Kirjasto- ja julkaisutoiminta

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Itä-Suomen yliopiston kirjaston kirjastojärjestelmän asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakastietojen hallinnoimiseen. Kirjasto käyttää asiakasrekisterin tietoja lainauksen- ja lainausoikeuden valvontaan, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa ja tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.
 
Kirjaston asiakaspalvelun e-lomakkeilta tulevien tietojen pohjalta toteutetaan asiakkaiden palvelupyyntöjä ja toimeksiantoja. Esimerkiksi kirjastokorttianomus, osoitteenmuutosilmoitus, hankintaehdotus, kaukopalvelupyyntö, ohjausajan varaaminen ja palaute kirjastolle.
 
Kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmia käytetään kaukopalvelun asiakassuhteen hoitamiseksi. Ohjelmien avulla siirretään tietoja Itä-Suomen yliopiston taloushallinnon palveluille laskutusta varten.
 
Asiakasmikrojen käyttötietokannasta tulostetaan yleisen käyttäjätunnuksen päivittäin vaihtuva salasana. Ohjelma vaatii henkilön nimen tai kirjastokortin viivakoodin.  
 
Kirjastolla on asiakkaiden käytössä myös lokeroiden varausohjelma Loksu sekä yölainojen varausohjelma.

Kausijulkaisujen ja elektronisen aineiston tilausten hallintaohjelmat eivät sisällä varsinaisia henkilötason tietoja, satunnaisesti sinne tallennetaan aineiston välittäjän kontaktihenkilön yhteystiedot.
 
Julkaisutoimintaa tukevissa järjestelmissä käytetään henkilötietoja yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa sekä metatietojen tuottamiseen.
 
Kirjasto toteuttaa johdon ja opetusministeriön tiedonkeruita CRIS-järjestelmän avulla. Kirjasto lisää, poistaa, tarkentaa ja julkaisee tietoja yliopiston nimissä tehdystä julkaisuista. Kirjasto jakaa CRISjärjestelmän tietoja myös kansallisissa opetus- ja kulttuuriministeriön portaaleissa.
 

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.


Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

  1. Sopimuksen täytäntöönpano (jossa rekisteröity on osapuolena)
    sopimus: Asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen ottaessaan kirjastokortin. Sopimusta vastaan asiakas saa kirjaston aineistoon määräaikaisen käyttöoikeuden.
  2. Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
    säädös: Tekijänoikeuslaki 404/61
  3. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Rehtori Jukka Mönkkönen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Palvelupäällikkö Jukka Kananen, Kuopion kampus, Melania 115, puh. 0294 458129
Tietoasiantuntija Aino Taskinen, Kuopion kampus, Melania 116b, puh. 0294 458346
Tietoasiantuntija Harri Kalinen, Joensuun kampus, Carelia 194, puh. 0294 458135
Tietojärjestelmäasiantuntija Antti Laurila, Joensuun kampus, Carelia 266, puh. 0294458193

sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kirjastojärjestelmän asiakasrekisterissä on tiedot voimassa olevista lainoista, varatusta aineistosta, lainaustoiminnan maksuista sekä tiedot erääntyneiden ja palauttamatta jätettyjen lainojen vuoksi asiakkaaseen kohdistetuista toimenpiteistä.
 
Asiakastietoja ovat:

  • asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot (nimi ja osoitetiedot, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite)
  • asiakkaan tunnistetiedot (asiakastunnus, asiakasryhmä, tilastotyyppi ja henkilötunnus)
  • tilastolaskurit sekä asiakastietojen viimeinen päivityspäivämäärä

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja? 

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seuraavasti:

Asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain.

  • Asiakastietolomakkeita säilytetään 10 vuotta - Jos asiakkaalla ei ole mitään asiakastapahtumia 3 vuoteen, asiakastietue poistetaan
  • Jos asiakas ei ole rekisteröitynyt 3 vuoteen, esitiedot poistetaan
  • Jos asiakastietue on vanhentunut, se poistetaan vuoden kuluttua vanhentumispäivästä

Asiakaskirjeenvaihtoon liittyviä sähköposteja säilytetään 10 vuotta.

Kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmissa kuluva vuosi on aktiivinen, arkisto tyhjennetään viiden vuoden välein.

