Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä

Opiskelijatietojärjestelmän (Oodi) pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin, ylioppilaskunta-asetukseen sekä Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus Oodin rekisteriselosteessa.

Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä, kuten tietojen luovuttamista, sääntelee henkilötietolaki (HetiL 523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen luovuttaminen viranomaisille

Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisesti eri viranomaisille (mm. Tilastokeskus, opetusministeriö, Ylioppilaiden terveydenhuoltosäätiö, Kansaneläkelaitos) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on Oodin rekisteriselosteessa. Ylioppilaskunta voi saada oman jäsenistönsä tiedot.

Tietojen luovuttaminen tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten

Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Tietoja tutkimukseensa hakevan on täytettävä opiskelijatietojen luovutushakemus ja siihen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta.

Tutkimustarkoituksiin saadut henkilötiedot on hävitettävä, arkistoitava tai muutettava sellaisiksi, ettei tiedon kohde ole tunnistettavissa sen jälkeen kun ao. henkilötietoja ei tutkimuksessa enää tarvita (Henkilötietolaki 523/1999).

Tietojen luovuttaminen opiskelua edistäviin tarkoituksiin

Edellä mainittujen lisäksi opiskelijarekisteristä voidaan opiskelijan suostumuksella luovuttaa tietoja yhdistyksille ja järjestöille, joiden katsotaan edistävän opiskelijoiden etua. Näitä tarkoituksia varten tiedot luovutetaan kuitenkin vain niistä rekisteröidyistä, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Saadakseen tiedot luovuttamista hakevan säätiön, yhdistyksen, yrityksen tms. on saatava ensin yliopistolta lupa tietojen vastaanottamiseen opiskelijatietojen luovutushakemuksella. Markkinointiin ja kaupallisiin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta.

Tietoja luovuttaminen edellyttää kirjallista hakemusta

Tietojen luovuttamista hakeva tutkimuksen/opinnäytetyön tekijä, säätiö, yhdistys tai muu taho täyttää tietojenluovutuslomakkeen. Lomakkeen saa myös paperisena Joensuun tai Kuopion kampuksen opinto- ja opetuspalveluista. Täytetty hakemus lähetetään opinto- ja opetuspalveluihin joko Joensuun tai Kuopion kampukselle.

Käsittelyaika tietojenluovutuksissa on 1 – 3 viikkoa.

Lomake: Opiskelijatietojen luovutushakemus

Yliopisto noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojenluovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.

Opiskelija voi muuttaa tietojen luovutuslupaa WebOodissa

Opiskelija voi itse säädellä omien yhteystietojensa  luovutusta opiskelua edistäviin tarkoituksiin WebOodissa  kohdassa 'Muut toiminnot' -> 'Omat perustiedot' -> 'Luovutustiedot'. Vaikka opiskelija olisikin rajoittanut tietojensa luovuttamista, hänen tietonsa luovutetaan lakisääteisesti viranomaisille sekä tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.

Tietojenluovutusasioita hoitavat: 

Anne Litja
puh. 040 3553 308

Tarja Pakarinen
puh. 050 4080 223

Silja Pesonen
puh. 050 4354 380

Kaikille yhteinen sähköpostiosoite: oodituki(at)uef.fi

Opintopalveluiden osoitteet:
 
Joensuun kampus
Käyntiosoite: Yliopistokatu 2, Aurora-rakennus, sisäänkäynti A, 1.krs.
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Joensuun kampus, PL 111, 80101 Joensuu
 
Kuopion kampus
Käyntiosoite: Yliopistonranta 1 B, Mediteknia
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Kuopion kampus, PL 1627, 70211 Kuopio

Linkkejä

Henkilötietolaki

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta

www.tietosuoja.fi