Aineistonhallinnan suunnittelu ja tutkimuksen alku

Tutkimusaineisto ja tutkimusdata

Tutkimusaineisto on tärkeä osa tutkimuksen tekemistä, ja yliopistoissa aineistokokonaisuudet muodostavat merkittäviä tutkimusinfrastruktuureita. Tutkimusaineistolla tarkoitetaan tutkimuksen aikana tuotettua tai hyödynnettyä aineistoa, johon tutkimustulokset pohjautuvat. Tutkimusaineistoa on monentyyppistä, esimerkiksi numeerista tietoa, tekstiä, kuvia, äänitteitä, videoita, kyselyaineistoja, ohjelmistoja, lähdekoodeja, algoritmeja, mittaustuloksia, näytteitä tai muistiinpanoja. 

Tutkimusdatalla tarkoitetaan ennen kaikkea digitaalisessa muodossa olevaa tutkimusaineistoa, mutta sillä voidaan viitata myös analogiseen tai fyysiseen aineistoon (esim. laboratoriopäiväkirjat). Tutkimusdatan ulkopuolelle rajautuvat kuitenkin jotkin tutkimusaineistoihin lukeutuvat aineistotyypit, kuten esimerkiksi verinäytteet tai lähdekirjallisuus. Käytännössä suomenkielisiä termejä tutkimusaineisto ja tutkimusdata ei välttämättä käytetä arkipuheessa tai eri tahojen ohjeistuksissa johdonmukaisesti tai tarkkaan määritellysti.

Aineistonhallinta ja sen tarkoitus

Tutkimuksen tekemistä ohjaa hyvä tieteellinen käytäntö, jonka keskeisiin toimintatapoihin kuuluvat huolellisuus ja tarkkuus tutkimustyössä ja tutkimustulosten tallentamisessa suunnittelusta toteutukseen. Tämä sisältää myös tutkimusaineistoihin ja niiden hallintaan kohdistuvat hyvän tieteellisen käytännön vaatimukset: Laadukas ja luotettava tutkimus pohjautuu tarkkaan ja kattavaan tutkimusaineistoon, jonka hallinta on hyvin suunniteltu ja huolellisesti toteutettu.

Vaikka tutkijat ovat aina hallinneet tietoa osana työtään, viime vuosikymmenien mukanaan tuoma digitaalisessa muodossa olevan tiedon määrän eksponentiaalinen kasvu on lisännyt painetta kehittää tiedon hallinnan tapoja ja työkaluja. Jo olemassa olevaa aineistoa etsittäessä on tärkeää löytää helposti myös tietoa kyseisen aineiston jatkohyödynnettävyydestä (esim. käyttöehdot ja lisenssit) tai tulkinnasta (esim. eri valtioiden mittayksiköt). Tällaista tutkimusaineistoon liittyvää kuvailevaa tietoa kutsutaan myös metatiedoksi tai metadataksi (lue lisää verkkosivuston kohdasta Aineistonhallinta tutkimuksen aikana).

Aineistonhallinnalla varmistetaan laadukkaat ja luotettavat tutkimustulokset, minimoidaan riskejä ja tehostetaan aineiston uudelleenhyödyntämistä. Aineistonhallintaa ovat siten ne toimenpiteet, joilla huolehditaan, että tutkimusaineisto ja siihen liittyvä metatieto on helposti löydettävissä, tulkittavissa, käyttökelpoista ja asianmukaisesti suojattua koko aineiston elinkaaren ajan. On hyvä pitää mielessä, että tutkimusaineiston elinkaari voi olla satoja vuosia pidempi kuin kyseisen aineiston alun perin tuottaneen tutkimushankkeen elinkaari ja että aineiston jatkokäyttäjä voi tutkijan sijaan olla vaikkapa opettaja tai viranomainen.

Aineistonhallinnan käytännön toimenpiteitä ovat vaikkapa käyttölupien määrittely, tarpeellisten lupien tai lausuntojen hakeminen, varmuuskopiointi, toimenpiteiden dokumentointi, aineistojen julkaiseminen tai saattaminen tietyn data-arkiston edellyttämään kuntoon. Toimenpiteistä kerrotaan enemmän tämän verkkosivuston eri osioissa, joissa annetaan myös vinkkejä ja linkkejä sivuston ulkopuolisiin lisätietoihin.

Aineistonhallinnan suunnittelu

Jo ennen tutkimuksen alkamista on tärkeää määrittää selkeästi tutkimusprojektiin osallistuvien tehtävät, vastuut ja oikeudet aineistonhallintaan liittyen. Etenkin aineiston omistajuudesta, käyttöoikeuksista ja jatkokäytöstä tulee sopia. Aineistonhallinnan vaatimat resurssit (mm. henkilöiden työpanos, kulut) tulee myös pohtia etukäteen.

Aineistonhallinnan merkitys on korostunut tutkimusorganisaatioissa viime vuosina. Monilla organisaatioilla on tutkimusdatapolitiikka, joka ohjeistaa tutkimusaineistonhallinnan linjauksista ja vastuista. UEFin datapolitiikka edellyttää aineistonhallintasuunnitelman tekemistä tutkimuksen suunnitteluvaiheessa. Lisäksi monet tutkimusrahoittajat edellyttävät aineistonhallintasuunnitelmaa (esim. Suomen Akatemia).

Aineistonhallintasuunnitelma on usein tiivis, n. 1—2 sivuinen dokumentti, mutta sen pituus voi vaihdella rahoittajan ohjeista riippuen. Aineistonhallintasuunnitelma on tarkoitettu ns. dynaamiseksi eli päivitettäväksi dokumentiksi, joka täsmentyy tutkimuksen aikana. Aineistonhallintasuunnitelmasta ja sen tekemisestä löydät lisätietoa alla olevasta osiosta Mikä on aineistonhallintasuunnitelma?

Aineistonhallinnan hyötyjä pähkinänkuoressa

Panostus aineistonhallintaan ja sen huolelliseen suunnitteluun tuo mukanaan monia hyötyjä:

• Laatu: Tutkimusaineisto säilyy tarkkana ja kattavana, kun esim. tiedostot ja kansiot on nimetty selkeästi ja eri versiot on tallennettu ja nimetty loogisesti.
• Lainsäädäntö: Aineistonhallinnan suunnittelu ohjaa huomioimaan esim. tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
• Riskienhallinta: Tutkimusaineiston äkillisen tuhoutumisen riski vähenee, kun tietoturvasta ja varmuuskopioinnista huolehditaan suunnitelmallisesti.
• Vastaaminen vaatimuksiin: Helpottaa vastaamaan rahoittajien vaatimuksiin ja tutkimusorganisaatioon linjauksiin aineistonhallinnan osalta.
• Resurssit: Aikaa ja muita resursseja säästyy tutkimusprosessin edetessä.
• Tieteen avoimuus: Tutkimusaineiston säilyttäminen repositoriossa turvaa tutkimustuotoksen ja mahdollistaa sen avaamisen myös muiden hyödynnettäväksi.
• Meriitti: Laadukkaan aineiston saattaminen muiden hyödynnettäväksi lisää tutkimuksen vaikuttavuutta ja edistää uusia ja poikkitieteellisiä yhteistyömahdollisuuksia.
• Osaaminen: Aineistonhallinnan taitoja voi hyödyntää myös tutkimuksen ulkopuolella tiedonhallinnan yleistaitoina.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Termit ja aineistotyypit

Aineiston tuottaminen. Kallinen, Timo & Kinnunen, Taina. Etnografia. Teoksessa Jaana Vuori (toim.) Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/menetelmaopetus/> (käyty 2022-10).

Aineistotyypit. Niskanen, Alaterä, Mattila, Paaso et al. Teoksessa Ellonen et al. (toim.) Kvantitatiivisen tutkimuksen verkkokäsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/menetelmaopetus/kvanti/> (käyty 2022-10).

Data. Tieteen termipankki: Avoin tiede: data. <https://tieteentermipankki.fi/wiki/Avoin_tiede:data> (käyty 2022-06).

Tutkimusaineisto, tutkimuksen tietoaineisto. Tieteen termipankki: Avoin tiede: tutkimusaineisto. <https://tieteentermipankki.fi/wiki/Avoin tiede:tutkimusaineisto> (käyty 2022-10).

Yleistä

Colavizza G, Hrynaszkiewicz I, Staden I, Whitaker K, McGillivray B (2020). The citation advantage of linking publications to research data. PLoS ONE 15(4): e0230416. <https://doi.org/10.1371/journal.pone.0230416>

Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohje 2012. Helsinki: Tutkimuseettinen neuvottelukunta, 2013. <https://tenk.fi/sites/tenk.fi/files/HTK_ohje_2012.pdf> (käyty 2022-07). 

Popkin, G. (2019). Data sharing and how it can benefit your scientific career. Nature Careers feature 569: 445-447. <https://doi.org/10.1038/d41586-019-01506-x>

UEFin linjaukset, ohjeet ja UEF eRepositorio (eRepo)

Itä-Suomen yliopiston julkaisu- ja datapolitiikka (2015) | UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia; käyty 2022-10).

UEF DMP-tarkistusprosessi täydentävän rahoituksen tutkimushankkeille | UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia; käyty 2022-10).

UEF eRepositorio. Listaus UEFin tutkijoiden tuottamasta tutkimusdatasta, jonka metatiedot on haravoitu eli haettu UEF eRepositorioon muista palveluista Huom! eRepositoriossa ei ole tutkimusdataa vaan ainoastaan tutkimusdatan kuvailutiedot eli metadata. Varsinainen data on tallennettu muualle.

