Rakennerahastohankkeet

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

EU:n komission hyväksymän Suomen rakennerahasto-ohjelma-asiakirjan mukaista rahoituksen (Euroopan sosiaalirahasto, ESR ja Euroopan aluekehitysrahasto, EAKR) kohdentumista sekä ohjelma-asiakirjassa Suomelle asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan keräämällä tietoja hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee automatisoituja päätöksiä.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

  1. rekisteröidyn suostumus
  2. rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

ESR -asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR -toimiin osallistuneista. Kaikista ESR -toimenpiteisiin osallistuvista henkilöistä tulee olla käytettävissä seuraavat tiedot: sukupuoli, työllisyystilanne, ikä, koulutus ja kotitalouden tilanne. Jos kaikkia näitä tietoja ei saada, ei henkilöstä voida raportoida EU:n komissiolle mitään muitakaan tietoja.

Käsittelemme myös arkaluonteisia tietoja (etninen alkuperä ja terveystiedot). Näiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus.

Osa tiedoista on luokiteltu arkaluonteisiksi. Näitä ovat otsikon "Muut taustatekijät" alla olevat eräät kysymykset. Nämä tiedot ovat tärkeitä sekä ESR-tuen kohdentamisen että tuen vaikutusten selvittämiseksi. Näihin kysymyksiin ei kuitenkaan ole pakko vastata, jolloin osallistujan on tullut valita aloituslomakkeella vaihtoehto "En halua vastata" ja tämä tieto tallennetaan rekisteriin.

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Akateeminen rehtori Harri Siiskonen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Kehittämisasiantuntija Satu Lappalainen
Tutkimusrahoituksen asiantuntija Mika Saikkonen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • Työllisyystilanne: mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot
  • Koulutus: suoritetun koulutuksen aste
  • Kotitalouden tilanne: työttömyyteen, huollettavana oleviin lapsiin ja kotitaloudessa olevien aikuisten lukumäärään liittyvät tiedot
  • Muut taustatekijät: ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, aseman heikkous työmarkkinoilla, asunnottomuus
  • Lisäksi tietyissä hanketyypeissä: henkilön arvio omasta työkyvystään ja/tai hankkeen vaikutuksista
  • Hankkeessa työskelevien henkilöiden tehtävänimikkeet hakuvaiheessa 
  • Hankkeessa työskentelevien henkilöiden osalta nimi, työaika ja palkkatiedot maksatushakemuksen yhteydessä

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Kerätyt lomakkeet säilytetään asianmukaisesti hankkeen toteuttajan toimesta hanketta koskevan säilyttämisajan, joka määritellään jokaisen hankkeen saamassa rahoituspäätöksessä erikseen.

Yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034 ohjelmakauden 2014-2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Kun rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Osallistujakohtaista tietoa käytetään 6 kuukauden kuluttua hankkeessa lopettamisesta tehtävään jälkiseurantaan. Hankkeissa lopettaneista osallistujista muodostetaan tilastollisesti edustava näyte, johon poimiutuneille henkilöille kohdennetaan jälkiseurantakysely ulkoisen tutkimuslaitoksen, Tilastokeskuksen tai vastaavan tahon toimesta.

Tietojen edelleen luovuttaminen tapahtuu ainoastaan tietolaji- ja hankekohtaisella summaustasolla raportointina hallintoviranomaisen määrittelemällä tavalla perustuen ESR-asetuksen 1304/2013 velvoittavuuteen. Lähtökohtaisesti luovuttaminen summaustasolla tarkoittaa tietojen luovuttamista evaluaattorille arviointia varten. Summaustiedoilla tarkoitetaan sitä, että kaikki yksilön henkilön todentamiseksi kerätty tieto poistetaan toimitettavasta aineistosta. Raportointitiheys vaihtelee komissiolle muutaman kerran ohjelmakaudella tapahtuvasta raportoinnista vuosittain tapahtuvaan raportointiin.

Hallintoviranomaisen (Työ- ja elinkeinoministeriö, TEM) on tarpeen käyttää raportointia toistuvasti ohjelman toteutumisen seuraamiseen ja arvioimiseen. TE-toimistojen URA-asiakaspalvelujärjestelmä kysyy ESR Henkilöjärjestelmästä työvoimapoliittisen toimenpiteen rahoituksen ESR –tukikelpoisuuden varmistamiseksi teknisellä käyttöyhteydellä, onko yksittäinen työnhakija-asiakas rekisteröity tietylle hankkeelle osallistujaksi. ESR Henkilö-palvelu vastaa TE-toimistovirkailijalle URA-järjestelmään Kyllä/Ei.

