoja, lähteet ja linkit

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa. UEFin ohjeet ja malliasiakirjat henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuoja toteuttamiseen. Mallipohjat mm. tietotosuojaselosteeseen, tutkimustiedotteeseen, tietosuojan ennakkoarviointiin jne.). Heimo-palvelut, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Milloin tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi?  Euroopan komission verkkosivuston lisäohjeistus.

Vaikutustenarviointi. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on tuottanut rekisterinpitäjän avuksi tieteellisen tutkimuksen tietosuojapolku -oppaan, jonka 10:tä kohtaa seuraamalla rekisterinpitäjä voi huomioida kaikki tietosuojaan liittyvät olennaiset velvoitteet. 

Alla olevan listan linkit johtavat Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolla tarjottaviin tarkempiin ohjeisiin.  

1. Määritä tutkimustehtävä ja henkilötietojen käyttötarkoitus. 
2. Minimoi käsiteltävien henkilötietojen määrä. 
3. Suunnittele henkilötietojen käsittelyn elinkaari, varmista tietosuojaperiaatteiden toteutuminen ja suojaa tiedot. 
4. Valitse henkilötietojen käsittelyperuste ja varmista käsittelyn lainmukaisuus. 
5. Toteuta rekisteröidyn tietosuojaoikeudet. 
6. Tunnista henkilötietojen käsittelyn roolit ja vastuut. 
7. Varmista siirtoperuste, jos siirrät henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 
8. Osoita noudattavasi tietosuojalainsäädäntöä. 
9. Hävitä, anonymisoi tai arkistoi aineisto asianmukaisesti tutkimuksen päättyessä. 
10. Huolehdi tietosuojaosaamisestasi. 

Lähde 

Tieteellinen tutkimus ja tietosuoja: Tieteellisen tutkimuksen tietosuojapolku. Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Tutkimusaineiston ja -datan omistajuus voi olla vaikeaa määrittää, eritoten jos tutkimuksessa yhdistetään aineistoja tai dataa eri lähteistä. Organisaatiosta toiseen siirtyminen voi myös aiheuttaa epäselvyyttä omistajuuden suhteen. Hyödyllisinä lähtökohtina tutkimusaineiston ja -datan omistajuuden selvittämiseen on tutkimuksen rahoitustyyppi ja tekijyys (lue lisää tekijänoikeuksista seuraavassa kappaleessa Tutkimusaineisto ja -data immateriaalioikeuksien näkökulmasta).

Rahoituksen näkökulmasta tutkimus voidaan jakaa karkeasti kahteen tyyppiin: avoin tutkimus ja sopimustutkimus (laki oikeudesta korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin § 3). Avointa tutkimusta kutsutaan myös ns. vapaaksi tutkimukseksi tai perustutkimukseksi. Sillä tarkoitetaan tutkimusta, joka tehdään a) ilman ulkopuolista rahoitusta tai sopimuskumppania, b) ulkopuolisella rahoituksella mutta ilman tulosten julkaisemista koskevia määräyksiä tai c) yhteisellä sopimuksella, joka määrittää tutkimuksen avoimeksi.

Sopimustutkimus tarkoittaa puolestaan joko maksullista palvelutoimintaa tai tutkimusta, jossa on ulkopuolinen rahoittaja. Näin ollen UEFissa katsotaan sopimustutkimukseksi kaikki sen toteuttama maksullinen palvelutoiminta ja sellainen tutkimus, jossa on vähintään yksi UEFin ulkopuolinen taho joko osatutkimuksen tekijänä, rahoittajana tai muuna osallistujana (ks. UEF oikeuksiensiirto Heimossa). Esimerkiksi Suomen Akatemian, Business Finlandin tai Horisontti Eurooppa-puiteohjelman rahoittamat tutkimukset ovat sopimustutkimusta.

Sopimustutkimuksessa tutkija osallistuu sopimushankkeeseen, jossa sopimuksen osapuolena on tutkijan sijaan UEF. Koska UEFin on sopimusosapuolena vastattava sopimuksen velvoitteista sopimustutkimuksen rahoittajalle, kuten Suomen Akatemialle, tarvitaan sopimustutkimuksessa oikeuksien siirto tutkijalta UEFille. Tästä syystä UEFissa tehdään hankkeessa syntyvän tuotoksen osalta oikeuksiensiirtosopimus. Tämä koskee siten myös tutkimusaineistoja ja -dataa sekä menetelmiä.

