Verkkosivujen ylläpito

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Uef.fi -sivustolla henkilötietojesi käsitellään, koska niitä tarvitaan verkkosivujen tekniseen ylläpitoon, viestintään ja markkinointiin, sivuston käytön analysoitiin ja sen kehittämiseen.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi

Uef.fi -sivustolla käsitellään henkilötietojasi silloin, kun se on viestinnän, markkinoinnin tai palvelun käytön kannalta oleellista tai olet antanut siihen suostumuksesi. Henkilötietoja käsitellään palvelun toteutumisen kannalta olennaisella tavalla ja henkilötietojen käsittelyyn on olemassa asianmukaiset prosessit.

Silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu yliopiston lakisääteiseen tehtävään, pääsääntöiset säädökset ovat:

  1. Tietosuojalaki 
  2. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

 

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuun kampus:
Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopion kampus:
Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelinvaihde 0294 45 1111

Rekisterinpitäjän edustaja

Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen
Kehitysjohtaja Soili Makkonen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Suunnittelija Jonipentti Järvinen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023, puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja, joista sinua ei voida tunnistaa. Sivustomme analytiikka kerää tietoja IP-osoitteista. Silloin kuin käsittelemme yhteystietojasi, sinulta pyydetään siihen lupa. Tällöin:

  • annat palautetta sivustosta
  • tilaat yliopiston viestejä ja julkaisuja, esim. uutiskirjeen tai liityt sähköpostilistalle
  • teet verkkolahjoituksen (lisätietoja henkilötietojen käsittelystä lahjoistusten yhteydessä kohdasta Yhteiskuntasuhteet)
  • liityt mukaan yliopiston alumnitoimintaan (lisätietoja henkilötietojen käsittelystä alumnitoiminnasta kohdassa Yhteiskuntasuhteet)

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelun kannalta tarpeellista.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Verkkosivuston analytiikka kerää tietoja IP-osoitteista. Muut henkilötiedot saadaan sinulta itseltäsi, kun annat palautetta sivustosta, tilaat yliopiston viestejä/uutiskirjeitä tai teet lahjoituksen. 

Tietojärjestelmät

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia sovelluksia:

Google Analytics ja Google Tag manager 
Verkkosivujen käyttäjäseuranta sivustojen ja niiden osien käytön analysointiin. Tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin eikä muihin evästetietoihin.

Hotjar 
Tallentaa visuaalista tietoa sivuston käytöstä ja antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää palautetta.  

SiteImprove 

Sovellus, jolla parannetaan sivusto saavutettavuutta, laatua ja hakukonelöydettävyyttä. Sen avulla voidaan löytää ja poistaa henkilötietoja sivustolta.

YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn ok
Sosiaalisen median sovellukset sosiaalisen median jakojen seuraamiseksi.

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä ja käyttöä voidaan seurata myös Helsingin yliopiston yhteistyökumppaneiden toimesta. Yhteistyökumppanit tarvitsevat käyttäjätietoja yleisimmin kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen sekä viestinnän ja markkinoinnin tuloksellisuuden arvioimiseksi. 

Kolmannen osapuolen sovellukset

Itä-Suomen julkisilla verkkosivuilla hyödynnetään kolmansien osapuolten sovelluksia sivuston ylläpitämiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi käyttäjille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

  • Uef.fi –verkkosivustoa ylläpidetään Liferay–julkaisujärjestelmällä, johon kerätään vain palvelua käyttävien ja ylläpitävien yliopistolaisten henkilötietoja käyttäjätunnuksiin liittyen.
  • Yliopiston käyttämä uutiskirjesovellus (Apsis) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. 
  • Kamu.uef.fi -verkkosivustoa ylläpidetään Wordpress-julkaisujärjestelmällä, johon kerätään vain palvelua käyttävien ja ylläpitävien yliopistolaisten henkilötietoja käyttäjätunnuksiin liittyen.

Kolmannen osapuolen sovellusten osalta noudatetaan kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja. 
Sinua ei liitetä tilaajalistoille tai rekistereihin ilman omaa suostumustasi. 

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja kolmannen osapuolen sovelluksia palvelun kehittämiseen sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Uef.fi -sivustolla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Evästeillä ("cookies") seurataan verkkokäyttäytymistä. Esimerkiksi sitä miltä sivuilta yliopiston sivuille saavutaan, mitkä ovat suosituimpia sivuja ja miten sivuilla liikutaan. Lisäksi kerätään käyttöön liittyviä teknisiä tietoja esimerkiksi päätelaitteesta ja selaimista sekä siitä, oletko Itä-Suomen yliopiston sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Evästeitä käytetään myös sisältöjen suositteluun, mainonnan kohdentamiseen ja laadun parantamiseen. 

Tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin. 

Vierailemalla yliopiston sivustolla hyväksyt evästeiden käytön. Mikäli selaimesi ei käytä evästeitä sinun kannattaa huomioida, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toimintaan.

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • pyytää tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023