Kirjaamo

 

Kirjaamo on avoinna  ma-pe klo 9:00-15:00.

Asioida voi puhelimitse, sähköpostitse, postin välityksellä tai käymällä kirjaamossa paikan päällä. Kirjaamoon on myös mahdollista lähettää telefakseja.

Virallisen postin lisäksi myös tiedusteluja voidaan osoittaa kirjaamoon: kirjaamo(at)uef.fi
Kirjaamo välittää yliopistolle osoitettuja yhteydenottoja yliopiston sisällä eteenpäin.

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä, sähköpostilla, postin välityksellä, yliopiston sisäisessä postissa tai telefaksilla.

Asiakirjojen toimittaminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajat (esimerkiksi hakuprosesseissa) tarkoittavat, että asiakirjan tulee olla perillä Itä-Suomen yliopiston kirjaamossa määräajan puitteissa.

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon sähköisesti

Hakemus, vastaus ja muu asiakirja voidaan toimittaa kirjaamoon myös sähköpostina tai telefaksilla. Asiakirjan sähköisestä lähettämisestä ja vastaaottamisesta on säädetty sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa (13/2003).

Lähettäjä vastaa, että määräajassa toimitettava asiakirja  saapuu perille ennen määräajan päättymistä siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa. Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos viranomainen pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos viranomaisen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa Word-, rtf-, HTML- tai pdf -tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa virastossa käytössä olevilla ohjelmilla.