Opiskelijavalinta

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Kun haet opiskelijaksi Itä-Suomen yliopistoon, niin hakemuksessasi ilmoittamiasi henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
  • opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen
  • tieteelliseen tutkimukseen ja
  • koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
  • tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun

  • käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä 

Pääasialliset säädökset:

  • yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen 
  • laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
  • yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
  • laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

 

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Itä-Suomen yliopisto

Kuopion kampus:
Yliopistonranta 1, 70210 Kuopio

PL 1627, 70211 Kuopio

Joensuun kampus:
Yliopistokatu 2, 80100 Joensuu
PL 111, 80101 Joensuu
 
sähköposti: kirjaamo@uef.fi

Rekisterinpitäjän edustaja

Rehtori Jukka Mönkkönen

Opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö Erja Widgren-Sallinen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Anne Litja, puh. 040 355 3308
Tarja Pakarinen, puh. 050 408 0223
Sähköposti: oodituki@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Yksilöimistiedot:

  • yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero)
  • taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Hakemustiedot:

  • hakutoiveet
  • koulutukseen hakemista koskevat tiedot
  • valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:
  • hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
  • tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto)
  • hakijan suostumus omien ennakko- ja valintakoetehtäviensä julkaisuun Taiteiden ja suunnittelun korkeakouluun haettaessa
  • valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
  • opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
  • hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta Internetissä

Hakijaa koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoja (arkaluonteisia tietoja):

  • erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
  • opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset
  • valintakokeisiin mahdollisesti kuuluvat haastattelut

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Itä-Suomen yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan.

Pysyvä säilytys (L 884/2017 25 ja 27 §):

  • hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
  • hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muut kuin pysyvästi säilytettävät henkilötiedot pääosin:

  • Pääsykoesuoritukset ja pisteluettelot vähintään 1 vuotta
  • Hylätyt hakemukset vähintään 1 vuotta
  • Hyväksytyt hakemukset vähintään 5 vuotta
  • Arkaluonteiset tiedot säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä, korkeintaan 4 vuotta

Säilytysajat voivat vaihdella yksittäistapauksissa ja säilytysaikoja voidaan tarkistaa.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Hakijoita koskevia tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

  • Opintopolku, suoritusrekisteri (SURE) ja väestötietojärjestelmä (VTJ)
  • Kansainväliset haku- ja tutkintojärjestelmät
  • Kotimaiset ja ulkomaiset korkeakoulut
  • Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
  • Yliopiston hakemusten ja pääsykokeiden arvioijat

Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Siirrot ja luovutukset

Yliopisto luovuttaa tarpeellisia hakijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille.

  • Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokanta
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut
  • Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Kansaneläkelaitos
  • Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
  • Työvoimaviranomainen
  • Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri
  • Opetushallituksen Opintopolku
  • TE-keskus (tiedustelut)

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

  • tieteellistä tutkimusta varten
  • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi valintoihin ja opiskeluoikeuksiin vaikuttavia viranomaistietoja muille suomalaisille korkeakouluille ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
  • hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa 
EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. 
Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Tietojärjestelmät

Opintopolku

e-Lomake

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Evästeitä käyttävät järjestelmät: Opintopolku

Miten suojaamme henkilötietosi:

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Tutkimusaineistojen suojauksesta tiedotetaan erikseen jokaisen hankkeen yhteydessä. 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi (ei sovelleta, jos käsittelyperuste on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä)
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • vastustaa tietojensi käsittelyä, kun käsittelyperuste on yleinen tai oikeutettu etu
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisteristä toiseen, jos käsittelyperuste on suostumus
  • peruuttaa antamasi suostumus
  • henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskeva rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (voit sallia automaattisen päätöksenteon suostumuksellasi)
  • tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
 
Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tutkimuksen tietosuojavastaava.