FAIR on akronyymi sanoista findable (löydettävää), accessible (saatavilla olevaa/saavutettavaa), interoperable (yhteentoimivaa) ja reusable (uudelleenkäytettävää). FAIR saatetaan ymmärtää myös tarkoittavan samaa kuin avoin (tutkimus)data. Päällekkäisyydestään huolimatta käsitteet ovat kuitenkin erillisiä: avoin data viittaa datan avoimuuden toimintakulttuuriin ja FAIR niihin konkreettisiin ja teknisluonteisiin toimenpiteisiin, jotka mahdollistavat ja edesauttavat tutkimusdatan jakamista ja uudelleenkäytettävyyttä. Tällaisia ovat esimerkiksi kattava metadata, avoimet työkalut, yhteiset käsitteet ja sanastot tai käyttöoikeuksien määrittely ja ilmaiseminen. Esimerkkinä yksittäisestä FAIR-toimenpiteestä on pysyvän tunnisteen (kuten DOI tai URL) antaminen datalle ja/tai sitä kuvaavalle metadatalle, jolloin kyseinen data tai metadata voidaan paikantaa (findable).

FAIR-toimenpiteiden painotus on tutkimusdatan konelöydettävyyden ja yhteentoimivuuden optimoimisessa. FAIR-toimenpiteet on julkaistu vuonna 2016 artikkelissa ”The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship” (Wilkinson et al. 2016, Scientific Data 3). Artikkelin myötä puhutaan yleisesti FAIR-periaatteista, ja nykyään myös useat tutkimusrahoittajat kannustavat tutkijoita käsittelemään tutkimusdataa periaatteiden mukaisesti. Esimerkiksi Suomen Akatemian ohjeistuksessa mainitaan, että ”DMP:n kirjoittaminen ohjaa noudattamaan FAIR-periaatteita (Findable, Accessible, Interoperable ja Re-usable), mikä lisää tutkimusaineistojen ja -datan uudelleenkäyttöä sekä lisää projektisi näkyvyyttä”.

FAIR-periaatteita voi noudattaa, vaikka tiettyä datasettiä ei voitaisikaan avata uudelleenhyödynnettäväksi. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, että kun käyttöoikeuksia on rajattava tietosuojaan liittyvistä syistä, se kerrotaan selkeästi metatiedoissa ja/tai osana ns. Data Availability Statement-dokumenttia (ks. lisätietoja sivuston osiosta Aineistonhallinta tutkimuksen päättyessä).

FAIR-periaatteita sovelletaan tutkimusdataa laajemmin myös niihin digitaalisiin objekteihin, jotka ovat johtaneet tiettyyn tutkimusdatasettiin (Wilkinson et al. 2016). Näihin digitaalisiin objekteihin luetaan muun muassa algoritmit, työvuot, koodit ja ohjelmistot. Tämän laajennuksen ja kattavuuden tärkeys kuvastuu siinä, että kaikki tutkimusprosessin osiot tulisi olla saatavilla läpinäkyvyyden ja tulosten toistettavuuden ja/tai varmistettavuuden mahdollistamiseksi.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

FAIR-periaatteet suomeksi | Fairdata.fi. <https://www.fairdata.fi/tietoa-fairdatasta/fair-periaatteet/> (käyty 2022-06).

The FAIR Data Principles | Force11 - The Future of Research Communications and e-Scholarship. <https://force11.org/info/the-fair-data-principles/> (käyty 2022-06). 

FAIR-Aware | DANS - Data Archiving and Networked Services. Työkalu FAIR-periaatteisiin tutustumisen avuksi. <https://fairaware.dans.knaw.nl/> (käyty 2022-06).

Wilkinson, M., Dumontier, M., Aalsbersberg J. J. et al. (2016). The FAIR guiding principles for scientific data management and stewardship. Scientific Data. Vol 3. <http://dx.doi.org/10.1038/sdata.2016.18>

Aineistonhallintasuunnitelma eli Data Management Plan (DMP)

Aineistonhallintasuunnitelma on tutkimussuunnitelmaa täydentävä dokumentti, jossa kuvataan aineistonhallinnan toimenpiteet. Aineistonhallintasuunnitelman avulla tutkija voi hahmottaa tutkimusdatan koko elinkaaren, vähentää dataan liittyviä riskejä sekä varmistaa tutkimusaineiston eettisen, turvallisen ja tehokkaan käytön tutkimuksen aikana ja sen jälkeen.

Aineistonhallintasuunnitelman tärkeimmät suuntaviivat ja periaatteet tulee miettiä jo ennen projektin alkua, ja suunnitelma täsmentyy tutkimushankkeen aikana. Itä-Suomen yliopiston julkaisu- ja datapolitiikka edellyttääkin aineistonhallintasuunnitelman laatimista tutkimuksen suunnitteluvaiheessa.

Myös rahoittajilla saattaa olla omia vaatimuksiaan aineistonhallintasuunnitelmaan liittyen. Jos rahoittaja edellyttää tutkijan tai tutkimushankkeen kotiorganisaation jollain tavoin hyväksymää aineistonhallintasuunnitelmaa, UEF Datatuella on tätä varten DMP-kommentointipalvelu. UEF Datatuki järjestää myös aineistonhallintasuunnitelmien tekemiseen valmistavia työpajoja. Katso lisätietoja tämän verkkosivuston osiosta Aineistonhallinnan koulutukset ja materiaalit. 

Aineistonhallintapolitiikka eli Data Management Policy (DMPol)

Tutkimusinfrastruktuurit muodostavat keskeisen osan tutkimusaineiston tuottamisessa, ja yksittäiset infrastruktuurit voivat myös muodostua esimerkiksi jo olemassa olevista aineistokokoelmista. Aineistonhallintapolitiikka on dokumentti, joka ohjaa tutkimusinfrastruktuuria hyödyntävien osapuolien (esim. tutkijat, tekninen henkilöstö, asiakkaat) aineistonhallintaa.  

Tutkimusinfrastruktuurin tarjoamaa aineistonhallintapolitiikkaa voidaan hyödyntää yksittäisten hankkeiden aineistonhallintasuunnitelman laatimisessa. Tutkimusinfrastruktuureista tulee kuvata aineistonhallinnan pääperiaatteet, kuten tieto infralla tuotetun tai sen koostavan datan määrästä ja tyypistä, käyttöoikeuksista ja tallennusmahdollisuuksista.

UEF Datatuen DMP-kommentointipalvelu sisältää myös DMPol-kommentoinnin. UEF Datatuki on kehittämässä materiaalia ja koulutusta aineistonhallintapolitiikan tekemisen tueksi. Päivitämme uusia ohjeistuksia tämän verkkosivuston osioon Aineistonhallinnan koulutukset ja materiaalit. 

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Aineistonhallintasuunnitelma (DMP)

Guidelines for Writing a Data Management Plan |UEFin englanninkieliset ohjeet aineistonhallintasuunnitelmaan rinnakkain kansallisen DMP ohjeen kanssa. UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia; käyty 2022-10). 

Kansallinen aineistonhallintasuunnitelman ohje. Kansallinen yleisohje vuodelta 2021 (suomen-, englannin- ja ruotsinkieliset versiot). <https://zenodo.org/record/5242629#.YtFAJIRByUk> (käyty 2022-07). 

Suomen Akatemian aineistonhallintasuunnitelma. Rahoittajakohtainen (suomenkielinen) ohjeistus Suomen Akatemian verkkosivulla. <https://www.aka.fi/tutkimusrahoitus/hae-rahoitusta/nain-haet-rahoitusta/ohjehakemisto/aineistonhallinta/aineistonhallintasuunnitelma/> (käyty 2022-07).

Täydentävä ohjeistus sensitiivisille aineistoille.  Lisäohjeistus arkaluonteisen ja luottamuksellisen tutkimusaineiston hallinnan suunnitteluun vuodelta 2019 (suomen-, englannin- ja ruotsinkieliset versiot). <https://zenodo.org/record/3247282#.YtFeb4RByUn> (käyty 2022-07).

Yleisiä ohjeita

Aineistonhallinnan perusteet, UEF koulutusmateriaali |UEF Datatuen tuottama henkilöstökoulutussarja. UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia; käyty 2022-10).

Aineistonhallinnan suunnittelu. Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001). <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/aineistonhallinta/> (käyty 2022-07). 

Aineistonhallintapolitiikka (DMPol)

Aineistonhallintapolitiikka - FIRI. Suomen Akatemian DMPol ohjeistus (englanninkielinen). <https://www.aka.fi/tutkimusrahoitus/hae-rahoitusta/nain-haet-rahoitusta/ohjehakemisto/aineistonhallinta/aineistonhallintasuunnitelma---firi/> (käyty 2022-10).

Itä-Suomen yliopiston tutkimusinfrastruktuurit | Tietoa UEF tutkimusinfrastruktuureista ja niiden kehittämisohjelmasta. <https://www.uef.fi/fi/tutkimusinfrastruktuurit> (käyty 2022-07).

Kuusniemi, M.E., Siipilehto, L., Ojanen, M., Korhonen, T., Manninen, S., Leskinen P., Ellmén, U., Särkioja M. (2022) Data management policy (DMPol) template for research infrastructures. Zenodo. <https://doi.org/10.5281/zenodo.6336720>. 

DMPTuuli on nettiselainpohjainen työkalu aineistonhallintasuunnitelman ja aineistonhallintapolitiikan kirjoittamiseen. Työkalu on avoimesti jokaisen tutkijan ja tutkimusryhmän käytössä. DMPTuuli on räätälöity suomalaisten tutkimusorganisaatioiden tarpeisiin Digital Curation Centren (UK) avoimen lähdekoodin DMPonline-työkalun pohjalta.

DMPTuuli sisältää rahoittaja- ja organisaatiokohtaisia ohjeita ja suunnitelmapohjia. Sieltä löytyvät muun muassa valmiit pohjat Suomen Akatemian, Suomen Kulttuurirahaston ja Euroopan komission Horizon Europe -ohjelman aineistonhallintasuunnitelmille. Lisäksi DMPTuulissa on pohja Suomen Akatemian FIRI-haun aineistonhallintapolitiikalle (DMPol).

