Opiskelijapalautekyselyt

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Yliopistojen valtakunnallinen opiskelijapalautekysely - Kandipalaute

Kandipalaute on yliopistojen valtakunnallinen opiskelijapalautekysely, jossa selvitetään kandidaatin tutkinnon suorittaneiden opiskelijoiden tyytyväisyyttä yliopistoonsa ja kokemuksia opintojen sujumisesta.

Kandipalautetta koskeva henkilötietojen käsittely on kuvattu erilisessä tietosuojaselosteessa: https://kandipalaute.fi/privacy_fi.pdf 

Opintojaksopalaute

Opintojaksopalaute kerätään opintojaksolle osallistuneilta opiskelijoilta ja sen tarkoitus on opintojakson opetuksen kehittäminen. Palaute on tarkoitettu ensisijaisesti opintojakson opettajalle.

Opintojaksopalautteen käsittelyssä on yksikkökohtaisia eroja oppiaine-/laitostasolla.

OPRIsta on saatavilla yliopisto-, tiedekunta- ja laitos-/osastotasolla opintojaksopalautteiden yhteisistä kysymyksistä kooste, jossa yksittäiset opintojaksot eivät ole tunnistettavissa.

Tietolähdekysely

Kyselyn tarkoituksena on kartoittaa niitä tietolähteitä, joiden kautta hakija on saanut informaatiota Itä-Suomen yliopistosta.

Fuksikysely

Kyselyn avulla selvitetään millä lailla uuden opiskelijan ensimmäinen opiskeluvuosi on sujunut. Aihealueina ovat mm. opetus ja oppiminen, oppimisympäristöt, opintojen suunnittelu ja tukitoimet, tasaveroinen kohtelu ja kiusaamisasiat.

Alkuohjauskysely

Kyselyn kohderyhmänä ovat uudet opiskelijat. Kysymykset kohdistuvat opintojen aloitukseen yliopistossa, millaisia odotuksia oli ohjauksesta, miten ohjaus toteutui ja millaisiin asioihin opiskelija haki ohjausta.

Jatkokoulutuskysely

Kyselyn kohderyhmänä ovat jatko-opiskelijat. Kysymykset kohdistuvat opintojen etenemiseen, tuen saamiseen, tutkimuksen rahoitukseen ja kansainväistymiseen opintojen aikana.

Tohtorikoulutettavien seurantakysely

Kyselyn kohderyhmänä ovat jatko-opiskelijat. Kysymykset kohdistuvat nuoremman tutkijan työsuhteeseen sekä väitöstutkimuksen ja opintojen etenemiseen.

Kieli- ja viestintäopintokysely

Kyselyn tarkoituksena on kehittää kielikeskuksen opetusta.

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: Ensimmäisen vuoden opiskelijoiden palautekysely

Kyselyn tarkoituksena on kartoittaa, miten opinnot ovat alkaneet.

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: Työllistymisselvitys

Työllistymisselvityksessä kartoitetaan, miten laitokselta valmistuneet maisterit ovat työllistyneet tutkinnon suorittamisen jälkeen.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Vuosikurssipalaute

Kysely tehdään koulutusohjelman opiskelijoille.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Opetussuunnitelmakysely

Kysely tehdään koulutusohjelman opiskelijoille.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Alumnikysely

Kysely tehdään koulutusohjelmasta tutkinnon saaneille. Kysymykset kohdistuvat koulutukseen ja sijoittumiseen työelämässä.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä ja säädökset, joihin tehtävä perustuu ovat Yliopistolain 87 § (arviointi), Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista 28 § (koulutuksen ja tutkintojen kehittäminen) sekä UEFin opintojohtosääntö. 

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö Erja Widgren-Sallinen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Opintopalveluiden päällikkö Päivi Peltoperä, puh. 050 4372888 (opintojaksopalaute)
Suunnittelija Outi Suorsa, puh. 050 3752155 (alkuohjauskysely, tohtoriuraseuranta)
Rekrytointipäällikkö Marko Junkkarinen, puh. 050 5438528 (fuksikysely, tietolähdekysely)
Koulutuspäällikkö Annikki Honkanen, puh. 040 3552603 (yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan opiskelijapalautekyselyt)
Koulutuspäällikkö Kaisa Laitinen, puh. 050 4327573 (jatkokoulutuskysely, tohtorikoulutettavien seurantakysely, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnan opiskelijapalautekyselyt)