Rekisteristä luovutetaan hankekohtaisesti tietolajeittain summattua raportointitietoa hankkeen rahoittajaviranomaiselle teknisellä käyttöyhteydellä EURA 2014 -seurantajärjestelmään siten, että yksilön henkilön todentamiseksi kerättyä tietoa ei näytetä, tai jos ikä- tai sukupuolijakautuman mukaan tietolajikohtainen summaus on pienempi kuin 10, summausarvoa ei näytetä.

EAKR -hankkeiden järjestämien tilaisuuksien osallistujalistat luovutetaan rahoittajalle maksatushakemuksen yhteydessä. 

Hankkeissa työskentelevien henkilöiden nimi, työaika ja palkkatiedot ilmoitetaan rahoittajalle maksatushakemuksen yhteydessä. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla: EURA2014

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Evästeitä käytetään: EURA2014-järjestelmässä.

Miten suojaamme henkilötietosi?

1. Paperimuotoinen aineisto

Vastuu tietojen keräämisestä ja tallentamisesta on hankkeen toteuttajalla. Hankkeen osatoteuttajat keräävät tiedot lomakkeilla, toimittavat lomakkeet toteuttajalle, joka vastaa tallentamisesta ja alkuperäisten lomakkeiden säilyttämisestä ohjeistuksen mukaisesti.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden täyttämät lomakkeet on säilytettävä kulunvalvotuissa tiloissa suljetussa kaapissa. Jos lomakkeiden säilytyspaikka ei ole kulunvalvotussa tilassa, asiapaperit tulee säilyttää kassakaapissa. Lomakkeet on toimitettava toteuttajalle luotettavalla ja turvallisella tavalla. Lomakkeiden skannaaminen ja lähettäminen sähköpostitse ei ole sallittua paitsi tilanteissa, joissa ne on mahdollista lähettää turvapostina. Ensisijainen tietojen lähettämistapa on postitse kirjattuna kirjeenä. Kirjekuoren tulee olla sellainen, että sen läpi ei ole mahdollista lukea kuoren sisällä olevien lomakkeiden tietoja; käytännössä tämä on useimmiten hoidettavissa siten, että laitetaan kaksi kirjekuorta sisäkkäin. Lomakkeiden kopiointi ei ole sallittua.

Hankkeen toteuttaja voi hävittää henkilötietoja sisältävät lomakkeet rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyllä tavalla. Lomakkeet on hävitettävä todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi, siten kuin organisaatiossa on päätetty toimia arkaluonteisten asiakirjojen osalta. ESR -henkilörekisterijärjestelmästä voi tulostaa yhteenvedon henkilötasolla raporttina. Kaikki tulosteet, joissa esitetään henkilötasolla tunnistettavaa rekisteriin merkittyä tietoa, on merkitty salaus-/tietosuojaustaso III -leimalla.

2. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Hallintoviranomainen myöntää EURA 2014 -järjestelmän teknisellä käyttöyhteydellä tallennusoikeuden palveluun sellaisen ESR-hankkeen toteuttajalle, jonka hanke sisältää toimenpiteitä, joista rekisteröintivelvollisuus syntyy. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjän vahvaa tunnistautumista hanketoteuttajan KATSO-tunnistuksella. ESR Henkilö -palveluun tallennetut tiedot voi nähdä ainoastaan hanketoteuttajan organisaatiossa tietojen tallennukseen oikeutettu käyttäjä ja vain kyseisen hankkeen osalta. Muiden hankkeiden osallistujien tietojen tarkastelu ja näkeminen on estetty tietojen arkaluonteisuuden vuoksi.

Suomen rakennerahastojen hallintoviranomaisella on nimettyjen virkamiesten osalta oikeus tarkastella kaikkia tietoja lakien ja asetusten asettamassa rajoissa. Välittävällä toimielimellä eli hanketta rahoittavalla viranomaisella tai tarkastajalla ei ole pääsyä rekisteriin, eikä oikeutta vaatia hanketoteuttajaa luovuttamaan osallistujatason tietoja. Näillä tahoilla on oikeus kuitenkin todentaa alkuperäisten lomakkeiden olemassaolo, joihin rekisteriin tallennetut tiedot tai osallistujien vastauskiellot perustuvat.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • pyytää tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023