Apteekkitoiminta

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee automatisoituja päätöksiä.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

 

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto, apteekki

Puijonkatu 23
70100 KUOPIO
Puhelin 0294 45 6000

Rekisterinpitäjän edustaja

Apteekkari Jouko Savolainen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Proviisori Antti Airaksinen, puh. 0294 456007, antti.airaksinen@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Antti Airaksinen, puh. 0294 456007, antti.airaksinen@uef.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

1. Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • Etunimi, sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Kaikki reseptille tallennettavat tiedot
  • Osto- ja maksutapahtumat
  • Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
  • Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus

2. Kanta-asiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kanta-asiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

  • Asiakkaan yhteystiedot (osoite, Fax, Puhelinnumero, Matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot esim. sairaudet yms.
  • Yhteisötiedot (linkitys perheenjäsenten välillä)
  • Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät
  • PIN-koodi reseptipistepalvelua varten       
  • Markkinointilupa

3. Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi

  • Suoramaksu /e-lasku-tiedot
  • Edunvalvojan tiedot
  • Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
  • Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot.

  • Nimi (etunimi ja sukunimi)
  • Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
  • virtuaalinen IBAN-tilinumero

Laskujen välityspalveluun lähtevät tiedot:

  • Asiakkaan Etunimi, Sukunimi
  • Asiakkaan Edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)
  • Asiakkaan osoitetiedot
  • Asiakkaan ja apteekin e-lasku / verkkolaskuosoite
  • Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut laskutettavat tuotteet

(tuotteet on mahdollista piilottaa laskulta asiakaskohtaisesti, pelkkä lähete-rivi jää tässä tapauksessa laskulle)

4. Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

  • Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
  • Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
  • Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
  • Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

1. Apteekkiasiakkaat

Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.)
Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan.

2. Kanta-asiakkaat

Asiakkaan kanta-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti eli 25 kuukautta. Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka kanta-asiakassopimus irtisanottaisiin.

3. Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan.
Laskujen välityspalvelussa laskutusaineistoja säilytetään 3 kuukauden ajan laskutuksen jälkeen. Varmuuskopioilla tiedot säilyvät 12 kuukauden ajan.

4. Annosjakeluasiakkaat

Asiakkaan annosjakelu-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti. Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

  • Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot
  • Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
  • Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista
  • Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
  • Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
  • Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Apteekkijärjestelmä MAXX. Lisäksi järjestelmästä on liitynnät seuraaviin ulkopuolisiin järjestelmiin:

1. Apteekkiasiakkaat

Apteekkisopimusjärjestelmä:

  • Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
  • Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
  • Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä

Valtakunnallinen reseptikeskus:

  • Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
  • Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Kelan palvelut:

  • Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
  • Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
  • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
  • Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi):

  • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
  • Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
  • Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.

2 Kanta-asiakkaat
Ei yhteyksiä muihin järjestelmiin

3 Tiliasiakkaat

elasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset):
Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.

Receptumin myyntilaskupalvelu:
Apteekki välittää laskut asiakkailleen Receptum Oy:n (y 1635372-4) laskutuspalvelua hyödyntäen.
Receptum Oy (ja sen alihankkija RopoCapital Oy) toimivat laskujen käsittelijöinä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä. Apteekki toimittaa laskutettavat tiedot palveluun, jossa hoidetaan laskujen välittäminen edelleen apteekin asiakkaille. Laskut välitetään joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan mukaisesti. 

4 Annosjakeluasiakkaat

Annosjakeluyksikköön (Pharmac) välitettävät henkilö/lääkitystiedot:

  • Henkilötunnus
  • Sukunimi ja etunimi
  • Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
  • Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
  • Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu
  • Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.
  • Muu lääkitys (Jos asiakkaalle on määritetty)
  • Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

 

Miten suojaamme henkilötietosi?

 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • pyytää tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, apteekki Puijonkatu 23 70100 KUOPIO
Tietosuojavastaava Antti Airaksinen, puh. 0294 456007, antti.airaksinen@uef.fi