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Opintojaksopalaute
Opintojaksopalaute kerätään opetustapahtumaan ilmoittautuneilta/opintojaksolle osallistuneilta opiskelijoilta. Opintojaksopalaute voi sisältää suoraa tai epäsuoraa tunnistetietoa. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Tietolähdekysely ja fuksikysely
Tietolähdekyselyssä ja fuksikyselyssä ei kysytä suoria henkilötietoja. Sähköpostiosoitteen voi jättää vapaaehtoisesti halutessaan arvontaa varten. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Jatkokoulutuskysely
Jatkokoulutuskyselyssä ei kysytä suoria henkilötietoja. Sähköpostiosoitteen voi jättää vapaaehtoisesti halutessaan arvontaa varten. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Tohtorikoulutettavien seurantakysely 
Kysely sisältää henkilön nimitiedon. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Kieli- ja viestintäopintokysely
Kysely tehdään nimettömänä, mutta se voi sisältää epäsuoraa tunnistetietoa. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: Ensimmäisen vuoden opiskelijoiden palautekysely 
Palaute kootaan nimettömänä. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: Työllistymisselvitys
Palaute kootaan nimettömänä. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Vuosikurssipalaute
Palaute ei sisällä suoraa henkilötietoa, mutta se voi sisältää epäsuoraa tunnistetietoa. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Opetussuunnitelmakysely
Palaute ei sisällä suoria henkilötietoja. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Alumnikysely
Alumnikyselyssä ei kysytä suoria henkilötietoja. Sähköpostiosoitteen voi jättää vapaaehtoisesti halutessaan arvontaa varten. Palaute säilytetään enintään 5 vuotta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Opintojaksopalaute
Opintojaksopalaute kerätään opetustapahtumaan ilmoittautuneilta/opintojaksolle osallistuneilta opiskelijoilta. Jos opintojaksopalautetta kerätään PalauteOodin kautta, niin opetustapahtumaan ilmoittautumisen onnistuminen vaatii, että opiskelijalla on WinOodissa opintojaksolle vaadittu opinto-oikeus ja läsnäolotieto. Erilaisilla paperisilla ja sähköisillä lomakkeilla palautetta kerättäessä opiskelijat itse antavat kysytyt tiedot.

Tietolähdekysely
Tietolähdekyselyn saajien sähköpostiosoitteet saadaan opintopolun rekisteristä.

Fuksikysely
Fuksikyselyn saajat saadaan WinOodista. 

Jatkokoulutuskysely:
Tiedot saadaan WinOodista.

Tohtorikoulutettavien seurantakysely 
Tiedot saadaan WinOodista.

Kieli- ja viestintäopintokysely
Tiedot saadaan WinOodista.

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: Ensimmäisen vuoden opiskelijoiden palautekysely 
Opiskelijoiden yhteystiedot saadaan WinOodista.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Vuosikurssipalaute
Tiedot saadaan WinOodista.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Opetussuunnitelmakysely
Tiedot saadaan WinOodista.

Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: Alumnikysely
Tiedot saadaan WinOodista.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Opintopalveluissa keskitetysti kerättyjen opiskelijapalautteiden valmiit koosteet julkaistaan Heimossa. Vastauksia käsitellään yliopiston työryhmissä, jolloin palaute toimitetaan sähköpostitse työryhmän puheenjohtajalle tai sihteerille. Kunkin tiedekunnan vastaukset toimitetaan sähköpostitse tiedekuntien perustutkintokoulutuksen kehittämisryhmän puheenjohtajalle ja sihteerille. Kehittämisryhmät sopivat toimintamallin, miten aineisto käsitellään laitoksilla/osastoilla.

Yksittäisen opintojakson opintojaksopalaute on kunkin opintojakson opettajan käytettävissä. Opintotietojärjestelmässä (WebOodi) henkilö, jolla on yksikkökohtaiset palautevirkailijan käyttöoikeudet, näkee koko yksikön palautteet, mikäli ne on kerätty opintotietojärjestelmän kautta.
Joissakin yksiköissä opintojaksopalautteista tehdään koosteita ja niitä käsitellään yksiköiden kokouksissa.
OPRIsta on saatavilla yliopisto-, tiedekunta- ja laitos-/osastotasolla opintojaksopalautteiden yhteisistä kysymyksistä kooste, jossa yksittäiset opintojaksot eivät ole tunnistettavissa. OPRIssa näytettävät yhteiset kysymykset ja tiedekuntien sekä Kielikeskuksen määrittelemät kysymykset esitetään omilla välilehdillään tiedekunnittain ja Kielikeskus erikseen. Näytettävät kysymykset on tiedekunta/Kielikeskus määritellyt. Näytettävissä kysymyksissä on jonkin verran yksikkökohtaisia eroja.

Tiedekuntien omat opiskelijapalautevastaukset ja koosteet käsitellään kunkin tiedekunnan omissa kokouksissa.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojärjestelmät

WinOodi, WebOodi, opintopolku, zef-lomake, e-lomake

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.


Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä:  WebOodi, opintopolku, zef-lomake, e-lomake

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa erikseen säädetty poikkeusta
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • oikaista tietojasi
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
  • olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

 

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023