Normaalikoulu: oppilashuolto

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Oppilaan yksilökohtaisen opiskeluhuollon suunnittelu, toteutus ja seuranta

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.
 

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:
1. rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
säädökset:
Asetus lasten päivähoidosta (239/1973)
Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Lastensuojelulaki (417/2007)
Lukioasetus (810/1998)
Lukiolaki (629/1998)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Perusopetusasetus (852/1998)
Perusopetuslaki (628/1998)
Varhaiskasvatuslaki (36/1973)
Yliopistolaki (558/2009)

Itä-Suomen yliopiston hallintojohtosääntö
Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntö
Tiedekuntien pysyväismääräykset

Käsittelemme Normaalikoulun toiminnassa  myös ns. arkaluonteisina tietoja (terveystiedot) ja erityisperuste niiden tietojen käsittelylle on:

  1. rekisteröidyn suostumus
  2. tärkeä yleinen etu: perustusopetuslain ja lukiolain mukainen opetuksen järjestäminen

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Yliopiston rehtori Jukka Mönkkönen
Normaalikoulun johtava rehtori Heikki Happonen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Perusasteen rehtorit Jyrki Korkki ja Heli Lepistö
Lukion rehtori Marita Hokkanen

sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Normaalikoulun oppilashuollon tehtävissä tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Oppilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot
  • Alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
  • Asian vireillepanijan nimi
  • Oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet
  • Tiedot asian käsittelystä yksilökohtaisen opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa
  • Kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa
  • Kokouksessa tehdyt päätökset
  • Päätösten toteuttamissuunnitelma
  • Päätöksen toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
  • Toteutetut toimenpiteet
  • Kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa
  • Muut yksilökohtaisessa opiskeluhuoltoryhmässä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.

Tietojen säilytysajat

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:

Oppilailta itseltään tai heidän huoltajiltaan

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Opiskeluhuoltorekisteriin sisältyvät tiedot ovat salassapidettäviä. Tietoja saa luovuttaa ainoastaan, jos  siihen on: 

1) asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumus

2) tiedon luovuttamiseen oikeuttava lain säännös

Oikeus poiketa salassapitovelvoitteista:
Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.
Jos opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta.
Yliopisto noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa ja edellyttää, että luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirertä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojärjestelmät

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään Primus-oppilashallintojärjestelmää ja järjestelmän Wilma-selainpohjaista käyttöliittymää.

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä: Wilma

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Oppilashuollon henkilötietojen käsittelyssä Normaalikoulussa noudatetaan seuraavia periaatteita:

  • Henkilötietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä vaaranneta
  • Järjestelmiin tallennetut tiedot säilytetään Itä-Suomen yliopiston palvelimilla
  • Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka kuuluvat yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoryhmään ja joille lukuoikeuden on myöntänyt opiskeluhuoltoryhmän vastuuhenkilö tai tietoihin pääsylle on laillinen peruste ja /tai oppilaan tai hänen laillisen huoltajansa suostumus
  • Järjestelmien käyttöä ja henkilötietojen käsittelyä valvotaan
  • Jos työtehtävien hoidossa tarvitaan paperimuotoisia asiakirjoja, ne säilytetään ja suojataan siten, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen tietojen oikaisun ja käsittelyn rajoittamisen yhteydessä
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittelyperuste on suostumus
  • peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023