On kuitenkin tärkeää huomata, että oikeuksiensiirrossa tutkija ei luovu kaikesta omistajuudesta tai käyttöoikeuksista esim. tutkimusdataan vaan ainoastaan siltä osin mitä rahoitusehdot edellyttävät. Oikeuksiensiirto on siis aina tapauskohtainen. Oikeuksiensiirto kuuluu vakiona kaikkiin UEFissa solmittaviin työsuhteisiin, sillä vaikkei tutkija työskentelisikään sopimushankkeessa työsopimuksen allekirjoittamisen aikaan, voi tilanne muuttua ajan saatossa.

Kun tutkimusaineisto tai -data on tuotettu osana avointa tutkimusta esim. henkilökohtaisella apurahalla, tutkija omistaa lähtökohtaisesti tutkimusaineiston tai -datan itse. Tällöin tutkija voi halutessaan siirtää yliopistolle käyttöoikeuden aineistoon erillisellä sopimuksella (ks. seuraavassa kappaleessa esim. Tekijänoikeuden alaisen aineiston käyttöoikeussopimus). Tutkimusaineiston ja -datan käyttöoikeudet ovat keskeisiä eritoten silloin, jos niitä ollaan esimerkiksi jakamassa eteenpäin kolmannelle osapuolelle tai arkistoimassa säilytettäväksi.  

Lisätietoa, lähteet ja linkit:

Kuka omistaa tutkimusdatan? – Mari Elisa Kuusniemen artikkeli Vastuullinen tiede verkkosivuilla (suomeksi).

Laki oikeudesta korkeakouluisssa tehtäviin keksintöihin 369/2006 eli korkeakoulukeksintölaki.

Usein Kysytyt Kysymykset - UEF oikeuksiensiirto. Organisaatiokohtaista tietoa oikeuksiensiirtosopimuksista Heimo-palveluissa, vaatii kirjoittatumisen UEF-tunnuksilla.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Immateriaalioikeudet (englanniksi intellectual property rights eli IPR) suojelevat perinteisesti aineettomia tai abstrakteja kohteita. Immateriaalioikeudet voidaan jakaa teollisoikeuksiin ja tekijänoikeuksiin. Teollisoikeudet suojaavat esimerkiksi patentteja ja teollismalleja ja tekijänoikeudet puolestaan taiteellisia ja kirjallisia teoksia. Tutkimusaineistot ja -data lukeutuvat yleensä lähinnä tekijänoikeuden alle.

Tekijänoikeutta säätelee Suomessa tekijänoikeuslaki (404/1961), ja tekijänoikeus voi syntyä vain luonnolliselle henkilölle kuten tutkijalle. Tekijänoikeus voi kuitenkin siirtyä. Esimerkiksi jos tietokoneohjelma on tehty työsuhteesta johtuvaa velvoitetta täytettäessä, tekijänoikeus siirtyy työnantajalle. Jos teoksen on luonut useampi henkilö, siihen muodostuu tekijänoikeus näille henkilöille yhteisesti.

Tekijänoikeuden syntyminen edellyttää teoksen riittävää omaperäisyyttä, toisin sanoen teoksen tulee ylittää teoskynnys. Tekijänoikeus kohdistuu luomistyön tulokseen eli teoksen ilmenemismuotoon eikä esimerkiksi teoriaan tai tietoon. Tekijänoikeuslaissa todetaan, että suojan saavat myös taulukot, luettelot ja tietokannat, jotta huomioitaisiin niiden keräämiseen vaadittu koontityö. Tietokantojen osalta onkin hyvä selvittää, ketkä niiden tekemiseen ovat osallistuneet, sillä tietokannat usein kumuloituvat tutkimuksen jatkuessa pitempään. Tekijänoikeussuojan lisäksi tietokannan voi suojata Sui generis-oikeudella (EU direktiivi 96/9/EC).