Tarvittavat ohjeet voi valita heti suunnitelman kirjoittamisen aluksi. Suunnitelman voi jakaa, ja sitä voi kirjoittaa yhdessä toisten tutkijoiden kanssa. Lisäksi sen näkyvyyden voi määrittää joko yksityiseksi, organisaatiokohtaiseksi tai julkiseksi. Valmiin aineistonhallintasuunnitelman voi tallentaa tiedostona haluamassaan muodossa (esimerkiksi docx, pdf).

Tutustu työkaluun:

DMPTuuli-työkalu | Linkki johtaa verkkosivulle, jolta pääset kirjautumaan työkalun suomenkieliseen versioon. Kielen voi vaihtaa englanniksi. Kirjautuminen onnistuu joko oman organisaation tunnuksilla (esim. UEF-tunnukset) tai rekisteröitymällä erikseen.

Aineistonhallinta ei synny itsestään. Siihen tarvitaan vähintäänkin aikaa ja ehkäpä myös erityistä osaamista ja rahaa. Näitä tarpeita arvioidaan jo tutkimusta suunniteltaessa. Realistinen resurssisuunnittelu auttaa tutkimuksen aikana ja sen jälkeen, kun esimerkiksi tutkimusaineiston julkaiseminen tai säilyttäminen tulevat ajankohtaisiksi. 

Jo itse aineistonhallinnan suunnitteluun varattava aika on osa resursointia. Muutoin resursoinnin apuna voi käyttää jaottelua, jossa arvioidaan ajan, osaamisen ja rahan tarve tutkimusaineiston 

• keruussa (uudelleenkäyttö, laitevaatimukset, järjestely, prosessointi, tutkimusluvat jne.), 
• kuvailussa ja dokumentoinnissa, 
• tutkimuksenaikaisessa tallentamisessa, jakamisessa ja tietoturvassa, 
• julkaisemisessa tutkimusjulkaisun yhteydessä (ml. anonymisointi tai 
• tutkimuksenjälkeisessä säilyttämisessä (ml. anonymisointi). 

Verkosta löytyy erinomaisia ja yksityiskohtaisempia vinkkejä ja lisäapua resursointiin (esim. Utrechtin yliopiston Costs of data management -sivusto tai UK Data Servicen Costing-sivusto).  

Resursoinnissa on muistettava tarkistaa rahoittajan ehdot, sillä ne eivät välttämättä myönnä erikseen rahoitusta tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen kuluihin. Esimerkiksi Suomen Akatemian ehdoissa todetaan, että pääsääntöisesti nuo kulut kuuluvat tutkimushankkeen suorituspaikan yleiskustannuksiin.  

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Costing - Costing data management for your research | UK Data Service. <https://ukdataservice.ac.uk/learning-hub/research-data-management/plan-to-share/costing/> (käyty 2022-10).

Costs of data management | Research Data Management Support, Utrecht University. <https://www.uu.nl/en/research/research-data-management/guides/costs-of-data-management#datamanagementcosts> (käyty 2022-10). 

Hyvä tieteellinen käytäntö (HTK) on tieteenteon ytimessä ja ohjaa vastuullista tutkimusaineistonhallintaa jo suunnitteluvaiheesta alkaen. Yleisenä periaatteena voidaan mainita huolellisuus ja tarkkuus tutkimustyössä, mikä toimintatapojen tasolla tarkoittaa esimerkiksi tutkimusaineiston asianmukaista tallentamista kansiorakenteineen ja suojaustasoineen, käyttöoikeuksista sopimista ja mahdollisuuksien mukaan toteutettua aineistojen avaamista. Hyvää tieteellistä käytäntöä noudattavilla toimenpiteillä minimoidaan siten riskejä, edistetään tutkimustulosten arviointia ja ehkäistään vilpillistä toimintaa.  

Hyvän tieteellisen käytännön keskeisiin toimintatapoihin kuuluvat niin ikään eettiset ja lainsäädännölliset seikat. Ne vaikuttavat aina aineistonhallintaa eli siihen, miten tutkimusaineistoa kerätään ja käsitellään, millaisia oikeuksia aineiston liittyy, missä aineistoa voi säilyttää, miten ja kenelle aineistoa voi jakaa. Erityisesti henkilötietojen ja niihin liittyvän tietosuojan kohdalla on oltava tarkkana, sillä henkilötiedon määrittely ei välttämättä ole aina yksinkertaista (ks. alla kohta Henkilötieto ja arkaluonteinen henkilötieto).   

Tarvittaessa on haettava tutkimuslupa tai huolehdittava eettisestä ennakkoarvioinnista. Itä-Suomen yliopistossa eettisen ennakkoarvioinnin tekee joko yliopiston tutkimuseettinen toimikunta (ei-lääketieteellinen tutkimus ihmistieteissä) tai alueellinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta – Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (lääketieteellinen ja terveystieteellinen tutkimus). Fimea valvoo puolestaan kliinistä lääketutkimusta. Eettinen ennakkoarviointi tehdään ennen aineistonkeruuta.

Eettisen ennakkoarvioinnin ohella tietyntyyppiset kriteerit täyttävä tutkimus voi myös vaatia tutkimusluvan. Esimerkiksi Kuopion yliopistollisessa sairaalassa (KYS) tehtävään lääketieteelliseen tutkimukseen tai vaikkapa muuntogeenisiä organismeja (GMO) käyttävään tutkimukseen tarvitaan omat lupansa. 

Itä-Suomen yliopisto on sitoutunut noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä ja tutkimuseettisen neuvottelukunnan laatimia ohjeistuksia tutkimustoiminnassaan. Tutkimuseettinen vastuu on ensisijaisesti tutkijalla.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Yleistä

Lääketieteellisen tutkimuksen etiikkaa | Lääkäriliiton ja Suomen Hammaslääkäriliiton ylläpitämällä verkkosivustolla kerrotaan kootusti lääketieteellisen tutkimukseen kohdistuvat eettiset vaatimukset. Sivustolla on avoimesti saatavilla Suomen Lääkäriliiton julkaisu Lääkärin etiikka (ks. alla). <https://www.laakariliitto.fi/laakarin-etiikka/koulutus-ja-tutkimus/laaketieteellisen-tutkimuksen-etiikkaa/> (käyty 2022-10).

Lääkärin etiikka (8. painos). Suomen Lääkäriliitto. Painotalo Plus Digital Oy, Lahti 2021 <https://www.laakariliitto.fi/laakarin-etiikka/julkaisu/> (käyty 2022-10).

Tutkimusetiikka (UEF) | Sivustolle on koottu tietoa Itä-Suomen yliopiston hyvän tieteellisen käytännön periaatteista sekä tutkimuseettisen toimikunnan toiminnasta <https://www.uef.fi/fi/tutkimusetiikka> (käyty 2022-10).

Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK) | TENK on opetus- ja kulttuuriministeriön asiantuntijaelin, joka edistää hyvää tieteellistä käytäntöä, ennaltaehkäisee tiedevilppiä sekä edistää tutkimusetiikkaa koskevaa keskustelua ja tiedotusta. <https://www.tenk.fi/fi> (käyty 2022-10).

Vastuullinen tiede | Verkkosivusto yhdistää Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ja sen yhteydessä toimivien tutkimuksen tukielimien toimintoja ja viestintää. Sivustolta pääsee Avoimen tieteen koordinaation, Julkaisufoorumin (JUFO), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) omille sivuille. <https://www.vastuullinentiede.fi/fi> (käyty 2022-10).

Ennakkoarvioinnit, luvat

Geenitekniikan lautakunta (GTLK) | Lautakunta toimii sosiaali- ja terveysministeriön yhteydessä, ja verkkosivustolla tarjotaan lisätietoja geenitekniikkalakiin liittyvistä asioista ja lautakunnan kokousajoista. <https://geenitekniikanlautakunta.fi/etusivu> (käyty 2022-10).

Ihmiseen kohdistuvan tutkimuksen eettiset periaatteet ja ihmistieteiden eettinen ennakkoarviointi Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohje 2019. Toimituskunta Iina Kohonen, Arja Kuula-Luumi ja Sanna-Kaisa Spoof. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan julkaisuja 3/2019 (toinen, uudistettu painos). <https://tenk.fi/sites/default/files/2021-01/Ihmistieteiden_eettisen_ennakkoarvioinnin_ohje_2020.pdf> (käyty 2022-10).

Kliinisten lääketutkimusten valvonta (Fimea) | Sivustolla ohjeistetaan kliinisten lääketutkimusten lupahakemuksissa. <https://www.fimea.fi/valvonta/kliiniset_laaketutkimukset> (käyty 2022-10).

Yliopiston tutkimuseettisen toimikunnan ohjeet | UEFin tutkimuseettisen toimikunnan ohjeissa kerrotaan, milloin tutkimus tarvitsee eettisen ennakkoarvioinnin, ja ohjeistetaan lausuntopyynnön hakuun UEFissa. <https://www.uef.fi/fi/tutkimusetiikka#accordion-2613> (käyty 2022-10).

Tutkimuseettiset toimikunnat (UEF, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri)

Alueellinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta | Sivustolla on tietoa Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin alueellisen lääketieteellisen tutkimuseettisen toimikunnan tehtävistä ja kokousajoista, tutkimuseettisen toimikunnan ohjeet tutkijoille ja mm. linkki esitykseen, jossa kuvataan tutkimuseettisen toimikunnan lausuntohakemusprosessi. <https://www.psshp.fi/alueellinen-laaketieteellinen-tutkimuseettinen-toimikunta> (käyty 2022-10).

Itä-Suomen yliopiston tutkimuseettinen toimikunta | UEFin Tutkimusetiikka-sivustolta löytyy ihmisiin kohdistuvien ei-lääketieteellisten tutkimushankkeiden eettisyyttä arvioivan tutkimuseettisen toimikunnan tietoja (toimintakertomus, toimikunnan jäsenet, kokousaikataulut). <https://www.uef.fi/fi/tutkimusetiikka#paragraph-2607> (käyty 2022-10).

Tieteellisen tutkimuksen vapaus turvataan perustuslaissa (16 §), Euroopan unionin perusoikeuskirjassa (13 artikla) ja yliopistolaissa (6 §).  Tämä tarkoittaa, että tieteellisessä tutkimuksessa tutkija saa vapaasti valita tutkimuskohteensa ja tutkimusmetodinsa.  

