Yhteiskuntasuhteet

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntasuhteiden sidosryhmät sisältävät henkilöitä, joita halutaan käyttää asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina tai muussa vastaavassa yliopiston toiminnassa esim. alumnitoiminta. Sidosryhmiin kuuluvat myös ne henkilöt, jotka ovat tilanneet yliopiston uutiskirjeen tai muuta viestintää sekä ne, joille lähetetään erilaisissa jakeluissa myynti- ja markkinointiviestintää tai tarvekartoituskyselyitä yhteiskunnan tarjoamille palveluille. Sidosryhmäyhteistyöhön kuuluvat myös erilaiset hakupalvelut yhteistyökumppaneillemme, sidosryhmillemme ja tutkimuksesta kiinnostuneelle yleisölle.

Myynti, markkinointi, alumnitoiminta, suhdetoiminta, viestintä, tapahtumiin osallistuminen, tarvekartoituskyselyt.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

  1. Rekisteröidyn suostumus
  2. Sopimuksen täytäntöön pano (jossa rekisteröity on osapuolena, sopimukset: Tilaus, osallistuminen tapahtumaan tai aikaisempi asiakkuustyyppinen yhteys
  3. Rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän noudattaminen: Yliopistolaki (558/2009, §2)
  4. Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
  5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen mikä oikeutettu etu on kyseessä: Sähköinen suoramarkkinointi (7.11.2010/917) luku 24

Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös ns. arkaluonteisia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää arkaluonteista tietoa). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Rehtori Jukka Mönkkönen
Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Suvi Räisänen, Aducate
Soile Kosunen ja Marianne Mustonen, alumnitoiminta
Ulla Kaltiala ja Maria Reuter, viestintä
Senja Hytinkoski, Tarja Ryhänen ja Soile Kosunen, lahjoitukset ja sidosryhmät
Outi Soininen ja Jatta Aholainen, projekti- ja hankehallinta
Katja Mielonen, Jonipentti Järvinen ja Outi Soininen, UEF Connect

Tarvekartoituskyselyissä ja tietokannoissa yhteyshenkilöt ovat kysely- ja tietokantakohtaisia ja niistä tiedotetaan erikseen.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tietoja:

Alumnit: nimi, yhteystiedot, tutkintotiedot, syntymäaika, tehtävänimike, kiinnostuksen kohteet.

Lahjoittajat: nimi, lahjoitusten summat ja kohteet. (täydennetään myöhemmin)

Tapahtumiin osallistuminen: nimi, yhteystiedot, tapahtumatiedot, ruokavalio. (täydennetään myöhemmin)

Viestintä: alumnien, lahjoittajien ja kumppaneiden kanssa käyty yhteydenpito

Uutiskirjeet ja markkinointiviestintä: sähköpostiosoitteet

UEF Connect ja vastaavat tietokannat: nimi, yhteystiedot, tehtävänimike, organisaatiotieto ja henkilön itsensä täydentämät tiedot sekä yhteistyökumppaneiden yhteystiedot

Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Rekisteröidyltä itseltään
Yliopiston henkilökunnan tiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon Mepco, Helpnet ja SoleCris -järjestelmistä

 

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Tapahtumiin ilmoittautumisten osalta ruokavaliotietoja siirretään tarjoilun toteuttajalle. Tarvekartoituskyselyissä vastaajan sähköpostiosoite voidaan siirtää yliopiston opetustarjonnan markkinointiin vastaajan antaessa siihen suostumuksensa. 

Suhdetoiminnan ja viestinnän osalta henkilötiedot ovat nähtävillä yliopiston julkisilla verkkosivuilla.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. UEFin verkkosivuja voidaan katsoa myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelta. 
 

 

Tietojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla: Dynamics 365, O365, Liferay, UEF Connect + vastaavat tietokannat, Kongressi

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Selainpohjaiset järjestelmät: Dynamics 365, UEF Connect ja sitä vastaavat tietokannat, Azure AD, UEF AD, ADFS, Liferay, O365

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:
- tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
- pyytää tietojesi oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
- vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
- pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
- peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023