Tieteellinen tutkimus

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Tieteellinen tutkimus on yliopiston perustehtävä. Jokaisessa tutkimushankkeessa määritellään erikseen henkilötietojen käsittelyn tarve ja siitä tiedotetaan tutkittavia erikseen. 

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Tutkimushankkeissa ei tehdä tutkittavia koskevia automaattisia päätöksiä. Mahdollisesta profiloinnista informoidaan erikseen jokaisessa tutkimushankkeessa. 

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Käsittelyperusteet määritellään jokaisessa tutkimushankkeessa erikseen ja niistä tiedotetaan tutkittavia. 

 

Rekisterinpitäjä

Tieteellisessä tutkimuksessa rekisterinpitäjänä voivat toimia tutkija tai tutkimusryhmä tai yliopisto riippuen siitä kuka missäkin tutkimushankkeessa määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Jokaisen tutkimushankkeen osalta määritellään erikseen rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustajista tiedotetaan erikseen jokaisessa tutkimushankkeessa. 

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilöt ovat hankekohtaisia ja niistä tiedotetaan erikseen jokaisen hankkeen yhteydessä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Yliopiston määrittämisssä tutkimushankkeissa tietosuojavastaavana toimii yliopiston tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Tutkimushankkeella voi olla myös oma tietosuojavastaava, mikäli rekisterinpitäjänä ei toimi yliopisto. Tietosuojavastaavasta tiedotetaan erikseen jokaisessa tutkimushankkeessa. 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Jokaisessa tutkimushankkeessa määritellään erikseen käsiteltävät henkilötiedot ja niistä tiedotetaan tutkittaville erikseen.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään tutkimuksen ajan ja tutkimuksen päättymisen jälkeen tutkimusaineistosta joko poistetaan henkilötiedot tai aineisto arkistoidaan henkilötietoineen. Jokaisen henkilötietoja käsittelevän tutkimushankkeen yhteydessä tutkittavia tiedotetaan erikseen henkilötietojen säilytysajoista. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötiedot saadaan joko tutkittavilta itseltään tai muista lähteistä esim. viranomaisten/yksityisten toimijoiden henkilörekistereistä. Tutkimushankkeen yhteydessä tutkittavia tiedotetaan erikseen.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Lähtökohtaisesti henkilötietoja sisältäviä tutkimusaineistoja ei luovuteta tutkimusryhmien ulkopuolelle. Jokaisessa hankkeessa tietojen siirroista ja luovutuksista tiedotetaan erikseen. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirrot tehdään noudattaen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjä suojatoimia ja niistä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä. 

 

Tietojärjestelmät

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävistä tietojärjestelmistä tiedotetaan erikseen jokaisessa tutkimushankkessa.

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Tieteellisessä tutkimuksessa ei yleensä käytetä evästeitä. Niiden mahdollisesta käytöstä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä.

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Tutkimusaineistojen suojauksesta tiedotetaan erikseen jokaisen hankkeen yhteydessä. 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Lähtökohtaisesti rekisteröidyllä on tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa käytössään tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Tietosuojalain 31 §:n mukaan rekisteröidyn oikeudesta saada pääsy tietoihin, oikeudesta tietojen oikaisemiseen, oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeudesta voidaan tarvittaessa poiketa, jos

  • käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan; 
  • tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä; ja
  • henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta arvioidaan tapauskohtaisen harkinnan perusteella jokaisessa tutkimushankkessa erikseen. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin oikeudet todennäköisesti estävät tutkimuksen tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja poikkeukset ovat tarpeen tutkimuksen tarkoitusten täyttämiseksi.

Oikeuksistasi ja niiden mahdollisesta rajoittamisesta sekä oikeuksien käyttämisestä sinua tiedotetaan erikseen niissä tutkimushankkeissa, joissa henkilötietojasi käsitellään. 

 
Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tutkimuksen tietosuojavastaava.