Lainsäädännössä kuitenkin asetetaan tutkimukselle myös rajoja, mitkä näkyvät erityisesti tutkimusaineistojen kohdalla. Eri tutkimusaloilla ja -aineistoilla on lukuisia tutkimuksen tekoon liittyviä säädöksiä (säädöksillä viitataan lakeihin, asetuksiin, direktiiveihin tai velvoittaviin määräyksiin). Alla olevissa osiossa tarjotaan yleistä tietoa keskeisimmistä säädöksistä ja niiden vaikutuksesta tutkimusaineistojen hallintaan erityisesti tietosuojan kannalta.  

Yleisenä huomiona voisi todeta, että tieteellisessä tutkimuksessa voidaan käyttää tutkimusaineistona sellaista aineistoa ja tietoa, joka muutoin on luokiteltu salaiseksi tai suojatuksi. Esimerkiksi viranomaisen salassa pidettäviä asiakirjoja voidaan antaa tutkimuskäyttöön (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli Julkisuuslaki 27 § ja 28 § 2 momentti). Toisaalta tutkimukseen liittyvät asiakirjat luokitellaan itsessään salassa pidettäviksi silloin, kun ne kuuluvat viranomaisen toimintaan ja sitä määrittävään julkisuusperiaatteeseen (Julkisuuslaki 24 § 21 kohta). Tällöin esimerkiksi tutkimussuunnitelma on salassa pidettävä silloin, kun se kuuluu yliopiston toiminnan asiakirjoihin.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Niemelä, Tarja 2021. Tutkimuksen vapaus – poimintoja tuomioistuinten ratkaisuista. Blogikirjoitus Professoriblogissa 7.4.2021. < https://blogi.professoriliitto.fi/tarja-niemela/tutkimuksen-vapaus-poimintoja-tuomioistuinten-ratkaisuista/> (käyty 2022-10). 

Vastuullinen tiede | Verkkosivusto yhdistää Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) ja sen yhteydessä toimivien tutkimuksen tukielimien toimintoja ja viestintää. Sivustolta pääsee Avoimen tieteen koordinaation, Julkaisufoorumin (JUFO), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) omille sivuille. <https://www.vastuullinentiede.fi/fi> (käyty 2022-10). 

Väliverronen, E. & Ekholm, K. (toim.) 2020. Tieteen vapaus & tutkijan sananvapaus.  Vastapaino, Tampere.

Tietosuoja ja tietoturva

Tietosuoja liittyy henkilötietojen suojaan ja kuuluu yksilön perusoikeuksiin. Tietosuoja osoittaa, milloin ja miten henkilötietoja saa käsitellä. Henkilötietojen määrittelyä ja niiden käsittelyyn liittyviä rooleja ja toimenpiteitä on käyty läpi myöhemmin tällä sivustolla osiossa Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely.

Tietoturva on yksi keino toteuttaa tietosuojaa. Tietoturvan toimenpiteillä suojataan itse tietoa ja tietojärjestelmiä. Koska digitaalisessa toimintaympäristössä tekniset toimenpiteet ovat tärkeässä roolissa, organisaatioiden IT-osastojen toiminta korostuu tietoturva-asioissa.

GDPR eli tietosuoja-asetus

Tietosuoja liittyy henkilötietojen suojaan ja kuuluu yksilön perusoikeuksiin. Tietosuoja osoittaa, milloin ja miten henkilötietoja saa käsitellä. Keskeiset säädökset ovat tietosuojalaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR (The EU General Data Protection Regulation). Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötietojen käsittely on sallittu ns. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen perusteella (Tietosuojalaki 4 §; Tietosuoja-asetus 6 artikla, 1 e kohta). Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolla on kerrottu tietosuojalainsäädännöstä enemmän myös tieteellisen tutkimuksen näkökulmasta. 

GDPR:n mukaan henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti (ks. alla Henkilötieto ja arkaluonteinen henkilötieto). Tällaista henkilöä kutsutaan myös rekisteröidyksi  ja useamman henkilötiedon joukkoa rekisteriksi. GDPR:ää ei sovelleta henkilötietoihin, jotka ovat peräisin kuolleesta henkilöstä. Arkaluonteisen henkilötiedon kohdalla on kiinnitettävä erityistä huomioita aineiston käyttöoikeuksiin ja tallennusratkaisuihin: kenen on päästävä aineistoon, mitä he voivat sillä tehdä ja kuinka kauan aineiston on oltava saatavilla. 

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Tietosuojasta yleisesti 

Itä-Suomen yliopiston tietosuojapolitiikka | UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia). 

Tieteellinen tutkimus ja tietosuoja | Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita ja ajantasaista tietoa tietosuojasta tieteellisen tutkimuksen kohdalla. <https://tietosuoja.fi/tieteellinen-tutkimus> (käyty 2022-10). 

Tietosuoja | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuston tietosuojaosio. <https://tietosuoja.fi/tietosuoja> (käyty 2022-10). 

Tietosuojaperiaatteet |Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuston ohjeita organisaatioille. <https://tietosuoja.fi/tietosuojaperiaatteet> (käyty 2022-09). 

UEF tietosuoja ja henkilötietojen käsittely | UEFin ohjeita, UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia). 

Lainsäädäntöä 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (tietosuoja-asetus tai GDPR). Virallisesti: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?qid=1528874672298&uri=CELEX%3A02016R0679-20160504> (käyty 2022-10). 

Lainsäädäntöä | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla tietoa tietosuojaan liittyvästä lainsäädännöstä. <https://tietosuoja.fi/lainsaadanto> (käyty 2022-10). 

Tietosuojalaki (1050/2018) | Finlex <https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050> (käyty 2022-09).

Lääketieteellistä ja terveystieteellistä tutkimusta säädellään lukuisin säädöksin, joista keskeinen on laki lääketieteellisestä tutkimuksesta eli ns. tutkimuslaki. Siinä lain soveltamisalaksi määritellään lääketieteellinen tutkimus, jossa puututaan ihmisen tai ihmisen alkion taikka sikiön koskemattomuuteen ja jonka tarkoituksena on lisätä tietoa terveydestä, sairauksien syistä, oireista, diagnostiikasta, hoidosta, ehkäisystä tai tautien olemuksesta yleensä  ja joka ei ole kliininen lääketutkimus siten kuin kliininen lääketutkimus on määritelty lääketutkimusasetuksessa (tutkimuslaki 2 § 1 kohta). Tällaisessa tutkimusasetelmassa tutkimuslaki koskee myös hoito- ja terveystieteellistä, liikuntatieteellistä ja ravitsemustieteellistä tutkimusta.

Lääketutkimusta säätelee uusi laki kliinisestä lääketutkimuksesta. Muuttuneen lain myötä lääketutkimuksia ei enää määritellä lääketieteelliseksi tutkimukseksi.

Lääketieteellisessä tutkimuksessa noudatettavia keskeisiä lakeja ovat myös esim. potilaslaki (785/1992), potilasvakuutuslaki (948/2019), geenitekniikkalaki (377/1995) ja -asetus (928/2004), laki ihmisen elinten ja kudosten lääketieteellisestä käytöstä (kudoslaki 101/2001) ja biopankkilaki (688/2012). Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä eli toisiolaki on syytä nostaa erikseen esille, sillä se on voimaantulonsa jälkeen muuttanut rekisteriaineistojen tutkimuskäytön toimenpideratkaisuja merkittävästi.

Toisiolaki eli Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä

Toisiolain tavoitteena on mahdollistaa sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa sekä sosiaali- ja terveysalan ohjaus-, valvonta-, tutkimus- ja tilastotarkoituksessa tallennettujen henkilötietojen tehokas ja tietoturvallinen käsittely sekä niiden yhdistäminen Kansaneläkelaitoksen, Digi- ja väestötietoviraston, Tilastokeskuksen ja Eläketurvakeskuksen henkilötietoihin. Toisiolaki määrittää sosiaali- ja terveysdatan luovuttamista ja käyttöä tutkimuksessa.

Findata toimii toisiolain mukaisena tietolupaviranomaisena. Findata laskuttaa datan poiminnasta, käsittelystä ja säilyttämisestä. Tutkimusta suunniteltaessa erityistä huomiota on syytä kiinnittää lupaprosessin käsittelyn ja tietoaineiston toimitukseen varattavaan aikaan sekä lupa- ja aineistokustannuksiin.

Findatan palveluihin kuuluvat

• lupapalvelu (myöntää tietolupia yksilötasoiseen aineistoon ja tekee päätöksiä tietopyyntöihin eli tilastotasoisen aineiston saamiseksi),
• aineistopalvelu (kokoaa rekisteriaineiston rekisterinpitäjiltä, esikäsittelee aineiston, konvertoi ja yhdistää luvansaajan oman aineiston),
• tietoturvallinen etäkäyttöympäristö (pseudonymisoitu yksilötasoinen aineiston käsittelyyn sopiva tietoturvallinen ympäristö, jossa on käytettävissä keskeisimmät aineiston analysointiin tarvittavat ohjelmistot).

Findata palvelee sähköpostitse osoitteessa info@findata.fi ja puhelimitse numerossa 029 524 6500. Toisiolaista voi lukea lisää myös UEF Kirjaston sivustolta.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Yleistä

Lääketieteellisen tutkimuksen etiikkaa | Lääkäriliiton ja Suomen Hammaslääkäriliiton ylläpitämällä verkkosivustolla kerrotaan kootusti lääketieteellisen tutkimukseen kohdistuvat eettiset vaatimukset. Sivustolla on avoimesti saatavilla Suomen Lääkäriliiton julkaisu Lääkärin etiikka (ks. alla). <https://www.laakariliitto.fi/laakarin-etiikka/koulutus-ja-tutkimus/laaketieteellisen-tutkimuksen-etiikkaa/> (käyty 2022-10).