Asiakasmikrojen käyttötietokannassa vanhentuneet tiedot poistetaan käynnistyksen yhteydessä. Oletusaika on 120 päivää. Vanhentuneista tiedoista korvataan asiakkaan nimi/viivakoodi POISTETTU-tekstillä.

Lokeroiden Loksu-varausohjelmasta tiedot poistuvat, kun asiakas palauttaa lokeron avaimen.
Yölainavarausohjelmassa tiedot säilyvät 7 päivää.

Julkaisujärjestelmien tietoja säilytetään palvelussa palvelun koko voimassaoloajan.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? 

Henkilötietojen lähteinä ovat:

  • asiakkaan täyttämä asiakastietolomake
  • Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekisteri
  • julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut, Väestörekisterikeskus ja maistraatti
  • lainaustoiminnassa tietokantaan tallentuvat tiedot
  • Itä-Suomen yliopiston henkilökuntarekisteri Prima
  • Itä-Suomen yliopiston Haka-kirjautumispalvelu tai muu Hakaluottamusverkoston identiteettipalvelu luovuttaa asiakkaan henkilötunnuksen kirjastojärjestelmälle asiakkaan kirjautuessa omiin asiakastietoihinsa. Henkilötunnus luovutetaan vain käyttäjän suostumuksella. Kirjastojärjestelmä käyttää henkilötunnusta asiakkaan identifioimiseen.
  • kansalliset ja kansainväliset kustantajien julkaisutietokannat ja järjestelmät

Rekisteröity asiakas on itse vastuussa yhteystietojensa ajantasaisuudesta. Henkilötietojen antamisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus.  Rekisteröidyn on annettava henkilötietonsa. Jos henkilö ei anna tarvittavia tietoja, häntä ei voida rekisteröidä kirjaston asiakasrekisteriin eikä hänelle voi myöntää painetun aineiston lainausoikeutta.
 
Perintätapauksissa asiakkaan osoitetiedot voidaan tarkistaa Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekisteristä, Väestörekisterikeskuksesta ja maistraatista.
 

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Kirjastojärjestelmän ja kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmien asiakasrekisterin tietoja siirretääntarvittaessa Itä-Suomen yliopiston taloushallinnon palveluille laskutuksen ja perinnän suorittamista varten. Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon (ei sisällä henkilötason tietoja). Henkilö-ja osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön. Mikäli asiakas käyttää kirjastojärjestelmän kautta yhteislainausta, osa asiakastiedoista siirtyy väliaikaisesti lainaavan kirjaston asiakasrekisteriin (https://vaari.finna.fi/Content/privacy). Kirjastojärjestelmän asiakasliittymä UEF-Finna käyttää Finna-palvelua(https://uef.finna.fi/Content/register_details). Julkaisujärjestelmistä siirretään tietoja Opetus-ja kulttuuriministeriöönraportointia varten. Metadataa siirretään kansainvälisiin julkaisutietokantoihin. Julkaisutiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella. Tiedot ovat julkisia ja kaikille käyttäjille näkyviä. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

  • Itä-Suomen yliopiston kirjaston asiakasrekisteri: Voyager-kirjastojärjestelmä (Josku) ja asiakaskäyttöliittymä UEF-Finna
  • Kirjaston asiakaspalvelun e-lomakkeet
  • Kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmat
  • Asiakasmikrojen käyttötietokanta UEF Amika
  • Lokeroiden varausohjelma Loksu
  • Yölainojen varausohjelma
  • Kausijulkaisujen ja elektronisen aineiston tilausten hallintaohjelmat
  • Julkaisutoimintaa tukevat järjestelmät UEF ePublications ja UEF eRepository
  • Julkaisujen osalta Itä-Suomen yliopiston tutkimustietojärjestelmä SoleCRIS

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
 
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavassa selainpohjaisessa järjestelmässä: UEF-Finna

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja – ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
 
Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Asiakkaiden täyttämät asiakastietolomakkeet säilytetään lukitussa tilassa. 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta 
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi (oikeus tulla unohdetuksi), poisto-oikeutta ei sovelleta niissä tapauksissa, joissa käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä tai yleistä etua koskeva tehtävä 
  • vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen tietojen oikaisun ja käsittelyn rajoittamisen yhteydessä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittelyperusteena on sopimus
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste on yleisen edun mukainen tehtävä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023