Rekrytointi

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä: työpaikkailmoitusten ja -hakemusten käsittely sekä henkilön valinta Itä-Suomen yliopiston työsuhteisiin. Rekrytoinnin yhteydessä voidaan osallle hakijoista tehdä lisäksi hakijan omalla suostumuksella henkilökohtaisen toimintatavan analyysi, joka tehdään itsearviointina. 

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettuapäätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. 

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkittävä suhde).

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysin itsearvioinnin osalta henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus. 

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen
Henkilöstöjohtaja Jouni Kekäle

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Henkilöstöasiantuntija Marja Piironen, 0504309629, marja.piironen@uef.fi

Henkilöstöasiantuntija Tarja Vauhkonen, puh. 0294458119, tarja.vauhkonen@uef.fi

Henkilöstöasiantuntija Virva Pietarinen, puh. 0469238124,  virva.pietarinen@uef.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekrytoinnin yhteydessä tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

  • Työnhakijan henkilötiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli) ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, lähiosoite, puhelinnumero)
  • Hakijan koulutusta, kielitaitoa ja työkokemusta ja muuta olennaista osaamista koskevat tiedot sekä suosittelijoiden tiedot.
  • Haettavasta työpaikasta riippuen ansioluettelo, julkaisuluettelo, valitut julkaisut, tutkimussuunnitelma, hakemus, opetusportfolio, tieteelliset ansiot sekä kansainvälinen toiminta, jatko-opintosuunnitelma ja oman alan kehittämissuunnitelmat.
  • Henkilökohtaisen toimintatavan analyysissä hakijasta käsitellään nimi, sähköposti, sukupuoli ja sijainti (maa), jotka ovat pakollisia tietoja. Lisäksi hakija voi halutessaan täyttää muita taustatietoja, jotka eivät ole pakollisia (esim. tehtävänimike ja organisaatio). Hakija valitsee järjestelmän ehdottamista ominaisuuksista häntä parhaiten ja vähiten kuvaavat. Vastausten perusteella järjestelmä luo HPA-analyysiehdotelman, joka käydään yhdessä läpi täyttöpyynnön lähettäjän kanssa. Hakija kommentoi ja hyväksyy /hylkää palautekeskustelussa oman analyysinsä.
  • Hakija voi halutessaan liittää yhteystietoihinsa myös sosiaalisen median tai tutkimusyhteisöjen profiileja (mm. Twitter, LinkedIn, Instagram, ResearchGate).

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Hakemuksia säilytetään Saima-rekrytointijärjestelmässä 36 kuukautta sen jälkeen kun hakemusta on viimeksi päivitetty. Avoimia hakemuksia säilytetään kuusi kuukautta niiden päivittämisestä. Tehtävään valitun henkilön hakemus liitteinen säilytetään pysyvästi Itä-Suomen yliopiston arkistossa.

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysin itsearviointeja säilytetään puoli vuotta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Hakijat tallentavat itse tietonsa Saima –järjestelmään. Hakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja kysyä muista tietolähteistä esim. hakijan entisiltä työnantajilta.
Rekisteröidyllä on velvoite toimittaa tarvittavat henkilötiedot. Jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja, niin rekrytointiprosessi ei voi edetä.

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysiä varten henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. 

 

Henkilötietojen siirrot

Tietoja siirretään rekrytointijärjestelmästä hakuprosessiin osallistuuville sekä vain asianosaisen asemassa oleville, hakijan suostumuksella tai lakiin perustuvan oikeuden perusteella.

Niiden hakijoiden osalta, joille tehdään henkilökohtaisen toimintatavan itsearviointiin perustuva analyysi, hakijan hyväksymä analyysi voidaan siirtää suostumuksen perusteella rekrytoinnista vastaavalle henkilölle. 

Säännönmukaisena luovutuksena on vuosittain tehtävä Opetus- ja kulttuuriministeriön rekrytointitiedonkeruu, jossa toimitetaan tilastotietona hakukohtaisesti hakijoiden määrä sukupuolittain ja kansalaisuuksittain sekä pohjatiedot tehtävään valituista.

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysissä käytetään henkilötietojen käsittelijää. Henkilötietojen käsittelijänä toimii Thomas International Ltd, jonka kanssa yliopisto on tehnyt tietosuojasopimuksen. 
 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

 

Tietojärjestelmät

Saima -sähköinen rekrytointijärjestelmä
Dynasty -asianhallintajärjestelmä

Thomas -analyysijärjestlemä

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä Saima-rekry ja Thomas -analyysijärjestelmä käyttävät evästeitä.

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa.

 

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi (oikeus tulla unohdetuksi) tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja peruutat antamasi suostumuksen
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen tietojen oikaisun ja käsittelyn rajoittamisen yhteydessä
  • vastustaa tietojesi käsittelyä

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:

Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023