Tukija | Valtakunnallinen lääketieteellinen tutkimuseettinen toimikunta. <https://www.tukija.fi/> (käyty 2022-10).

Lainsäädäntöä 

Laki kliinisestä lääketutkimuksesta (983/2021) | Finlex <https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2021/20210983> (käyty 2022-10).

Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) eli tutkimuslaki | Finlex <https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990488> (käyty 2022-10).

Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019) eli toisiolaki | Finlex <https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190552> (käyty 2022-10).

Toisiolaki | Lisätietoa toisiolaista ja sen vaikutuksista tieteelliseen tutkimukseen UEF Kirjaston sivuilla. <https://www.uef.fi/fi/kirjasto/toisiolaki> (käyty 2022-10). 

Tutkimusaineistonhallinnan toimenpiteitä suunniteltaessa ja niitä toteutettaessa aineistojen sisältämien tietojen luokittelu on ensiarvoisen tärkeää siitä näkökulmasta, ovatko tiedot julkisia, jollain tavoin rajattuja vai jopa salaisia. Edellä on ollut puhetta henkilötiedoista, mutta aineistot voivat sisältää muunkinlaista tietoa, joka määritellään luottamukselliseksi tai salaiseksi.

Eliölajien esiintymistä koskeva tieto on pidettävä salassa silloin, kun eliölaji on rauhoitettu, uhanalainen tai se on herkkä paikallisille häiriöille. Samoin pääsyä tietoihin eliölajista voidaan rajoittaa bioturvallisista syistä, esimerkiksi jos kyseessä on kasvi- tai eläintauti, joka uhkaa muiden eliöiden terveyttä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli Julkisuuslaki 24 § 14 kohta).

Muita julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi maanpuolustukseen liittyvät tiedot, liikesalaisuudet sekä sellaiset tiedot, jotka voivat aiheuttaa elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa (Julkisuuslaki 24 § 10; 20 kohta).

Lisätietoa, lähteet ja linkit

ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä, Tuuliprojekti. Täydentävä ohje arkaluonteisia tietoja sisältävän datan hallintaan 2019. Additional instructions for planning the management of sensitive and confidential data 2019. Zenodo. <https://doi.org/10.5281/zenodo.3247282> (käyty 2022-09).

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaki | Finlex <https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621#L7P26> (käyty 2022-10). 

Sensitiivisen lajitiedon käsittely Suomen Lajitietokeskuksessa | Ohjeita eliölajitietojen julkaisemisesta sitä koskevasta lainsäädännöstä Laji.fi verkkosivuilla. <https://laji.fi/about/709> (käyty 2022-09).

Services for Sensitive Data | CSC:n verkkosivustolla oleva listaus sen tuottamista sensitiivisen datan tallennus- ja siirtopalveluista sekä ohjeistusta datan salaamiseen (encryption). <https://research.csc.fi/sensitive-data> (käyty 2022-09).

Mikä on henkilötietoa ja sen käsittelyä?

Tutkimusta suunniteltaessa on tärkeää selvittää, tullaanko tutkimuksessa käsittelemään henkilötietoja missään tutkimuksen vaiheessa. Käsittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin liittyvää toimenpidettä, kuten henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, järjestämistä, jakamista tai tuhoamista. Vaikka itse tutkimus ei kohdistuisikaan suoraan ihmisiin, vaan vaikkapa jonkin eliölajin levinneisyyteen mutta tietoa kerätään haastatteluin, tutkimuksessa käsitellään henkilötietoa. 

Henkilötiedot ovat joko suoria tai epäsuoria tunnisteita, joiden perusteella ihminen voidaan tunnistaa. Suoria tunnisteita ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ääni, kuva, nimenmukainen sähköpostiosoite tai sormenjälki. Epäsuoria tunnisteita puolestaan ovat esimerkiksi kotikunta, ikä, ammatti, paino tai sukupuoli, joiden perusteella ihmistä ei yksistään voi tunnistaa, mutta joita yhdistelemällä tunnistaminen on mahdollista. Yksilö voidaan vaikkapa tunnistaa sellaisesta joukosta, joka on lähtökohtaisesti pieni ja tarkoin rajattu (esim. "18-vuotiaat x-kunnan kunnanvaltuutetut"). Siksi on tärkeä käydä läpi tutkimuksessa kerättyjen ihmisiin liittyvien tietojen luonne, sillä yksityiskohtaista henkilötietojen listaa ei voi laatia.

Erikseen on vielä syytä mainita rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot, joita saa lähtökohtaisesti käsitellä vain viranomaisen valvonnan alla. Tällaisten tietojen käsittely on kuitenkin sallittu EU:n tai sen jäsenvaltion kansallisessa laissa, jossa on säädetty asianmukaiset suojaustoimet henkilön oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi (tietosuoja-asetus 10 artikla). Tietosuojalaissa (7 § 1 mom. 2 kohta) sallitaankin rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten.

Mikä on arkaluonteista eli erityistä henkilötietoa?

Jos tutkimuksessa käsitellään ns. arkaluonteisia eli GDPR:n termein erityisiä henkilötietoja, niiden käsittely vaatii erityistä huomioita. Arkaluonteisia tietoja kutsutaan toisinaan myös sensitiivisiksi tiedoiksi.

Arkaluonteisiksi tiedoiksi luokitellaan sellaiset henkilötietoryhmät, joista käy ilmi  

• etninen tai rodullinen alkuperä, 
• poliittiset mielipiteet, 
• uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset, 
• ammattiliiton jäsenyys, 
• geneettiset tai biometriset tiedot (yksilön tunnistamista varten), 
• terveystiedot tai 
• seksuaalinen suuntautuminen tai seksuaalinen käyttäytyminen. 

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua vain poikkeustapauksissa. Tällaisia poikkeuksia ovat esimerkiksi tapaukset, joissa rekisteröity eli henkilö, jonka tietoja käsitellään, on antanut suostumuksen kyseisten tietojen käsittelyyn, rekisteröity on itse saattanut tiedot julkiseksi, käsittely on yleisen edun nimissä tarpeen kansanterveydellisin perustein tai käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisen arkistoinnin, tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastollisin tarkoituksen nimissä (tietosuoja-asetus 9 artikla). Myös tietosuojalaissa huomioidaan arkaluonteisten tietojen käsittelyn mahdollisuus tieteellisessä tutkimuksessa (6 § 7 kohta).

Lisätietoa, lähteet ja linkit

ATT aineistonhallinnan ohje sensitiivisille aineistoille -työryhmä, Tuuliprojekti. Täydentävä ohje arkaluonteisia tietoja sisältävän datan hallintaan 2019. Additional instructions for planning the management of sensitive and confidential data 2019. Zenodo. <https://doi.org/10.5281/zenodo.3247282> (käyty 2022-09). 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (tietosuoja-asetus tai GDPR). Virallisesti: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?qid=1528874672298&uri=CELEX%3A02016R0679-20160504> (käyty 2022-10).

EU yleinen tietosuoja-asetus. "Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely" (artikla 9) | Privacy Regulation EU verkkosivuilla tiivistetty artikla 9. <https://www.privacy-regulation.eu/fi/index.htm> (käyty 2022-09).

Mikä on henkilötieto? Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001) <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/aineistonhallinta/> (käyty 2022-09).

Services for Sensitive Data | CSC:n verkkosivustolla oleva listaus sen tuottamista sensitiivisen datan tallennus- ja siirtopalveluista sekä ohjeistusta datan salaamiseen (encryption). <https://research.csc.fi/sensitive-data> (käyty 2022-09). 

Tietosuojalaki (1050/2018) | Finlex <https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050> (käyty 2022-09). 

UEF ohjeita henkilötietojen käsittelyyn | UEF Heimo, sisäinen verkkko (edellyttää UEFin tunnuksia).

Henkilötietoihin kuuluu keskeisesti se, että niiden perusteella henkilö on tunnistettavissa. Henkilötietoa voidaan kuitenkin käsitellä tai kerätä siten, että henkilöä ei voida tunnistaa. Tällöin puhutaan pseudonymisoidusta tai anonymisoidusta datasta ja henkilöryhmien kohdalla aggregoidusta datasta. 

Pseudonymisoidusta datasta on poistettu tyypilliset henkilötunnisteet, ja henkilöön viitataan pseudonyymillä (peitenimi, alias, väärä nimi). Pseudonyymi voi koostua vaikkapa henkilölle annetusta satunnaisesti tuotetusta numerosarjasta. Pseudonyymin avulla samasta yksilöstä voidaan kerätä dataa ilman, että tämän henkilöllisyyttä kirjataan mihinkään, mutta pseudonymisoitu yksilö pystytään kuitenkin periaatteessa vielä tunnistamaan. Tämä on mahdollista, kun numerosarjan koodiavain – joka tulee säilyttää erittäin huolellisesti ja tietoturvallisesti – on käytettävissä. Toisin sanoen, niin kauan kuin yhdelläkin tutkijalla tai muulla henkilöllä on avain henkilötiedon palauttamiseen, dataa pidetään henkilötietona. 

Anonymisoitu data on käsitelty siten, että henkilöitä ei voida enää tunnistaa datasta eli se ei enää sisällä suoria tunnisteita tai sellaista yhdistelmää epäsuoria tunnisteita, jotka mahdollistaisivat henkilön tunnistamisen. Jos pseudonymisointi tehdään siten, että henkilön uudelleentunnistamisesta tulee mahdotonta, voidaan dataa pitää anonymisoituna. 

Aggregoimisella tarkoitetaan prosessia tai tilastotieteen menetelmää, jossa tietoa yhdistetään laajemmiksi kategorioiksi tai ryhmiksi esimerkiksi iän perusteella (ns. yhdistelmätieto). Käsittelyn tuloksena ei ole enää henkilötietoa vaan aggregoitua tietoa, joka kuvaa henkilöryhmää eikä yksittäistä, tunnistettavaa henkilöä.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Amnesia Anonymization Tool | OpenAire EU:n tuottaman anonymisointityökalu, jonka voi ladata verkosta ilmaiseksi (englanniksi) <https://amnesia.openaire.eu/> (käyty 2022-09). 

