Henkilöstöhallinto

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

  • Palkan- ja palkkionmaksatus ja palkkalaskentatietojen vastaanottaminen ja välittäminen eri sidosryhmille. Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, hoito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien hoitaminen.
  • Henkilöstön työajanseuranta sekä työajan kohdentaminen (projektien palkkakustannusten jakamiseen).
  • Yliopistojen palkkausjärjestelmän (YPJ) mukaisen arviointiprosessin hoito
    •   Tehtävän vaativuuden arviointiprosessi
    •   Henkilökohtaisen suoriutuvuuden arviointiprosessi
  • Henkilöstön työhyvinvointi: Työnhyvinvointikyselyt ja raportit

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee automatisoituja päätöksiä.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

  1. Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Säädökset: Yliopistolaki (558/2009), Valtioneuvoston asetus yliopistoista (770/2009), Työsopimuslaki (55/2001)
  2. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminenmikä oikeutettu etu on kyseessä: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde (työsuhde)

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen
Henkilöstöjohtaja Jouni Kekäle

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Henkilöstöpäällikkö Jenni Varis, puh. 02 9445 8037
Henkilöstöasiantuntija Minna Kuosmanen puh. 02 9445 8092
sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi[at]uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoidon yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot yliopistoon  palvelussuhteessa olevista henkilöistä (palkansaajat, palkkionsaajat, luottamushenkilöt ja  apurahansaajat):

  • Henkilön perustiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
  • Kehityskeskustelujen tiedot
  • Varhaisen tuen muistiot
  • Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys)
  • Palkkojen ja palkkioiden maksatustiedot
  • Palvelussuhteen tiedot
  • Tiedot koulutuksista
  • Työajan kohdennustiedot
  • Työajan seurantatiedot
  • Työhyvinvointikyselyissä: työyksikkö pakollisena tietona, sukupuoli, kampus, ikähaarukka, työkokemusvuodet, rooli, työsuhde (määräaikainen/vakinainen)
  • Yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot: palkkausjärjestelmän mukaiset tehtävän kuvaukset ja arviointitietoineen, henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seuraavasti:

  • Säilytetään pysyvästi: Henkilökuntaluettelo
  • Säilytetään pysyvästi/10 vuotta:  Etä- ja työsopimukset
  • Voimassaoloaika + 10 vuotta: Sivutoimilupiin liittyvät asiakirjat
  • Voimassaoloaika:
    • Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan hakemukset, voimassaoloaika
    • AY-jäsenmaksujen valtakirjat, voimassaoloaika
    • Kulunvalvonta-/työajanseurantaraportit, voimassaoloaika
    • Henkilöstökoulutustiedot, voimassaoloaika
  • Määräytyy asiakirjan voimassaoloon
  • 50 vuotta:
    • Palkan, palkkioiden ja palkanlisien maksuun liittyvät asiakaskirjat
    • Päätös/todistus palvelussuhteen päättymisestä
  • 13 vuotta: Työajan kohdentamisraportit
  • 10 vuotta:
    • AY -jäsenmaksujen tilitykset
    • Kehityskeskustelujen muistiot
    • Toimenkuvat
    • Työsuunnitelmat
    • Työtehtävän vaativuuden arviointi –lomakkeet ja päätökset
    • Työtehtävistä suoriutumisen arviointi –lomakkeet ja päätökset
    • Työhyvinvointikyselyt ja –raportit
    • Työtodistukset liitteineen
  • 5 vuotta:
    • Lomarahan vaihtosopimus
    • Säästövapaasopimus
    • Vuosiloman vahvistamiseen liittyvät asiakirjat
  •  2 vuotta:
    • Lääkärinlausunnot (A-todistukset)
    • Luettelot henkilöstökoulutukseen osallistuneista
    • Poissaoloilmoitukset
    • Vuosiloma-, säästövapaa- ja lomarahavapaailmoitukset

