Kirjaamo

Kirjaamo on avoinna  arkisin klo 9:00-15:00 (yhteystiedot)

Asioida voi paikan päällä kirjaamossa, puhelimitse, sähköpostitse tai postin välityksellä. Kirjaamoon on myös mahdollista lähettää telefakseja.

Yliopistolle osoitettua postia ja tiedusteluja voidaan osoittaa kirjaamoon: kirjaamo(at)uef.fi
Kirjaamo välittää yhteydenottoja yliopiston sisällä eteenpäin.

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä, sähköpostilla, postin välityksellä, telefaksilla tai yliopiston sisäisessä postissa.

Asiakirjojen toimittaminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajat (esimerkiksi hakuprosesseissa) tarkoittavat, että asiakirjan tulee olla perillä Itä-Suomen yliopiston kirjaamossa määräajan puitteissa.

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon sähköisesti

(Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa, 13/2003​)

​Osoitteet: kirjaamo(a)uef.fi   suojattu sähköposti: https://secmail.uef.fi/kirjaamo@uef.fi

Lähettäjä vastaa, että määräajassa toimitettava asiakirja  saapuu perille ennen määräajan päättymistä siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa. Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos viranomainen pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos viranomaisen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Liitetiedostot tulee tallentaa Word-, rtf-, HTML- tai pdf -tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa virastossa käytössä olevilla ohjelmilla.