EU yleinen tietosuoja-asetus (tietosuoja-asetus tai GDPR). Aggregoitu data (89 artikla 162 kohta) | Privacy Regulation EU -verkkosivuilla tiivistetty kohta 162 koskien aggregoitua dataa (suomeksi) <https://www.privacy-regulation.eu/fi/index.htm> (käyty 2022-10). 

Keskeiset käsitteet: Aggregoitu tieto | Findatan sivustolta löytyvät keskeiset käsitteet. <https://findata.fi/keskeiset-kasitteet/#aggregoitutieto> (käyty 2022-10). 

Lainsäädäntöä | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla tietoa tietosuojaan liittyvästä lainsäädännöstä. <https://tietosuoja.fi/lainsaadanto> (käyty 2022-10). 

Pseudonymisoidut ja anonymisoidut tiedot | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivusto. <https://tietosuoja.fi/pseudonymisointi-anonymisointi> (käyty 2022-10). 

Tietosuojalaki (1050/2018) | Filex <https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050> (käyty 2022-09). 

Tunnisteellisuus ja anonymisointi. Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001). <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/aineistonhallinta/> (käyty 2022-09). 

Rekisterinpitäjä (data controller)

Henkilötietoja sisältävä tietojoukko on tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti rekisteri. Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määrittelee rekisterinpitäjä (englanniksi data controller), joka voi olla ihminen (kuten tutkija) tai organisaatio (kuten yliopisto tai sairaala). Rekisterinpitäjiä voi olla useampi, jolloin puhutaan yhteisrekisterinpitäjistä. 

Kun rekisterinpitäjää määritellään, on olennaista huomioida se, kenellä on todellinen määräysvalta käsiteltäviin henkilötietoihin: mitä henkilötietoja on tarkoitus käsitellä ja miten niitä käsitellään. Rekisterinpitäjä on nimettävä heti, kun henkilötietoja aletaan kerätä eli rekisterinpitäjän on oltava tiedossa jo tutkimusta aloitettaessa. 

Rekisterinpitäjän on ylläpidettävä tietosuojaselostetta (englanniksi privacy statement tai privacy policy) henkilötietojen käsittelytoimista. Rekisterinpitäjän vastuisiin lukeutuu niin ikään tutkittavan eli rekisteröidyn informointi. UEFissa suosituksena on tehdä informointi tietosuojaselosteesta erillisenä dokumenttina. Näiden ja muutamien muiden keskeisten tietosuojaan liittyvien dokumenttien sisältöä käsitellään alla omassa osiossa. Mallipohjia löytyy UEFin sisäisestä verkosta tietosuojavastaavan sivustolta.  

Henkilötietojen käsittelijä (data processor) 

Rekisterinpitäjä ei välttämättä itse käsittele henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelijä (englanniksi data processor) on se ihminen tai organisaatio, joka varsinaisesti suorittaa rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn. Esimerkkinä henkilötietojen käsittelijästä voi olla Webropol Oy, jos tietoja kerätään kyselynä. Myös ostopalveluna tehty litterointi tai käännöstyö tekevät palvelun toteuttajasta henkilötietojen käsittelijän. 

Henkilötietojen käsittelijän vastuulla on noudattaa rekistenpitäjän ohjeita. Tämä sitoutuminen tulee määrittää joko sopimuksella rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä tai jollain muulla vastaavalla oikeudellisella asiakirjalla. Henkilötietojen käsittelijän on myös varmistettava, että kaikki henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, sitoutuvat noudattamaan salassapitovelvollisuutta.  

Henkilötietojen käsittelijän vastuulla on huolehtia henkilötietojen salauksesta ja pseudonymisoinnista sekä käsittelyjärjestelmien luottamuksellisuudesta. Henkilötietojen käsittelijän tulee joko poistaa tai palauttaa (riippuen rekisterinpitäjän tekemästä valinnasta) kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle käsittelyn päätyttyä. Käsittelijän pitää myös toimittaa tarvittavat tiedot rekisterinpitäjälle, joiden avulla rekisterinpitäjä voi osoittaa, että henkilötiedot on käsitelty GDPR:n mukaisesti. 

Sekä rekisterinpitäjää että henkilötietojen käsittelijää velvoittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, kuten lainmukaisuus ja läpinäkyvyys, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä käsittelyn luottamuksellisuus.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa | UEF ohjeet ja mallilomakkeet tutkimuksen tietosuojaan ja vaikutustenarviointiin. UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia). 

Itä-Suomen yliopiston tietoaineistojen käsittelyohje | UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia).

Rekisteröidyn suostumus | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut. <https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-suostumus> (käyty 2022-09).

Tietosuojasopimus henkilötietojen käsittelystä | UEF ohjeet ja sopimusmallipohja henkilötietojen käsittelyä varten tehtävään sopimukseen, esim. kun yliopisto hankkii tietojenkäsittelypalvelua. UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia).

Tietosuojaseloste (privacy statement tai privacy policy)

Tietosuojaselosteessa kerrotaan henkilötietojen käsittelytoimet. Se tutkimushankkeesta laaditaan tietosuojaseloste aina, kun henkilötietoa käsitellään, vaikka suoria henkilötunnisteita ei käsiteltäisikään. Tietosuojaseloste on tutkimuksen tekijän hallussa - sitä ei siis tarvitse laittaa julkisesti esille.

Tietosuojaselostetta varten on määriteltävä rekisteripitäjä, mihin esimerkiksi UEFin mallilomakkeissa annetaan lisäohjeita. Selosteeseen kirjataan tutkimuksen kaikki osapuolet vastuineen sekä kuvaillaan tutkimus lyhyesti. Tutkimuksen kuvailu liittyy henkilötietojen käsittelytarkoituksen määrittelyyn. Selosteessa kerrotaan myös mitä henkilötietoja kerätään, mistä niitä kerätään, kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään ja mihin ne mahdollisesti arkistoidaan tutkimuksen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyssä on tärkeää, että niihin pääsy on kontrolloitua ja suunniteltua. Tietoja voi kuitenkin joutua luovuttamaan tutkimusryhmän ulkopuolelle esimerkiksi silloin, jos haastattelujen litterointi hankitaan muualta. Tuollaisessa tapauksessa litteroija määritellään henkilötiedon käsittelijäksi, jonka kanssa on tehtävä tietosuojasopimus. Malliasiakirja löytyy UEFin sisäisestä verkosta (Tietosuojasopimus).

Tietosuojaselosteessa on kerrottava, jos tietoja siirretään tai luovutetaan missään tutkimuksen vaiheessa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja annettava siirron tai luovutuksen peruste. Tietosuoja-asetus (GDPR) mahdollistaa tällaisen tietojen siirron, kunhan kyseinen valtio voi taata riittävän tietosuojan tason. Henkilötietojen siirtoperusteet kerrotaan tietosuoja-asetuksen V luvussa.

UEFin mallilomakkeen ohjeistuksessa muistutetaan, että jos tutkimusaineistoa säilytetään vaikkapa tietokoneen kovalevyllä tai ulkoisella muistivälineellä ja tutkijalla käy ne mukanaan EU:n tai ETA:n ulkopuolella, kyseessä on todennäköisesti tiedon siirto EU:n ulkopuolelle. Jos tietoa toisaalta käsitellään EU:n ulkopuolella pilvipalvelun kautta, kyse ei välttämättä ole tiedonsiirrosta EU:n ulkopuolelle.

Tutkittavan informointi - tutkimustiedote (participant information)

Tutkittavia informoidaan henkilötietojen käsittelystä erillisellä tiedotteella, jonka on oltava tutkittavien saatavilla. Informointi tarvitaan aina, kun käsitellään henkilötietoja.

Tutkittavalle annetaan tiedot seuraavista asioista

• Rekisterinpitäjä (yhteystiedot)
• Tietosuojavastaavan yhteystiedot (jos nimetty)
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• Henkilötietojen käsittelyn peruste (jos perustuu oikeutettuun etuun, kerrotaan, mikä etu on kyseessä)
• Mitä henkilötietoja käsitellään
• Mihin henkilötietoja siirretään tai luovutetaan (myös siirretäänkö EU:n tai ETA:n ulkopuolelle perusteluineen)
• Henkilötietojen säilytysaika tai vähintään sen määrittämiskriteerit
• Tutkittavan oikeudet
• Jos käsittely perustuu suostumukseen, tieto oikeudesta peruuttaa suostumus
• Tieto oikeudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle
• Tieto, onko tutkittavalla velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot perusteluineen
• Mistä henkilötiedot on saatu
• Käytetäänkö automaattista päätöksentekoa

Tutkimustiedotteessa kerrotaan tutkimuksen nimi ja tarkoitus sekä esitetään pyyntö osallistua tutkimukseen. Siinä todetaan mm. osallistumisen vapaaehtoisuus, kuvaillaan tutkimuksen kulku ja tutkimustulosten tiedottaminen. Näihin kaikkiin on mallilauseita UEFin sisäisessä verkossa tarjolla olevissa mallilomakkeissa (Heimo-sivusto Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa).

Tutkittavan suostumus (participant consent)

Tieteellisessä tutkimuksessa suostumus voi olla suostumus osallistua tutkimukseen, jolloin henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla joku muu kuin suostumus (esim. tietosuojalain 4 §:n mukainen yleinen etu). Suostumus voidaan pyytää tutkittavalta myös henkilötietojen käsittelyyn, mitä tulee käyttää aina silloin, kun käsitellään erityisiä eli arkaluonteisia henkilötietoja (tietosuoja-asetus 6 artikla 1.a kohta ja 9 artikla 2.a kohta). Suostumus vaikuttaa siihen, millaisia oikeuksia tutkittavalla eli rekisteröidyllä on.