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:
 
Henkilöltä itseltään: henkilötiedot (lomakkeella), palkkionmaksutiedot (lomakkeella), työajanseuranta  (Timecon- tai Promid-järjestelmään), työajankohdennus (SoleTM-kohdennusjärjestelmään), koulutustiedot (lomakkeella), kehityskeskustelutiedot, työhyvinvointikyselyn taustatiedot

Yksikön henkilöstöasioita hoitavalta henkilöltä: esitys työsopimussuhteeseen ottamisesta (lomake), henkilön lähiesimiestiedot

Henkilö itse, henkilön lähiesimies, yksikön johtaja, laitoksen johtaja, tarvittaessa ylempi esimies (dekaani), YPJ -arviointiryhmä ja työnantajan edustaja (rehtori, henkilöstöjohtaja, hallintojohtaja): tiedot tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiin

Verottajalta: veroprosenttiin liittyvät tiedot (sähköinen siirto)
 
Väestörekisteristä: henkilön nimitietojen päivityksiä (sähköinen siirto)

Rekisteröidyn tulee toimittaa palvelussuhteen hoitoa varten tarvittavat henkilötiedot. Jos rekisteröity ei  toimita tarvittavia tietoja palvelussuhdetta ei voida todentaa ja palkanmaksu estyy.
 
Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen perusteina ovat sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä että rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Henkilötietoja siirretään henkilöstöhallinnon Mepco -järjestelmästä seuraaviin Itä-Suomen yliopiston  sisäisiin palveluihin:

  • Abloy KeyControl, henkilöt
  • Dynamics 365 -yhteystietojen ylläpito, henkilöt + palvelussuhteet
  • HelpNet -puhelinluettelo, henkilöt
  • IDM -käyttäjähallinta, henkilöt
  • Kemikaalikortisto, henkilöt
  • M2 -matkustuksen hallintajärjestelmä, henkilöt + palvelussuhteet
  • Miilu -tietovarasto, henkilöt + palvelussuhteet + poissaolot
  • Oodi -opintotietojärjestelmä, opettajat
  • Proha -hankehallinta, henkilöt
  • Raindance -taloushallinnon järjestelmä, henkilöt + palkkatapahtumat
  • Rondo -laskujen kierrätys ja arkistointi, ansioerittelyt
  • SoleCRIS- tutkimushallinnon järjestelmä, henkilöt + palvelussuhteet
  • SoleTM -työajan kohdentamisjärjestelmä, henkilöt + palvelussuhteet
  • Sähköinen asiointipalvelu, henkilöt
  • Vakka-vaalijärjestelmä, henkilöt

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Certia Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä yliopiston  lukuun palkan- ja palkkioidenlaskennassa.

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti: lakisääteiset luovutukset verohallinnon tulorekisteriin,  ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöille, ay-jäsenmaksujen ilmoitus ammattiyhdistyksille, tilastotiedot  ministeriölle, muut lakisääteiset luovutukset, palkanmaksutiedot pankeille ja kirjanpitoon sekä tietojen siirto henkilöiden etuuksien hoitamiseksi työterveyshuoltoon ja TE-toimistoon.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyyn?

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

  • Mepco – henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmä
  • SoleTM – työajan kohdistamisen ja kokonaistyöaikasuunnitelmien tietojärjestelmä
  • Surveypal (työhyvinvointikyselyt ja raportit)
  • Työajanseurantajärjestelmät (Timecon, Promid)
  • Rondo - sähköinen arkistointijärjestelmä

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä seuraavissa selainpohjaisissa järjestelmissä: Mepco, SoleTM, Surveypal, Rondo

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
 
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • poistaa tietosi eli tulla unohdetuksi (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • oikaista tietojasi
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • vastustaa henkilötiejen käsittelyä niissä tilanteissa, joissa käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen tietojen oikaisun ja käsittelyn rajoittamisen yhteydessä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023