Tietoturvaohje: Henkilökunnan sähköposti

YLEISTÄ

Yliopiston julkista palvelutehtävää hoitavalla on velvollisuus käsitellä työsähköpostiviestit. Työsähköpostia ei saa ohjata yliopiston ulkopuoliseen sähköpostijärjestelmään. Älä käytä työpaikalla muita sähköpostipalveluita (esimerkiksi Internetin ilmaisia sähköpostipalveluita).
Käytä sähköpostin lukemiseen yliopiston ulkopuolella yhteyden salaavaa sähköpostiohjelmaa, kuten OWA.

Jos sähköpostiviestin otsikko näyttää epäilyttävältä, poista viesti avaamatta sitä. Viruksen tai madon sisältävä viesti voi tulla myös liiketuttavasi tai ystäväsi sähköpostiosoitteesta.
Suhtaudu varauksella viesteihin, jotka on kirjoitettu kielellä, jota lähettäjä ei yleensä käyttäisi. Tarvittaessa varmista viestin alkuperä sen lähettäjältä.
Lähettäessäsi viestejä varmista, että viestin lähtee oikealle henkilölle ja myös sähköpostiosoite on oikein kirjoitettu.
Mikäli saat toiselle henkilölle kuuluvan sähköpostin, ilmoita lähettäjälle väärästä osoitteesta. Muista, että sinulla on vaitiolovelvollisuus saamastasi viestistä.
Sähköpostin lähettäjän osoitteen voi väärentää helposti – älä luota siihen liikaa.
Älä lähetä ketjukirjeitä tai muuta roskapostiksi luokiteltavia viestejä.
Siivoa tarpeettomat viesti sisään tulevan postin kansiostasi (ns. INBOX) säännöllisesti ja järjestele tallettamasi viestit eri kansioihin.

Vastaanottaessasi liitetiedostoja tarkista aina virukset – myös tuttujen lähettämät.
Yliopiston sähköpostijärjestelmät eivät vastaanota tai välitä kaikkia liitetiedostotyyppejä (luettelo sähköpostijärjestelmien suodattamista tiedostotyypeistä).
Muita kuin yliopiston sähköpostipalveluita käyttäessäsi tarkista ensimmäisenä, ettei tiedosto ole ohjelmatiedosto (.EXE, .COM, .BAT, .CMD, .SCR tai .PIF.) Jos liitetiedosto on ohjelma, tuhoa se.
Joissakin tiedostoissa voi olla kaksi tiedostopäätettä peräkkäin, esimerkiksi kuva.jpg.VBS tai teksti.rtf.EXE. Varmista, että sähköpostiohjelmasi näyttää tiedostopäätteen, koska muuten näet vain harmittomilta vaikuttavat tiedostonimet ”kuva.jpg” ja ”teksti.rtf”.
Tarkista .ZIP -päätteinen tai muu pakattu tiedosto viruksien ja haittaohjelmien varalta ennen sen avaamista. (Tallenna tiedosto väliaikaiskansioon ja tarkista tiedosto käsin tietoturvaohjelmiston avulla.)

Jos sinun täytyy ilmoittaa sähköpostiosoitteesi Internetissä, etkä kaipaa roskapostia, toimi seuraavasti:
Liitä sähköpostiosoite sivulle kuvatiedostona.
Kirjoita organisaation yhteyshenkilöiden nimet erikseen ja sitten sähköpostiosoite muotoon: etunimi.sukunimi@firma.fi.
Kirjoita koko sähköpostiosoite ja siihen kuuluvat välimerkit tekstinä. Esim. etunimi piste sukunimi (at) firma piste fi