Opiskelijahallinto

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tarkoituksissa:

  • Opiskeluoikeuden toteuttamiseksi ja osoittamiseksi sekä opetuksen järjestämiseksi
  • Opintojen ohjaukseen
  • Opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan ja tilastointiin
  • Opetuksen kehittämiseen
  • Opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja:

  • Tieteelliseen tutkimukseen ja
  • Opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

1)rekisteröidyn suostumus (mm. markkinointiviestintä)
2) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
säädökset:

  • Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
  • Yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2206 muutoksineen ja sitä aikaisemmat teknillistieteellisiä, kauppatieteellisiä, ja taideteollisia tutkintoja koskevat asetukset
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)

  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

3) yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö 

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Rehtori Jukka Mönkkönen
Opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö Erja Widgrén-Sallinen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Anne Litja, puh. 040 355 3308
Tarja Pakarinen, puh. 050 408 0223
Sähköposti: oodituki@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Opiskelijoista tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

Perustiedot:
- Yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero, käyttäjätunnus)
- Taustatiedot (kuten valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot)
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Opiskelua koskevat tiedot:
- Opiskeluoikeudet tutkintoihin ja opinto-oikeudet yksittäisiin tutkinnon osiin
- Suoritetut tutkinnot
- Lukukausi-ilmoittautumiset
- Ylioppilaskunnan jäsenyys
- Opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset aj muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät) ja niiden arviointi
- Opinnäytteiden julkaisutiedot
- Tentteihin ja kursseille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
- Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
- Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
- Harjoitteluun liittyvät tiedot
- Kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
- Lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot
- Apurahoihin liittyvät tiedot
- Opiskelijapalautetietoja
- Opiskelijapalveluiden mukaan lukien IT-palveluiden ja kirjastopalvelujen järjestämiseksi tarpeelliset tiedot

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja):
- Henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
- Opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
- Opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Muut tiedot:
- Tietojenluovuttamista koskevat suostumukset
- Opettajan tai hallintohenkilön henkilötiedot ja käyttöoikeustiedot Oodi-, ILPA- ja OPRI-järjestelmiin

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seuraavasti:

Kansallisarkiston päätös, AL/3004/07.01.01.03.01/2015:
Kaikki yliopistojen opiskelijatietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat sähköisessä muodossa.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:

- Opiskelijan henkilö- ja opinto-oikeustiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta hakijarekisteristä (L 1058/1998), OILI-ilmoittautumispalvelusta, avoimen yliopiston sähköisestä ilmoittautumispalvelusta ILPAsta, yhteistyöoppilaitokselta, tiedekunnasta/yksiköstä tai opiskelijalta itseltään.   
- Kansainväliseen opiskelijavaihtoon tulevien opiskelijoiden henkilö- ja opinto-oikeustiedot siirretään Oodiin Itä-Suomen yliopiston kansainvälisen vaihdon järjestelmästä SoleMovesta.   
- Yliopiston henkilökunnan perustiedot saadaan henkilöstöhallinnon järjestelmästä tai henkilökuntaan kuuluvalta itseltään.  
- Yliopiston sähköpostiosoite saadaan automaattisesti tietotekniikkapalvelujen käyttäjätietokannasta tai muu osoite opiskelijan ilmoittamana.
- Jatko-opiskelijat, erillisiä opintoja suorittavat ja täydennyskoulutuksen opiskelijat toimittavat itse tarvittavat henkilötietonsa. Jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja, niin opiskeluoikeutta ei voida todentaa.  
 
Tilanteissa, joissa rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, henkilötietojen antamisen peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä.
 

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Rekisterin tietoja siirretään Itä-Suomen yliopiston sisäisiin palveluihin (OPRI – Oodin tietovarasto, käyttäjähallinta, sähköinen asiointipalvelu).

Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki valtakunnallista opinto- ja tutkintorekistereistä, 884/2017)

Lainsäädännön perusteella Itä-Suomen yliopisto luovuttaa opiskelijatietorekisterin tietoja:
- Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 884/2017).
- Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki 884/2017).
- Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004 15 §) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta.
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön suoraan tai korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L 559/1994, A 564/1994).
- Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41 §) suoraan tai korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta teknisenä tallenteena opintotukiasioiden käsittelyä varten.
- Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle (TyöttömyysturvaL 1290/2003) paperitulosteena työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten.
- Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnalle teknisen käyttöyhteyden kautta jäsentiedot edustajiston vaaleja ja lakisääteisten tehtävien hoitamista varten (Yliopistolaki 558/2009 46 §) sekä Frank Students -palvelulle opiskelijakorttien valmistamista varten.
- Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle suoraan tai korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta teknisenä tallenteena kansanterveyslain (71/1991) 14 §:n mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa varten.
- Tieteellistä tutkimusta varten (JulkL 621/1999, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Tietoja voidaan luovuttaa tutkimukseen joko suoraan yliopistosta tai tilastokeskuksen FIONA -tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristön kautta. FIONA-etäkäyttöympäristöön tiedot siirretään korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta.

Rekisteröidyn suostumuksella yliopisto luovuttaa opiskelijoiden osoitetietoja yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin. Opiskelija voi muuttaa suostumustaan tietojensa luovuttamiseen WebOodissa tai ilmoittamalla siitä opintopalveluihin.

Yliopisto noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa ja edellyttää, että luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Opiskelutietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojärjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

Opiskelijahallinnon tietojärjestelmä Oodi (WinOodi, Weboodi, PalauteOodi)
SoleMove – kansainvälisen opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuuden järjestelmä
ILPA – valoimen yliopiston ilmoittautumisjärjestelmä

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä: WebOodi

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Henkilötietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä vaaranneta seuraavia periaatteita noudattaen:

- Järjestelmiin tallennetut tiedot säilytetään Itä-Suomen yliopiston palvelimilla tai ylläpitosopimuksen perusteella toimittajan palvelimilla. Opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot siirretään päivittäin ja säilytetään myös opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämässä korkeakoulujen valtakunnallisessa tietovarannossa (VIRTA) (884/2017).

- Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla.
- Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja käyttöoikeudet määritelty työtehtävien mukaan.
- Järjestelmien käyttöä ja henkilötietojen käsittelyä valvotaan.
- Jos työtehtävien hoidossa tarvitaan paperimuotoisia asiakirjoja, ne säilytetään ja suojataan siten, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • poistaa tietosi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • vastustaa tietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyperuste on yleisen edun mukanen tehtävä
  • siirtää tietosi järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
  • peruuttaa antamasi suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumuskeen
  • rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen tietojen oikaisun ja käsittelyn rajoittamisen yhteydessä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman nimenomaista suostumustasi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023