Lisätietoa suostumukseen löytyy esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista (Kerro käsittelystä rekisteröidylle), UEFin henkilöstökoulutusmateriaalista (Henkilötietojen käsittely tutkimustoiminnassa ja korkeakouluopintojen yhteydessä, UEF Heimo, edellyttää UEFin tunnuksia) ja Aineistonhallinnan käsikirjasta (Informointi henkilötietojen käsittelystä) ja Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirjasta (Tutkimuslupa, suostumus, informointi ja tietosuoja). Mallilomakkeita on tarjolla UEFin Heimo-sivustolla Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa (edellyttää UEF tunnuksia).

Lisätietoja, lähteet ja linkit

Euroopan komission säännöt kansainvälisiin datan siirtoihin |Euroopan unionin virallinen verkkosivu (englanniksi), jossa lisätietoja koskien kansainvälistä henkilötietojen siirtoa. <https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/rules-international-data-transfers_en> (käyty 2022-09).

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa | UEFin ohjeet ja malliasiakirjat henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuoja toteuttamiseen. Mallipohjat mm. tietotosuojaselosteeseen, tutkimustiedotteeseen, tietosuojan ennakkoarviointiin jne.). UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia). 

Henkilötietojen käsittely tutkimustoiminnassa ja korkeakouluopintojen yhteydessä | UEFin henkilöstökoulutuksen materiaalia (Helena Eronen, tietosuojavastaava). UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEFin tunnuksia).

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle | Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut. <https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-siirrot-etan-ulkopuolelle> (käyty 2022-09).

Informointi henkilötietojen käsittelystä. Aineistonhallinnan käsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (urn:nbn:fi:fsd:V-201504200001) <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/aineistonhallinta/> (käyty 2022-09).

Kerro käsittelystä rekisteröidylle | Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita tutkittavan informointiin. <https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-informointi> (käyty 2022-10).

Tietosuojaohje opiskelijoille |UEFin opiskelijoille ja jatko-opiskelijoille suunnattu sivusto, jossa ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyn toimenpiteissä esim. opinnäytetöiden yhteydessä. <https://kamu.uef.fi/tietopankki/opiskelijan-oikeudet-ja-velvollisuudet/tietosuojaohje-opiskelijoille/> (käyty 2022-10).

Tietosuojasopimus henkilötietojen käsittelystä | UEF ohjeet ja sopimusmallipohja henkilötietojen käsittelyä varten tehtävään sopimukseen, esim. kun yliopisto hankkii tietojenkäsittelypalvelua. UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia).

Tutkimuslupa, suostumus, informointi ja tietosuoja | Kallinen, Timo & Kinnunen, Taina. Etnografia. Teoksessa Jaana Vuori (toim.) Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. <https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/menetelmaopetus/> (käyty 2022-10).

Tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa (englanniksi data protection impact assessment eli DPIA) arvioidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Tällainen olisi hyvä käydä läpi aina, kun käsittelee henkilötietoja, mutta vaikutustenarviointi on pakollinen, kun suunniteltu henkilötietojen käsittely voi aiheuttaa korkean riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille. Vaikutustenarviointi tarvitaan myös silloin, kun rekisteröityä ei ole päästy informoimaan, esimerkiksi jos tutkittavia on erittäin paljon.

Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tutkimuksen ja henkilötietojen käsittelyn alkua, sillä jo henkilötietojen kerääminen katsotaan niiden käsittelyksi. Vaikutustenarviointi on riskiarviointia, ja se perustuu tietosuoja-asetukseen (35 artikla).

Riskiarvioinnissa huomioidaan rekisteröidyn (esim. tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden) näkökulma: 

• mitä oikeuksia tai vapauksia henkilötietojen käsittely voisi vaarantaa ja 
• mitä vahinkoa henkilölle voisi aiheutua suunnitellusta henkilötietojen käsittelystä. 

Vahingot voivat olla fyysisiä, aineellisia tai aineettomia (esim. petoksen kohteeksi joutuminen, taloudellinen menetys, maineen menetys, pseudonymisoinnin kumoutuminen).

Jos tutkimusta suunniteltaessa on epäselvää, tarvitaanko vaikutustenarviointia, kannattaa tehdä tietosuojan ennakkoarviointi (PIA). Sen avulla voidaan selvittää, täyttyykö varsinaisen vaikutustenarvioinnin velvoitteen kriteerit. Tähän löytyy valmis pohja UEFin tietosuojavastaavan Heimo-sivuilta (UEFin sisäinen verkko): Tietosuojaa koskeva ennakkoarviointi. Jos todetaan, että riskejä on, niiden vakavuutta ja toteutumisen todennäköisyyttä arvioidaan korkea–matala-asteikolla.

Kriteereitä korkean riskin arviointiin ovat

• henkilötietojen arviointi tai pisteytys (esim. profilointi, sairauksien ennakointi),
• automaattinen päätöksenteko, jolla on oikeusvaikutuksia (esim. sopimuksen purkaminen, kansalaisuuden epääminen),
• rekisteröityjen järjestelmällinen valvonta,
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tai muuten hyvin henkilökohtaisten tietojen käsittely,
• tietojen laajamittainen käsittely,
• tietokokonaisuuksien yhdistäminen (esim. sama rekisterinpitäjä yhdistää eri tarkoituksiin aikaansaadut tietokokonaisuudet),
• heikossa asemassa olevien henkilötietojen käsittely (esim. lapsi, potilas, turvapaikanhakija) tai
• uuden teknologian tai organisatorisen ratkaisun soveltaminen tai innovatiivinen käyttö (esim. sormenjälkitunnistaminen kulunvalvonnassa).

UEFin tietosuojavastaavan Heimo-sivuilta (UEFin sisäinen verkko) löytyy valmis dokumenttipohja vaikutusarviointia varten: Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA).

Lisätietoja, lähteet ja linkit

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa | UEFin ohjeet ja malliasiakirjat henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuoja toteuttamiseen. Mallipohjat mm. tietotosuojaselosteeseen, tutkimustiedotteeseen, tietosuojan ennakkoarviointiin jne.). UEF Heimo, sisäinen verkko (edellyttää UEF tunnuksia). 

Milloin tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi?  Euroopan komission verkkosivuston lisäohjeistus. <https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rules-business-and-organisations/obligations/when-data-protection-impact-assessment-dpia-required_fi> (käyty 2022-09) .

Vaikutustenarviointi |Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut <https://tietosuoja.fi/vaikutustenarviointi> (käyty 2022-09).

Tietosuojavaltuutetun toimisto on tuottanut rekisterinpitäjän avuksi tieteellisen tutkimuksen tietosuojapolku -oppaan, jonka 10:tä kohtaa seuraamalla rekisterinpitäjä voi huomioida kaikki tietosuojaan liittyvät olennaiset velvoitteet. 

Alla olevan listan linkit johtavat Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolla tarjottaviin tarkempiin ohjeisiin.  

1. Määritä tutkimustehtävä ja henkilötietojen käyttötarkoitus. 
2. Minimoi käsiteltävien henkilötietojen määrä. 
3. Suunnittele henkilötietojen käsittelyn elinkaari, varmista tietosuojaperiaatteiden toteutuminen ja suojaa tiedot. 
4. Valitse henkilötietojen käsittelyperuste ja varmista käsittelyn lainmukaisuus. 
5. Toteuta rekisteröidyn tietosuojaoikeudet. 
6. Tunnista henkilötietojen käsittelyn roolit ja vastuut. 
7. Varmista siirtoperuste, jos siirrät henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 
8. Osoita noudattavasi tietosuojalainsäädäntöä. 
9. Hävitä, anonymisoi tai arkistoi aineisto asianmukaisesti tutkimuksen päättyessä. 
10. Huolehdi tietosuojaosaamisestasi. 

Lähde 

Tieteellinen tutkimus ja tietosuoja: Tieteellisen tutkimuksen tietosuojapolku |Tietosuojavaltuutetun toimisto. <https://tietosuoja.fi/tieteellinen-tutkimus> (käyty 2022-10). 

Tutkimusaineiston ja -datan omistajuus voi olla vaikeaa määrittää, eritoten jos tutkimuksessa yhdistetään aineistoja tai dataa eri lähteistä. Organisaatiosta toiseen siirtyminen voi myös aiheuttaa epäselvyyttä omistajuuden suhteen. Hyödyllisinä lähtökohtina tutkimusaineiston ja -datan omistajuuden selvittämiseen on tutkimuksen rahoitustyyppi ja tekijyys. (lue lisää tekijänoikeuksista seuraavassa kappaleessa Tutkimusaineisto ja -data immateriaalioikeuksien näkökulmasta). Rahoituksen näkökulmasta tutkimus voidaan jakaa karkeasti kahteen tyyppiin: sopimustutkimus ja avoin tutkimus (myös ns. vapaa tutkimus tai perustutkimus). Edellä mainitut termit tulevat lainsäädännöstä (Laki oikeudesta korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin 369/2006, 3 §). Sopimustutkimus määritellään lain puitteissa joko maksulliseksi palvelutoiminnaksi tai tutkimukseksi, jossa on ulkopuolinen taho rahoittajana. Avoimella tutkimuksella tarkoitetaan sellaista tutkimusta joka tehdään a) ilman ulkopuolista rahoitusta tai sopimuskumppania; b) ulkopuolisella rahoituksella mutta ilman tulosten julkaisemista koskevia määräyksiä; c) yhteisellä sopimuksella, joka määrittää tutkimuksen avoimeksi.