Tutkimusta suunniteltaessa kannattaa selvittää, syntyykö tutkimuksen tuotoksena immateriaalioikeuden (IPR) alaisia kohteita, kuten patentti, tietokanta, luettelo tms. Jos tutkimuksen tuotoksena syntyy keksintö, huomioidaan yliopiston päätöksenteossa myös laki oikeudesta korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin. Tällöin voi UEF ottaa keksinnön teollisoikeuden ja suojata keksinnön patentilla, jos sopimustutkimuksen tuotoksena syntyy keksintö. Jos tutkija on luonut keksinnön avoimessa tutkimuksessa esim. henkilökohtaisella apurahalla, omistaa hän tällöin teollisoikeuden. Tässä tapauksessa tutkija voi siirtää oikeudet keksintöön yliopistolle. Korkeakouluilla on myös mahdollisuus ottaa keksinnön oikeudet itselleen, jos tutkija ei tietyn ajan puitteissa julkaise keksintöä tai hyödynnä sitä. Keksintöihin liittyviä immateriaalioikeuksia selvitettäessä kannattaa konsultoida UEFin Yrittäjyys- ja innovaatiopalveluita.

UEFissa lähtökohtaisesti teoskynnyksen ylittävän tutkimusaineiston (tai opetusmateriaalin) tekijänoikeudet katsotaan kuuluvan tutkijoille itselleen. Tekijänoikeussopimuksien avulla voidaan sopia tällaisen aineiston käytöstä. Yliopistolle voidaan tarvittaessa siirtää yksinoikeus tutkimusaineistoon tai luovuttaa käyttöoikeus siihen. UEFin valmiita sopimusmallipohjia löytyy sopimuslakiyksikön Tekijänoikeussopimukset-sivuilta Heimo-palveluissa (vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla).

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Immateriaalioikeudet. Lisätietoja immateriaalioikeuksien syntymisestä innovaatiotoiminnan Heimo-palveluissa, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Immateriaalioikeuksien suojaaminen yliopistossa. Lisätietoja immateriaalioikeuksien kaupallistamistoimista ja -tuesta innovaatiotoiminnan Heimo-palveluissa, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Projekteihin liittyvät sopimukset. Lisätietoa tutkimussopimuksista Heimo-palveluissa, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Tekijänoikeussopimukset. Organisaatiokohtaisia sopimusmalleja ja lisätietoa tekijänoikeuksista Heimo-palveluissa, vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla.

Salokannel, Marjut (2012). Tutkimuksen perusteet: Tutkimusdatan ja muun primäärin tutkimusaineiston saatavuuteen liittyvä oikeudellinen sääntely. Edilex. Julkaistu 21.11.2012.

Tietokantojen oikeussuoja, sui generis. Tiivistelmä EU:n direktiivi 96/9 tietokantojen oikeussuojasta EUR-Lex verkkosivuilla (suomeksi).

Linkit tarkistettu 2023-04-04.

Lisenssi liittyy suoraan immateriaalioikeuksiin. Lisenssi tarkoittaa tekijänoikeuden tai muun immateriaalioikeuden haltijan myöntämää oikeutta käyttää suojattua teosta, kuten tutkimusdataa. Lisenssin avulla teoksen alkuperäinen tekijä voi määrittää tutkimusdatansa jatkokäytöstä, esimerkiksi mahdollistamalla täyden jatkohyödynnyksen ja muokkausoikeuden tietyin ehdoin. Tutkimuksen rahoittajalla voi olla omia suosituksia tai vaatimuksia tutkimusaineiston tai -datan lisensoimiseen. Suomen Akatemia rahoitusehdoissa vuodelle 2022-2023 ei ole eritelty tutkimusaineistoille tiettyä lisenssiä, mutta tutkimusartikkelille Suomen Akatemia edellyttää lähtökohtaisesti Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0-lisenssiä.

Teoriassa vain tutkimusaineiston tai -datan omistaja voi lisensoida datan, mutta käytännössä asia on mutkikkaampi. Esimerkiksi sopimustutkimuksessa tutkija tekee oikeuksiensiirtosopimuksen, mikä tekee yliopistosta aineiston omistajan tai osaomistajan. Teknisestä näkökulmasta katsoen yliopistolla ei kuitenkaan ole ketään, joka antaisi aineistolle lisenssin, ja näin ollen lisensointi jää viime kädessä tutkijan tehtäväksi.

Koodeille ja ohjelmistoille on kehitetty omia lisenssejä kuten GNU-GLP ja MIT-lisenssit. Lue tarkemmat tiedot ja ohjeet lisensseistä alasivulta Aineistonhallinta tutkimuksen päättyessä.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Choose a licence. Apu lisenssin valintaan.

Lisenssi. Tieteen termipankki 4.04.2023: Nimitys:lisenssi.

Usein kysytyt kysymykset CC-lisensseistä. Lisätietoja Creative Commons verkkosivuilla.

Linkit tarkistettu 2023-04-04.