Sähköisten oppimisympäristöjen käyttö

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

  • Käyttöoikeuksien hallinta.
  • Viestintä, ohjaus ja arviointi.
  • Opiskelijoiden aktiivisuuden seuranta.
  • Sähköisten tenttien suunnittelu, varaaminen, suorittaminen, arviointi ja valvonta.
  • Opinnäytetyön sisällön alkuperäisyyden tarkistaminen.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Säädökset: Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset.

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 KuopioPuhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Rehtori Jukka Mönkkönen
Digijohtaja Marko Holmavuo

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

IT-päällikkö Toni Mönkkönen, p. 0294458242
sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Moodle -verkko-oppiympäristöt:

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat ja hallintohenkilökunta sekä muut järjestelmää käyttävät henkilöt. 
 
Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, käyttäjän järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja keskustelut.

Exam -sähköinen tentti:

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat ja opiskelijat. 

Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, opiskelijanumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, organisaatio, tiedot tenteistä (tenttivaraus, tenttisuoritus, tentin palaute, tenttiarvosana, tentin aikainen toiminta kuva- ja äänimateriaalina).

Turnitin - sähköinen plagiaatintunnistusjärjestelmä:

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat ja hallintohenkilökunta sekä muut järjestelmää käyttävät henkilöt. 
 
Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, käyttäjän järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja niiden kommentit.

ZOOM -verkkokokousjärjestelmä:

Henkilötietoryhmiä ovat palveluun tunnistautuneet: henkilökunta, opiskelijat, sidosryhmien edustajat.

Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, verkkokokouksiin liittyviä tilastotietoja.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Moodle -verkko-oppimisympäristöt:

Henkilötietoja säilytetään opintojen ajan ja valmistumisen jälkeen tutkintosäännön vaatiman ajan. Opintosuoritukset sekä niihin liittyvät tehtävänannot on säilytettävä 6 kk ajan tulosten julkistamisesta lukien. Tämän jälkeen opintosuoritukset on hävitettävä. 

Tietoja voidaan poistaa käyttäjän pyynnöstä.

EXAM:

Henkilötietoja säilytetään 24 kk. 

Tietoja voidaan poistaa käyttäjän vaatimuksesta tai käyttäjän käyttöoikeuden loppumisen jälkeen. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli käyttäjä väärinkäyttää järjestelmää tai harjoittaa sen avulla rikollista toimintaa. 

Turnitin:

Tietoja voidaan poistaa käyttäjän pyynnöstä. 

ZOOM:

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on palveluun kirjautuneena. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Moodle-verkko-oppimisympäristöt:

Kirjautumisen yhteydessä käyttäjän kotiorganisaatiosta haetaan käyttäjän tietoja shibboleth-attribuuttien perusteella, jonka lisäksi käyttäjä voi täyttää muita tietoja omaan profiiliinsa. 

EXAM:

Henkilötiedot saadaan henkilön luodessa käyttäjätilin Exam-palveluun. 

Turnitin:

Henkilötiedot saadaan henkilön luodessa käyttäjätilin Turnitin-palveluun. 

Zoom:

Henkilötiedot saadaan henkilön luodessa käyttäjätilin Zoom-palveluun. 

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Ei henkilötietojen siirtoja eikä luovutuksia. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Zoom: 

ZOOM on Funet -asiakasorganisaatioiden käyttöön tarkoitettu palvelu. Järjestelmän toimivuuden takia seuraavat käyttäjien henkilötiedot välittyvät Zoom-lisenssin validoinnin yhteydessä Zoom Ltd:n (Zoom Video Communication Inc.) lisenssipalvelimille, jotka voivat sijaita myös EU:n ulkopuolella USA:ssa: Etunimi, Sukunimi, EPPN (käyttäjätunnus@uef.fi) ja käyttäjän IP-osoite. Tiedonsiirrot tehdään Privacy Shield -sopimuksen perusteella. 

Muiden käytössä olevien järjestelmien osalta henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Moodle -ympäristöt, Exam, Turnitin, Zoom.

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä: Moodle, Exam, Turnitin, Zoom.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten  toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa.

 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa erikseen säädetty poikkeusta
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
  • olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
    • tämä voidaan mahdollistaa lainsäädännöllä, jossa vahvistetaan asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi


Oikeuksien käyttämiseksi rekisteröity voi toimittaa sitä koskevan pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023