Näin ollen UEF:ssa kaikki sen toteuttama maksullinen palvelutoiminta sekä sellainen tutkimus, jossa on vähintään yksi UEF:n ulkopuolinen taho joko osatutkimuksen tekijänä tai rahoittajana (tai muuna osallistujana) katsotaan sopimustutkimukseksi (ks UEF oikeuksiensiirto Heimossa). Esimerkiksi Suomen Akatemian, Business Finlandin tai Horisontti Eurooppa-puiteohjelman rahoittamat tutkimukset ovat sopimustutkimusta. Sopimustutkimuksessa tutkija osallistuu sopimushankkeeseen, jossa sopimuksen osapuolena on kuitenkin tutkijan sijaan UEF. Koska UEF:n on sopimusosapuolena vastattava sopimuksen velvoitteista sopimustutkimuksen rahoittaneelle osapuolelle, kuten Suomen Akatemialle, tarvitaan sopimustutkimuksessa oikeuksien siirto tutkijalta UEF:lle. Tästä syystä UEF:ssa tehdään hankkeessa syntyvän tuotoksen (ml. tutkimusaineisto ja -data, menetelmät) osalta oikeuksiensiirtosopimus. On kuitenkin tärkeää huomata, että oikeuksiensiirrossa tutkija ei luovu kaikesta omistajuudesta tai käyttöoikeuksista esim. tutkimusdataan, vaan ainoastaan siltä osin mitä rahoitusehdot edellyttävät, eli oikeuksiensiirto on aina tapauskohtainen. Oikeuksiensiirto kuuluu vakiona kaikkiin UEF:ssa solmittaviin työsuhteisiin, sillä vaikkei tutkija työskentelisikään sopimushankkeessa työsopimuksen allekirjoittamisen aikaan, voi tilanne muuttua ajan saatossa.

Kun tutkimusaineisto- tai data on tuotettu osana avointa tutkimusta, esim. henkilökohtaisella apurahalla, tutkija omistaa lähtökohtaisesti tutkimusaineiston tai -datan itse. Tällöin tutkija voi halutessaan siirtää yliopistolle käyttöoikeuden aineistoon erillisellä sopimuksella (ks. seuraavassa kappaleessa esim. Tekijänoikeiden alaisen aineiston käyttöoikeussopimus). Tutkimusaineiston ja -datan käyttöoikeudet ovat keskeisiä eritoten silloin, jos niitä ollaan esimerkiksi jakamassa eteenpäin kolmannelle osapuolelle, tai arkistoimassa säilytettäväksi.  

Lisätietoa, lähteet ja linkit:

Usein Kysytyt Kysymykset - UEF oikeuksiensiirto – organisaatiokohtaista tietoa oikeuksiensiirtosopimuksista Heimo intranetissä (suomeksi)

Laki oikeudesta korkeakouluisssa tehtäviin keksintöihin (369/2006) – ns. korkeakoulukeksintölaki Finlex verkkosivuilla https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060369 (käyty 2022-09)

Kuka omistaa tutkimusdata? – Mari Elisa Kuusniemen artikkeli Vastuullinen tiede verkkosivuilla (suomeksi) https://vastuullinentiede.fi/fi/tutkimuksen-suunnittelu/kuka-omistaa-tutkimusdatan (käyty 2022-09)

Immateriaalioikeudet (englanniksi intellectual property rights eli IPR) suojelevat perinteisesti aineettomia tai abstrakteja kohteita. Immateriaalioikeudet voidaan jakaa teollisoikeuksiin ja tekijänoikeuksiin. Teollisoikeudet suojaavat esimerkiksi patentteja ja teollismalleja, ja tekijänoikeudet puolestaan taiteellisia ja kirjallisia teoksia. Tutkimusaineistot ja -data lukeutuvat yleensä lähinnä tekijänoikeuden alle. Tekijänoikeutta säätelee Suomessa tekijänoikeuslaki (404/1961) ja tekijänoikeus voi syntyä vain luonnolliselle henkilölle, kuten tutkijalle. Tekijänoikeus voi kuitenkin siirtyä, esimerkiksi jos tietokoneohjelma on tehty työsuhteesta johtuvaa velvoitetta täytettäessä, tekijänoikeus siirtyy työnantajalle (404/1961, 40 §). Jos teoksen on luonut useampi henkilö, siihen muodostuu tekijänoikeus näille henkilöille yhteisesti (404/1961, 5 §). Tekijänoikeuden syntyminen edellyttää teoksen riittävää omaperäisyyttä, toisin sanoen teoksen tulee ylittää teoskynnys. Tekijänoikeus kohdistuu luomistyön tulokseen eli teoksen ilmenemismuotoon, eikä esimerkiksi teoriaan tai tietoon. Tekijänoikeuslain (404/1961, 49 §) nojalla suojan saavat myös taulukot, luettelot ja tietokannat, jotta huomioitaisiin niiden keräämiseen vaadittu koontityö. Tietokantojen osalta onkin hyvä selvittää, ketkä niiden tekemiseen ovat osallistuneet sillä tietokannat usein kumuloituvat tutkimuksen jatkuessa pitempään. Tekijänoikeussuojan lisäksi tietokannan voi suojata Sui generis-oikeudella (EU direktiivi 96/9/EC).

Tutkimusta suunniteltaessa kannattaa selvittää, syntyykö tutkimuksen tuotoksena immateriaalioikeuden (IPR) alaisia kohteita, kuten patentti, tietokanta, luettelo tms. Jos tutkimuksen tuotoksena syntyy keksintö, huomioidaan yliopiston päätöksenteossa myös laki oikeudesta korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin (369/2006). Jos sopimustutkimuksen tuotoksena syntyy keksintö, voi UEF ottaa keksinnön teollisoikeuden ja suojata keksinnön patentilla (369/2006, 7 §). Jos tutkija on luonut keksinnön avoimessa tutkimuksessa (esim. henkilökohtaisella apurahalla) omistaa hän tällöin teollisoikeuden. Tässä tapauksessa tutkija voi siirtää oikeudet keksintöön yliopistolle. Korkeakouluilla on lain nojalla (369/2006, 6 §) myös mahdollisuus ottaa keksinnön oikeudet itselleen, jos tutkija ei tietyn ajan puitteissa julkaise keksintöä tai hyödynnä sitä. Keksintöihin liittyviä immateriaalioikeuksia selvitettäessä kannattaa konsultoida UEF:n Yrittäjyys- ja innovaatiopalveluita.

UEF:ssa lähtökohtaisesti teoskynnyksen ylittävän tutkimusaineiston (tai opetusmateriaalin) tekijänoikeudet katsotaan kuuluvan tutkijoille itselleen. Tekijänoikeussopimuksien avulla voidaan sopia tällaisen aineiston käytöstä. Yliopistolle voidaan tarvittaessa siirtää yksinoikeus tutkimusaineistoon tai luovuttaa käyttöoikeus siihen. UEF sopimuslakiyksikön Tekijänoikeussopimukset-Heimo sivuilta löytyy valmiit sopimusmallipohjat: ”Sopimus tekijänoikeuden kokonaisluovutuksesta” ja ”Tekijänoikeiden alaisen aineiston käyttöoikeussopimus”.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Immateriaalioikeudet  - lisätietoja immateriaalioikeuksien syntymisestä innovaatiotoiminnan Heimo-sivuilla intranetissä (suomeksi)

Immateriaalioikeuksien suojaaminen yliopistossa – lisätietoja immateriaalioikeuksien kaupallistamistoimista ja -tuesta innovaatiotoiminnan Heimo-sivuilla intranetissä (suomeksi)

Projekteihin liittyvät sopimukset – lisätietoa tutkimussopimuksista Heimo-sivuilla intranetissä (suomeksi)

Tekijänoikeussopimukset – organisaatiokohtaisia sopimusmalleja ja lisätietoa tekijänoikeuksista Heimo-sivuilla intranetissä (suomeksi)

Tutkimuksen perusteet – Marjut Salokanteleen artikkeli tutkimusdatan omistajuudesta ja tekijänoikeuksista Edilexissä vuodelta 2012.  https://helda.helsinki.fi/bitstream/handle/10138/39575/Salokannel_Tutkimuksen_perusteet.pdf?sequence=2&isAllowed=y (käyty 2022-09)

Tietokantojen oikeussuoja, sui generis – tiivistelmä EU:n direktiivi 96/9 tietokantojen oikeussuojasta EUR-Lex verkkosivuilla (suomeksi) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/ALL/?uri=LEGISSUM:l26028 (käyty 2022-09)

Lisenssi liittyy suoraan immateriaalioikeuksiin. Lisenssi tarkoittaa tekijänoikeuden (tai muun immateriaalioikeuden) haltijan myöntämää oikeutta käyttää suojattua teosta, kuten tutkimusdataa. Lisenssin avulla teoksen alkuperäinen tekijä voi määrittää tutkimusdatansa jatkokäytöstä, esimerkiksi mahdollistamalla täyden jatkohyödynnyksen ja muokkausoikeuden tiettyjen ehtojen puitteissa. Tutkimuksen rahoittajalla voi olla omia suosituksia tai vaatimuksia tutkimusaineiston tai -datan lisensoimiseen. Suomen Akatemia rahoitusehdoissa vuodelle 2022-2023 ei ole eritelty tutkimusaineistoille tiettyä lisenssiä, mutta tutkimusartikkelille Suomen Akatemia edellyttää lähtökohtaisesti Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0 lisenssiä. Teoriassa vain tutkimusaineiston tai -datan omistaja voi lisensoida sen, mutta käytännössä asia on mutkikkaampi. Esimerkiksi sopimustutkimuksessa tutkija tekee oikeuksiensiirtosopimuksen, joka tekee yliopistosta aineiston omistajan (tai osaomistajan), mutta teknisestä näkökulmasta katsoen yliopistolla ei kuitenkaan ole ketään, joka antaisi aineistolle lisenssin ja näin ollen se jää viime kädessä tutkijan tehtäväksi. Koodeille ja ohjelmistoille on kehitetty omia lisenssejä kuten GNU-GLP ja MIT-lisenssit. Lue tarkemmat tiedot ja ohjeet lisensseistä alasivulta Aineistonhallinta tutkimuksen päättyessä.

Lisätietoa, lähteet ja linkit

Usein kysytyt kysymykset CC-lisensseistä – lisätietoja Creative Commons verkkosivuilla (suomeksi) https://creativecommons.fi/faq/ (käyty 2022-09)

Choose a licence – apu lisenssin valintaan (englanniksi)

Lisenssi - termi – määritelmä Tieteen termipankissa (suomeksi)